О. Л. Молдованова Документационное обеспечение управления




НазваниеО. Л. Молдованова Документационное обеспечение управления
страница7/8
Дата12.02.2013
Размер1.36 Mb.
ТипКонспект
1   2   3   4   5   6   7   8

Вопросы для самоконтроля


1. Основы организации документооборота на предприятии.

2. Схема работы с входящими документами.

3. Порядок оформления и регистрации исходящих документов.

4. Внутренние документы и работа с ними.

5. Понятие регистрации и индексации.

6. Порядок оформления и работы с номенклатурой дел.

7. Архивное хранение и его организация.

8. Организация контроля за исполнением документов.

9. Правила работы с конфиденциальными документами.

10. Основные функции работы делопроизводителя.

Глоссарий


АВТОБИОГРАФИЯ документ, в произвольной форме описывающий этапы жизни и трудоустройства работника (в хронологическом порядке).

АДРЕСАТ – получатель.

АДРЕСАНТ – отправитель.

АКТ – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

АКЦЕПТ – согласие на предложение вступить в сделку, заключить договор на условиях, указанных в предложении.

АНКЕТА – документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов на них.

АСПЕКТ – точка зрения, с которой производится поиск документа или извлечение из него необходимых сведений.

БЛАНК – белый лист с частично напечатанным текстом и пробелами, которые заполняются необходимой информацией.

ВИЗА – подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом.

ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТ – документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан.

ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ – документ, поступивший в учреждение со стороны.

ВЫПИСКА – копия части документа.

ГРИФ – пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции.

ГСДОУ – совокупность правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и работе с документами в органах государственного управления.

ДАТА – число, месяц и год составления или подписания документа, указанные на нем арабскими цифрами.

ДЕЛО – единица хранения письменных документов в архиве, помещенных в отдельную папку.

ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО – документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть юридические и физические лица.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО – ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них.

ДОВЕРЕННОСТЬ – документ, дающий право его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.

ДОГОВОР – документ, фиксирующий согласие двух или нескольких сторон.

ДОГОВОР АРЕНДЫ – это согласие и взаимное обязательство сторон на временное использование одной стороной имущества, принадлежащего другой стороне.

ДОГОВОР ПОДРЯДА – согласие подрядчика выполнить определенную работу по заданию заказчика из своих или его материалов, а заказчик обязуется принять и оплатить работу.

ДОГОВОР ПОСТАВКИ – согласие поставщика в конкретные сроки поставить заказчику определенную продукцию, а заказчик в свою очередь обязуется принять эту продукцию и оплатить ее по предусмотренным ценам в определенный срок.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА – документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

ДОКУМЕНТ – информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ — запись информации на различных носителях по установленным правилам.

ДОКУМЕНТООБОРОТ – движение документов на предприятии с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ — нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия.

ДОСЬЕ – документы, относящиеся к какому-либо делу.

ЖАЛОБА — документ, в котором указываются нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан.

ЗАЯВЛЕНИЕ – документ, содержащий просьбу или предложение лица предприятию или должностному лицу.

ИЗВЕЩЕНИЕ – документ, информирующий о предстоящем мероприятии и содержащий предложение принять участие.

ИНДЕКС – условное обозначение, присваиваемое документу в процессе учета и исполнения.

ИНСТРУКЦИЯ — нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций, предприятий и должностных лиц.

ИСКОВОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ – документ, предоставляемый его составителем в судебные органы с просьбой о взыскании с ответчика в принудительном порядке сумм или какого-либо имущества.

ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ – документ, отправленный из предприятия.

КОММЕРЧЕСКИЕ АКТЫ – документы, составляющиеся при несоответствии между наименованием, массой или количеством мест груза или багажа по факту и данными, указанными в сопроводительном документе, при порче и повреждении груза, обнаружении груза без документов или документов без груза.

КОНТРАКТ – договор об установлении, изменении или прекращении правоотношений.

КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ - документы, содержащие сведения, известные только определенному кругу лиц, не подлежащие огласке, доступ к которым строго ограничен.

КОРРЕСПОНДЕНТ – предприятие или отдельное лицо, с которым ведется переписка.

КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ - работа над составлением и обменом письмами между организациями.

ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА — документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т. д.).

ЛИЧНОЕ ДЕЛО – дело, включающее документы о каком-либо сотруднике предприятия.

НОМЕНКЛАТУРА – перечень наименований.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве предприятия.

НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА - совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями.

НОРМАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, в котором устанавливаются какие-либо правила, нормы.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа либо содержащий причины какого-либо события.

ОПИСЬ – юридически оформленный перечень документов. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ – документация, посредством которой определяется порядок работы предприятия.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия.

ОРИГИНАЛ ДОКУМЕНТА – первоначальный экземпляр документа.

ОСОБЫЕ ОТМЕТКИ – отметки о степени секретности и срочности исполнения документа.

ОФЕРТА – письменное предложение о заключении договора на определенных условиях.

ПЕРЕМЕННЫЕ РЕКВИЗИТЫ – это символы и индексы, вносимые в документ в процессе его подготовки и оформления.

ПИСЬМО – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между предприятиями, частными лицами.

ПОДПИСЬ – подпись должностного лица или автора документа, удостоверяющая его подлинность или заверяющая копию документа.

ПОЛОЖЕНИЕ – правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов исполнительной власти.

ПОСТОЯННЫЕ РЕКВИЗИТЫ – это символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографическим или другим способом.

ПРЕТЕНЗИОННОЕ ПИСЬМО – письмо, отправленное виновной стороне, в случае невыполнения условий заключенных ранее договоров и разного вида обязательств.

ПРИКАЗ – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия для решения основных задач предприятия.

ПРИКАЗ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ — правовой акт, издаваемый руководителем, как правило, по вопросам приема, увольнения и перевода работников предприятия.

ПРОТОКОЛ – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях коллегиальных органов.

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ – документы, в которых фиксируется решение административных и организационных вопросов.

РАСПОРЯЖЕНИЕ – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, в целях разрешения текущих вопросов.

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ – запись в учетных формах кратких сведений о документе и проставление на документе регистрационного индекса и даты.

РЕЕСТР – перечень чего-либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроизводстве.

РЕЗОЛЮЦИЯ – решение, принятое совещанием по обсуждаемому вопросу.

РЕЗЮМЕ документ, содержащий краткие сведения, предоставляемые претендентом на вакантное место.

РЕКВИЗИТ – информационный элемент документа.

РЕШЕНИЕ - документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА – записка о выполнении какой-либо работы.

СПРАВКА – документ, содержащий описание и подтверждение каких-либо фактов или событий.

СТАНДАРТИЗАЦИЯ – деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения безопасности продукции и экономии всех видов ресурсов.

ТИПОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ – документы, являющиеся образцами для составления одноименных документов с учетом специфики деятельности предприятия.

ТРАФАРЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ – документы, имеющие заранее отпечатанный стандартный текст и дополняющее его конкретное содержание.

ТРУДОВАЯ КНИЖКА – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина, предназначенный для установления его общего, непрерывного и специального стажа работы.

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР – документ, который отражает основные аспекты взаимоотношений работодателя и наемного работника, определяет условия работы, выполнения основных обязанностей и требований сторон.

УНИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ – это комплекс задач по совершенствованию их форм и содержания.

УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ (УСД) – совокупность реквизитов, установленных в соответствии со сферой деятельности и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ это документация, без которой нельзя управлять предприятием или вести предпринимательскую деятельность.

УСТАВ - правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или общественной деятельности.

ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ - графическую модель построения множества документов.

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ - документ, содержащий список структурных подразделений организации, должностей сотрудников и их окладов, утверждаемый руководителем или вышестоящим органом.

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ — отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ — документ, в котором информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным.


Тестовые задания для самоконтроля


1 Документирование управленческой деятельности


1. Документ – это:

а) носитель информации;

б) зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

в) систематизированный перечень заголовков.

2. Документирование – это:

а) создание документа;

б) запись информации на различных носителях по установленным правилам;

в) процесс создания и оформления документа.

3. Задачи делопроизводства:

а) оформление деловых документов в соответствии со стандартами;

б) создание условий для поиска документов;

в) создание условий для хранения документов.

4. Документационное обеспечение управления – это:

а) охватывает вопросы документирования;

б) управление документами;

в) организация работы с документами в процессе осуществления управления и систематизация их архивного хранения.

5. Что такое юридическая сила документа:

а) свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе;

б) печать;

в) подпись.

6. Оригинал – это:

а) первоначальный экземпляр документа;

б) вторичный экземпляр документа;

в) ксерокопия.

7. Копия – это:

а) первоначальный экземпляр документа;

б) черновой экземпляр документа;

в) вторичный экземпляр документа.

8. Понятие «Делопроизводство» — это:

а) система хранения документов;

б) составление документов;

в) документирование и организация работы с документами.

9. Правовая основа делопроизводства:

а) ФЗ «Об информации, информатизации»;

б) Типовая инструкция по делопроизводству;

в) Перечень типовых управленческих документов.

10. Комплекс задач по усовершенствованию форм документов:

а) стандартизация;

б) унификация;

в) гармонизация.


2 Управленческая документация


1. Что такое реквизит:

а) обязательный информационный элемент, присущий тому или иному виду письменного документа;

б) обязательные дополнения к документам;

в) способ отражения документа.

2. Что такое бланк документа:

а) стандартный лист белой бумаги;

б) образец заполнения документа;

в) стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации.

3. Каких форматов бумага применяется для изготовления бланков документов:

а) А4, А5;

б) А1, А6;

в) А3, А7.

4. Какие размеры полей должны иметь бланки документов:

а) п.10мм, л.20мм,в.-20мм, н-20мм;

б) п.10мм, л.15мм,в.-20мм, н-20мм;

в) п.10мм, л.10мм,в.-20мм, н-20мм.

5. Где и при каких условиях применяется реквизит «Государственный герб Российской Федерации»:

а) на бланках центральных органов федеральной исполнительной власти;

б) на бланках распорядительных документов;

в) на справочной документации.

6. Каково назначение реквизита «Код организации»:

а) код общественной классификационной потребности организации;

б) код общественного классификатора предприятия и организации;

в) код обоестороннего классификатора промышленных организаций.

7. На каких документах не проставляется реквизит «Наименование вида документа»:

а) в бланке письма;

б) в бланке приказ;

в) в бланке протокола.

8. Назовите правильный способ датирования документов:

а) 06 июня 2009г.;

б) 06.06.2009г.;

в) 2009г. июня 06.

9. Каким образом проставляется реквизит «Регистрационный номер документа»:

а) цифровое или буквенно-цифровое обозначение документа до регистрации;

б) цифровое или буквенно-цифровое обозначение документа;

в) цифровое или буквенно-цифровое обозначение документа при ее регистрации.

10. Из каких частей состоит реквизит «Адресат»:

а) наименование организации и юридического и физического лица;

б) наименование организации и ФИО;

в) наименование организации.

11. Из каких частей состоит реквизит «Гриф утверждения документа» при утверждении документа должностным лицом:

а) УТВЕРЖДАЮ, наименование должностного лица, инициалы, дата, подпись, печать;

б) УТВЕРЖДАЮ, наименование должностного лица, инициалы, дата, подпись;

в) УТВЕРЖДАЮ, наименование должностного лица, инициалы, подпись.

12. Каким образом обозначается на документе реквизит «Отметка о контроле»:

а) О КОНТРОЛЕ;

б) КОНТРОЛЬ;

в) «К».

13. Дата документа выполняется арабскими цифрами:
а) без точки с пробелом;
б) через точку с пробелом;
в) через точку без пробела.
14. Если документ адресуют руководителю данной организации или его заместителю, то:
а) сначала пишут должность адресата;
б) сначала пишут инициалы и фамилию адресата;
в) сначала пишут почтовый адрес организации.
15. Если документ согласуется с лицами данного учреждения, то визы согласования проставляются:
а) в левой нижней части поля;
б) в правой нижней части поля;
в) в правой верхней части поля;
16. Ширина поля слева на служебном письме должна быть не менее:
а) 2 см;
б) 2,5 см;
в) 3 см.
17. Резолюция руководителя на документе располагается:
а) в левой нижней части поля документа;
б) в правой верхней части поля документа;
в) в правой нижней части поля документа.
18. В каком случае правильно оформлен реквизит «Подпись» на бланке документа:

а) Директор школы № 25        В.А. Петрова;

б) Директор школы                Петрова В.А.;

в) Директор                           В.А.Петрова.

19. Согласно требованиям, установленным в ГОСТ Р 6.30-2003, каждое предприятие обязано применять:

а) общий бланк, бланк приказа, бланки конкретных видов документов;

б) бланк предприятия, бланк письма, бланки конкретных должностных лиц;

в) бланк письма, общий бланк, бланки конкретных видов документов.

20. Преимущества углового штампа обеспечивают:

а) экономию площади листа;

б) современный дизайн;

в) выполнение требований ГОСТа.

21. В каком варианте ответа правильно названы реквизиты общего бланка:

а) наименование организации, эмблема организации или товарный знак, наименование вида документа, ОГРН, ИНН/КПП, заголовок к тексту, адресат;

б) наименование организации, место для вида документа, дата, регистрационный номер документа, место составления;

в) наименование организации, код организации, ОГРН, ИНН/КПП, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату документа.

22. В каком варианте ответа названы реквизиты конкретного вида документа:

а) государственный герб, код формы документа, наименование вида документа, регистрационный номер, дата документа, место составления;

б) наименование организации, эмблема или товарный знак, наименование вида документа, код организации, код формы документа, дата, регистрационный номер;

в) наименование организации, наименование вида документа, регистрационный номер, дата документа, место создания документа.

23. В каком варианте ответа правильно названы реквизиты бланка письма:

а) наименование организации, код организации, код формы документа, справочные данные об организации;

б) наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер;

в) наименование организации, справочные данные об организации, ОГРН, ИНН/КПП, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату документа.

24. В каком варианте правильно названы реквизиты бланка приказа:

а) государственный герб, наименование организации, наименование вида документа «ПРИКАЗ», дата документа, регистрационный номер, место составления;

б) государственный герб, наименование организации, наименование вида документа «ПРИКАЗ», дата, регистрационный номер, место составления, справочные данные об организации;

в) эмблема, наименование организации, вид документа «ПРИКАЗ», дата, место составления.

25. Реквизит документа – это:

а) фирменный бланк;

б) основная часть документа;

в) его отдельная часть.

26. Идентификационными реквизитами документа являются:

а) автор, вид, дата, индекс, текст, подпись;

б) дата, индекс, текст, подпись, печать, адресат;

в) автор, адресат, виза, подпись, печать, текст.

27. Гриф утверждения ставится:

а) на документах, указанных руководителем фирмы;

б) на документах, определенных законодательством;

в) на всех внутренних документах.

28. Каким способом проставляется дата в грифе утверждения документа:

а) машинописным способом;

б) проставляется от руки секретарем после утверждения документа руководителем;

в) проставляется самим руководителем в момент утверждения документа;

г) проставляется любым способом.

29. Обязательному утверждению подлежат:

а) приказы;

б) служебные записки;

в) контракты;

г) штатное расписание;

д) гарантийные письма.

30. Автором служебного письма является:

а) должностное лицо, подписавшее документ;

б) исполнитель, составивший документ;

в) организация, от имени которой отправляется письмо.

31. На документах разрешается проставлять не более:

а) одного адреса;

б) двух адресов;

в) трех адресов;

г) четырех адресов.

32. Заголовок к тексту документа можно не составлять:

а) на совместных документах;

б) на документах, составленных на бланках должностного лица;

в) на документах, направляемых в подведомственные учреждения;

г) на документах формата А 5.

33. Отметку о наличии приложения обязательно имеет:

а) запрос;

б) информационное письмо;

в) сопроводительное письмо;

г) все служебные документы.

34. При составлении отметки о приложении к тексту служебного письма не указывается количество листов, если прилагаемый документ:

а) на одном листе;

б) слишком объемный;

в) на одном листе с оборотом;

г) сброшюрован.

35. Отметка о контроле проставляется на документе:

а) на верхнем поле в правом углу;

б) на нижнем поле в правом углу;

в) на левом поле;

г) произвольно.


36. Реквизит «Подпись» на документах, подписываемых двумя должностными лицами одного уровня, оформляется:

а) в два ряда на одном уровне;

б) одна подпись под другой;

в) по одной подписи в двойном количестве экземпляров документа.

37. Способ удостоверения документа, производимый после подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг учреждений, должностных лиц – это:

а) согласование;

б) визирование;

в) утверждение;

г) проставление печати;

д) заверение.

38. На каких документах требуется обязательное проставление печати:

а) на приказе по личному составу;

б) на приказе по основной деятельности;

в) на коммерческом предложении;

г) на гарантийном письме.

39. Резолюция проставляется:

а) в правом верхнем углу;

б) на полях документа;

в) на любом свободном месте документа, кроме полей;

г) под реквизитом «Подпись».

40. Отметку об исполнителе располагают:

а) на оборотной стороне первого листа документа;

б) на лицевой стороне первого листа документа на нижнем поле;

в) на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу;

г) на левом поле документа.


3 Система организационно-распорядительной документации


1. Организационные документы – это:

а) приказ;

б) справка;

в) устав.

2. Распорядительные документы – это:

а) приказ;

б) справка;

в) устав;

3. Информационно-справочные документы – это:

а) приказ;

б) справка;

в) устав.

4. Что такое устав:

а) свод правил, с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности;

б) свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности;

в) свод правил, регулирующих деятельность организаций, в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.

5. Кто утверждает устав:

а) главный бухгалтер;

б) руководитель;

в) секретарь.

6. Каков порядок оформления и подписания приказа:

а) сначала подпись, потом печать;

б) сначала печать, потом подпись;

в) возможны два варианта.

7. Разновидность справки:

а) индивидуальная;

б) служебная;

в) семейная.

8. Разновидность служебного письма:

а) объяснительная;

б) распорядительная;

в) должностная.

9. В служебном письме чаще всего употребляется форма обращения:
а) глубокоуважаемый;
б) уважаемый;
в) многоуважаемый.
10. Приказы по личному составу:
а) хранятся отдельно от нормативных приказов и имеют общую нумерацию;
б) хранятся отдельно от нормативных приказов и имеют свою нумерацию;
в) хранятся вместе нормативными приказами и имеют общую нумерацию.
11. На телеграфный запрос дать ответ полагается в:
а) 24 часа;
б) два дня;
в) три дня.

12. На письмо дать ответ полагается в:
а) пять дней;
б) десять дней;
в) семь дней.
13. В письменном обращении слова «господин» и «госпожа»:
а) пишутся полностью всегда;
б) пишутся полностью при обращении к высокопоставленным лицам;
в) сокращаются всегда.
14. В каких документах рядом с регистрационным номером указывается буква «Л» и «К»:

а) акты;

б) докладные записки;

в) приказы по основной деятельности;

г) приказы по личному составу;

д) справки.

15. В каком документе могут быть оговорены условия реорганизации и ликвидации организации:

а)  в Уставе организации;

б)  в Положении о структурном подразделении;

в)  в должностной инструкции.


16. Что является датой протокола:

а)  дата подписания протокола;

б)  дата заседания;

в)  дата регистрации протокола.

17. Формуляр-образец организационно-распорядительного документа представляет собой:

а) макет бланка документа, подготовленного к изданию типографским способом;

б) образец бланка документа;

в) схему расположения реквизитов организационно-распорядительного документа;

г) образец конкретного вида организационно-распорядительного документа.

18. Автором служебного письма является:

а) должностное лицо, подписавшее документ;

б) исполнитель, составивший документ;

в) организация, от имени которой отправляется письмо.

19. Почтовый адрес в реквизите «Адресат» на служебном письме указывается:

а) всегда;

б) в некоторых случаях;

в) не указывается.

20. На каком служебном письме проставляется ссылка на номер и дату документа:

а) гарантийном;

б) сопроводительном;

в) ответном;

г) циркулярном;

д) на всех письмах.

21. Что является датой справки:

а) дата подписания;

б) дата заседания;

в) дата регистрации.

22. Подпись руководителя на приказе заверяется печатью:

а) всегда;

б) никогда;

в) по указанию руководителя.

23. Печать на организационно-распорядительных документах проставляется:

а) на любом свободном месте;

б) ниже реквизита «Подпись»;

в) должна быть захвачена личная подпись;

г) должна быть захвачена часть наименования должности лица, подписавшего документ.

24. Визы на распорядительных документах проставляются:

а) на первом листе подлинника документа;

б) на последнем листе подлинника документа;

в) на первом листе второго экземпляра документа;

г) на последнем листе второго экземпляра документа.

25. К протоколу в качестве приложения должен быть оформлен список присутствующих:

а) если присутствующих более 5 человек;

б) если присутствующих более 10 человек;

в) если присутствующих более 15 человек;

г) при любом количестве приглашенных;

д) если на совещании присутствуют приглашенные из других учреждений.

26. Какой реквизит не входит в формуляр приказа по основной деятельности:

а) название организации;

б) вид документа;

в) место издания;

г) адресат;

д) заголовок к тексту.

27. Какое утверждение является правильным:

а) все ОРД оформляются на официальных бланках;

б) все ОРД можно оформлять не на бланках, кроме приказов и писем;

в) отдельные виды ОРД допускается оформлять не на бланках;

г) ОРД оформляются на бланках или без них по усмотрению организации.

28. Какие документы являются распорядительными:

а) должностная инструкция, приказ, решение, указание;

б) приказ, решение, указание, постановление, распоряжение;

в) решение, договор (контракт), указание, приказ, протокол, распоряжение.

29. Какие документы являются организационными:

а) устав, положение, инструкция, структура и штатная численность, штатное расписание, правила;

б) устав, положение, протокол, постановление, правила, штатное расписание, договор (контракт);

в) устав, положение, инструкция, штатное расписание, правила, приказ, договор (контракт).

30. Справочно-информационными документами являются:

а) письмо, телеграмма, телефонограмма, заявление, акт, докладная записка, объяснительная записка, справка;

б) письмо, факс, телефакс, заявление, акт, представление, анкета, докладная записка;

в) письмо, факс, заявление, акт, представление, докладная записка, объяснительная записка, анкета.

31. Какая часть приказа является обязательной:

а) констатирующая;

б) распорядительная;

в) обе.

32. Должностную инструкцию вводит в действие:

а) руководитель организации;

б) руководитель структурного подразделения;

в) начальник отдела кадров;

г) никто не вводит, если она типовая.

33. Как вносятся изменения в должностную инструкцию:

а) изменения оформляются на отдельном листе и прилагаются к действующей должностной инструкции;

б) изменения вписываются над зачеркнутым старым текстом с соответствующими пояснениями («Исправленному верить», подпись, дата, печать);

в) изменения вводятся путем издания соответствующего приказа;

г) должностная инструкция полностью перепечатывается с учетом вносимых изменений и заново утверждается.

34. Должностные инструкции сотрудников фирмы хранятся:

а) 5 лет;

б) 10 лет;

в) 75 лет;

г) 3 года после замены новыми;

д) до минования надобности.

35. Протоколы общих собраний сотрудников фирмы хранятся:

а) 5 лет;

б) постоянно;

в) 75 лет;

г) 3 года;

д) до минования надобности.


4 Договорно-правовая документация


1. Кем подписываются документы, составляемые комиссией:

а) руководителем организации;

б) председателем;

в) председателем и членами комиссии;

г) председателем и секретарем.

2. Документ, оформляющий согласие об экономическом сотрудничестве:

а) контракт;

б) трудовой договор;

в) договор.

3. Документ, составляемый комиссией – это:

а) акт;

б) договор;

в) протокол.

4. Письменное предложение о заключении договора:

а) акцепт;

б) оферта;

в) овердрафт.

5. Срок хранения коммерческого договора составляет:

а) 3 года;

б) 5 лет;

в) 10 лет.

6. В скольких экземплярах составляется договор:

а) трех;

б) одном;

в) двух.

7. Акт, который составляется при несоответствии количества товара, называется:

а) коммерческий;

б) инвентаризационный;

в) несоответствия.

8. Максимальный срок служебной доверенности составляет:

а) 5 дней;

б) неделя;

в) 15 дней.

9. Срок хранения договора исчисляется с:

а) даты подписания договора;

б) даты оплаты работ;

в) даты выполнения его условий.

10. Из скольких частей состоит текст акта:

а) одной;

б) двух;

в) трех.


5 Документация по внешнеэкономической деятельности


1. В международной переписке дата:
а) пишется с указанием месяца арабскими цифрами;
б) пишется с указанием месяца буквами;
в) пишется с указанием месяца римскими цифрами.
2. Деловое письмо следует писать на:
а) бланке;
б) чистом листе;
в) оба варианта.
3. Письменное подтверждение о заключении контракта:

а) акцепт;

б) оферта;

в) овердрафт.

4. В какой валюте заключаются международные контракты России:

а) доллар;

б) рубль;

в) евро.

5. Срок хранения международных контрактов:

а) 5 лет;

б) 10 лет;

в) 15 лет.

6. Самый распространенный язык в деловой переписке – это:

а) английский;

б) русский;

в) французский.

7. Какое количество реквизитов содержит международное письмо:

а) 10;

б) 12;

в) 15.

8. Языковой эквивалент слова «договор»:

а) акт;

б) контракт;

в) овердрафт.

9. С какого момента начинается отсчет срока хранения договорных документов:

а) с момента заключения договора;

б) с момента окончания срока действия договора;

в) с нового календарного года после заключения договора;

г) с нового календарного года после окончания срока действия договора.


6 Документация по трудовым правоотношениям


1. Основание издания приказа об увольнении сотрудника фирмы содержится:

а) в заголовке;

б) в констатирующей части приказа;

в) в позиции текста «Основание»;

г) в прилагаемых документах;

д) в распорядительной части текста приказа.

2. В личное дело сотрудника не подшиваются:

а) копии документов об образовании;

б) личный листок по учету кадров;

в) выписка из приказа об увольнении;

г) выписка из приказа о предоставлении отпуска;

д) выписка из приказа о приеме на работу.

3. Трафаретным документом является:

а) автобиография;

б) резюме;

в) анкета.

4. Документ, который отражает взаимоотношения работника с руководством:

а) трудовая книжка;

б) трудовой договор;

в) приказ о приеме на работу.

5. Срок хранения приказов по личному составу:

а) 5 лет;

б) 10 лет;

в) 75 лет.

6. Допускаются ли сокращения в трудовой книжке:

а) да;

б) нет;

в) только общепринятые.

7. Дубликат трудовой книжки выдается в течении:

а) 7 дней;

б) 10 дней;

в) 15 дней.

8. Сколько экземпляров имеет трудовой договор:

а) 1;

б) 2;

в) по усмотрению предприятия.

9. Документ, в произвольной форме описывающий основные этапы жизни и трудоустройства:

а) автобиография;

б) резюме;

в) анкета.

10. Нумерация приказов по личному составу производится:

а) в валовом порядке;

б) в одном журнале с приказами по основной деятельности;

в) не производиться.

7 Организация работы с документами


1. Документооборот – это:

а) движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления в архив;

б) движение документов с организации в организацию;

в) сдача в архив.

2. Место хранения документов:

а) сейф;

б) архив;

в) склад;

3. Правила обработки входящих, исходящих и внутренних документов:

а) регистрируется в журналах документов;

б) регистрируется у руководителя;

в) регистрируется у главного бухгалтера.

4. Документы, подлинники которых остаются в организации, визируются:
а) на оборотной стороне последнего листа подлинника;
б) на лицевой стороне последнего листа подлинника;
в) на лицевой стороне последнего листа копии.
5. При выдаче сотруднику документа из незавершенного дела:
а) дело откладывается на специальный стеллаж, с внесением соответствующей записи в книги;
б) дело откладывается на специальный стеллаж;
в) в дело вставляется «листок-заменитель».
6. Страницы больших по объему документов:
а) не нумеруются;
б) нумеруются арабскими цифрами со второй страницы;
в) нумеруются арабскими цифрами со первой страницы.
7. Прибытие на прием сотрудников фирмы позже руководителя считается:
а) соблюдением этикета;
б) грубым нарушением этикета;
в) допустимым явлением.
8. При написании приглашения на прием:
а) используется общее обращение к жене и мужу;
б) первой пишется фамилия жены;
в) первой пишется фамилия мужа.
9. На приемы типа обедов и завтраков приглашение следует рассылать как минимум за:
а) полторы недели;
б) неделю;
в) пять дней.
10. Документооборот — движение документов в организации с момента их создания до:

а)  передачи на исполнение;

б)  подшивки в дело;

в)  завершения исполнения или отправки.

11. Кем устанавливаются индивидуальные сроки исполнения документов:

а) руководителем структурного подразделения, где исполняется документ;

б) канцелярией;

в) руководителем организации.

12. Какие формы регистрации документов в России:

а) журнальная;

б) карточная;

в) автоматизированная;

г) все вышеперечисленные.

13. При регистрации каких документов вместе с порядковым регистрационным номером проставляется номер дела, в котором хранится копия документа:

а) приказы;

б) протоколы;

в) акты;

г) письма.

14. При регистрации какого документа дату регистрации указывают не в день его подписания:

а) приказ;

б) протокол;

в) решение;

г) постановление.

15. Какие могут быть номенклатуры дел:

а) конкретная;

б) примерная;

в) типовая;

г) все вышеперечисленные.

16. В номенклатуре дел документы систематизируются:

а) по видам документов;

б) по содержанию;

в) по срокам хранения;

г) все вышеперечисленные.

17. Кто может работать с документами, имеющими коммерческую тайну:

а) только руководитель;

б) все работники организации;

в) руководители структурных подразделений, организаций;

г) работники, определенные руководителем.

18. Нумерация страниц документа производится:

а) по центру нижнего поля;

б) в правом нижнем углу документа;

в) по центру верхнего поля;

г) в правом верхнем углу документа.

19. В результате рассмотрения руководителем входящего документа на нем появляется:

а) подпись;

б) резолюция;

в) виза.

20. Документооборот учреждения реализуется в виде документопотоков:

а) внешние, внутренние;

б) официальные, личные;

в) информационные, распорядительные;

г) по основной деятельности, по личному составу;

д) входящие, исходящие, внутренние.

21. Входящий документ проходит следующие этапы обработки:

а) составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – исполнение – направление в дело;

б) прием – первичная обработка – предварительное рассмотрение – рассмотрение руководителем – исполнение – направление в дело;

в) составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – исполнение – отправление;

г) прием – первичная обработка – предварительное рассмотрение – регистрация – рассмотрение руководителем – исполнение – направление в дело;

д) оформление документов – подписание – регистрация – согласование – утверждение – отправка.

22. Исходящий документ проходит следующие этапы обработки:

а) составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – исполнение – направление в дело;

б) прием – первоначальная обработка – предварительное рассмотрение – рассмотрение руководителем – исполнение – направление в дело;

в) составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – исполнение – отправка;

г) оформление документа – подписание – регистрация – согласование – утверждение – отправка.

23. Внутренний документ проходит следующие этапы обработки:

а) составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – исполнение – направление в дело;

б) прием – первоначальная обработка – предварительное рассмотрение – рассмотрение руководителем – исполнение – направление в дело;

в) составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – отправка;

г) прием – первоначальная обработка – предварительное рассмотрение – регистрация – рассмотрение руководителем – исполнение – направление в дело;

д) оформление документа – подписание – регистрация – согласование – утверждение – отправка.

24. При проведении первоначальной обработки входящей корреспонденции:

а) конверты всегда уничтожают, в дело подшивают только документы;

б) конверты не уничтожают, они всегда подшиваются вместе с документами;

в) конверты уничтожают, кроме корреспонденции с грифом «Конфиденциально»;

г) конверты уничтожают, кроме корреспонденции с отметкой «Лично»;

д) конверты не уничтожают, если на самом документе недостаточно информации об авторе или характере документа.

25. Технология ДОУ состоит из следующих операций:

а) прием – резолюция – регистрация – принятие решений – исполнение – контроль исполнения – подшивка в дело – хранение;

б) прием – регистрация – направление на исполнение – исполнение – контроль исполнения – отправка – формирование дел – хранение;

в) прием – регистрация – принятие решения – исполнение – контроль исполнения – отправка – передача в архив – хранение.

26. Выбор определенной формы регистрации зависит от:

а) объема документооборота;

б) количества сотрудников;

в) вида деятельности организации;

г) структуры организации.

27. Документы регистрируются:

а) в день поступления;

б) в день оформления, согласования;

в) в день передачи на исполнение;

г) после исполнения;

д) на этапе направления в дело.

28. При поступлении в учреждение не регистрируются:

а) запросы;

б) справки;

в) циркулярные письма;

г) рекламные письма;

д) постановления.

29. Сроки исполнения документов исчисляются:

а) в календарных днях;

б) в рабочих днях;

в) по усмотрению руководителя организации.


30. Если последний день срока исполнения приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению:

а) не позднее первого рабочего дня, следующего за нерабочим;

б) не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

31. Решение о продлении срока исполнения документа принимается:

а) в день истечения срока исполнения;

б) за день до истечения срока исполнения;

в) за 2 дня до истечения срока исполнения;

г) за 3 дня до истечения срока исполнения.

32. Документ считается исполненным, если:

а) корреспонденту дан ответ;

б) документ исполнен в назначенный срок;

в) документ подписан руководителем организации;

г) поставленные в документе вопросы решены по существу, корреспонденту дан ответ.

33. Снятие документа с контроля исполнения оформляется:

а) отметкой об исполнении и направлении в дело;

б) отметкой о контроле исполнения;

в) отметкой об исполнителе;

г) отметкой для автоматического поиска документа (код-идентификатор электронной копии документа).

34. Документы формируются в дела в соответствии с:

а) перечнем документальных материалов с указанием сроков хранения;

б) ГОСТом на организационно-распорядительную документацию;

в) инструкцией по делопроизводству данной организации;

г) номенклатурой дел организации;

д) положением об организации.

35. Формирование дел в структурных подразделениях организаций осуществляется:

а) руководителем структурного подразделения;

б) исполнителями;

в) заместителями руководителей структурных подразделений;

г) делопроизводственными работниками.

36. Какой принцип формирования дел является основным:

а) по степени важности документов;

б) по видам документов;

в) по содержанию;

г) по номерам.

37. В дела не разрешается подшивать:

а) документы других организаций;

б) документы, оформленные с нарушением установленных правил;

в) документы личного происхождения;

г) документы других структурных подразделений.

38. Когда заканчивается формирование дела:

а) дело формируется в пределах календарного года (за исключением переходящих дел);

б) дело формируется до достижения максимального объема в листах, т.е. до 250 листов;

в) дело формируется по усмотрению организации;

г) дело формируется до окончания решения вопроса, независимо от календарных сроков.

39. Укажите номер правильного утверждения:

а) все дела, образующиеся в организации, можно пронумеровать сплошной порядковой нумерацией;

б) все дела, образующиеся в организации, следует нумеровать сплошной порядковой нумерацией в пределах каждого структурного подразделения;

в) индекс каждого дела должен включать номер структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах данного структурного подразделения;

г) каждая организация применяет свою систему индексации дел, так как этот вопрос не регламентируется специальными нормативами.

40. Как правильно должны быть пронумерованы листы дела, представляющие собой иллюстративные и технические документы (фотографии, чертежи, схемы и т.п.):

а) в правом верхнем углу листа;

б) в правом верхнем углу листа, но на оборотной его стороне;

в) такие листы вообще не нумеруются, так как информация о них вносится в лист-заверитель дела;

г) на оборотной стороне листа в левом верхнем углу.


41. Сроки хранения документов могут устанавливать:

а) руководитель организации;

б) заведующий ведомственным архивом;

в) начальник службы ДОУ;

г) экспертно-проверочные комиссии архивных учреждений.

42. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения подлежат передаче из структурного подразделения в архив организации (при его наличии):

а) по истечении 5 лет их хранения в структурном подразделении;

б) по истечении 3 лет;

в) по истечении 2 лет;

г) по истечении 1 года;

д) по окончании календарного года;

е) сразу после завершения формирования;

ж) по усмотрению руководителя структурного подразделения.

43. На обложку дела временного хранения (до 10 лет) не выносится информация:

а) срок хранения;

б) индекс дела;

в) количество листов, содержащихся в деле;

г) заголовок дела;

д) дата заведения дела.

44. Документы с истекшими сроками хранения разрешается уничтожать, если:

а) есть приказ руководителя организации;

б) есть разрешение заведующего ведомственным архивом;

в) есть утвержденный акт о выделении дел к уничтожению;

г) есть разрешение экспертной комиссии.


1   2   3   4   5   6   7   8

Похожие:

О. Л. Молдованова Документационное обеспечение управления iconДокументационное обеспечение управления и архивоведение документационное обеспечение управления Евроменеджмент
Документационное обеспечение управления (доу) вид обеспечения управления предприятием, который включает фиксацию, передачу и хранение...
О. Л. Молдованова Документационное обеспечение управления iconРабочая программа по курсу «Информационное обеспечение управления» составлена на основе требований Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования по специальности 350800 (032001) Документоведение и документационное обеспечение управления,
Специальность 032001 – Документоведение и документационное обеспечение управления
О. Л. Молдованова Документационное обеспечение управления iconУчебно-методический комплекс дисциплины «Документационное обеспечение управления»
Организационно – методическое описание учебного курса «Документационное обеспечение управления»
О. Л. Молдованова Документационное обеспечение управления iconРабочая программа по курсу «Технические средства управления» составлена на основе требований Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования по специальности 350800 (032001) Документоведение и документационное обеспечение управления,
Специальность 032001 – Документоведение и документационное обеспечение управления
О. Л. Молдованова Документационное обеспечение управления iconРабочая программа по курсу «Архивоведение» составлена на основе требований Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования по специальности 350800 Документоведение и документационное обеспечение управления,
Специальность 032001 – Документоведение и документационное обеспечение управления
О. Л. Молдованова Документационное обеспечение управления iconРабочая программа по курсу «История делопроизводства в России» составлена на основе требований Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования по специальности 350800 Документоведение и документационное обеспечение управления,
Специальность 032001 – Документоведение и документационное обеспечение управления
О. Л. Молдованова Документационное обеспечение управления iconСправочник секретаря по делопроизводству. Изд. "Март", 2006 Басаков М. И. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство)
Басаков М. И. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство). – Ростов н/Д: Феникс, 2009. – 413 с. (Спо)
О. Л. Молдованова Документационное обеспечение управления iconРабочая программа по курсу «Организационное проектирование» составлена на основе требований Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования по специальности 350800 (032001) Документоведение и документационное обеспечение управления,
Специальность 032001 – Документоведение и документационное обеспечение управления
О. Л. Молдованова Документационное обеспечение управления iconРабочая программа по курсу «Психология делового общения» составлена в соответствии с требованиями Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования по специальности 032001 «Документоведение и документационное обеспечение управления».
Специальность 032001 – Документоведение и документационное обеспечение управления
О. Л. Молдованова Документационное обеспечение управления iconРабочая программа по курсу «Информационный менеджмент» составлена на основе требований Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования по специальности 350800 (032001) Документоведение и документационное обеспечение управления,
Специальность 032001 – Документоведение и документационное обеспечение управления
Разместите кнопку на своём сайте:
Библиотека


База данных защищена авторским правом ©lib.znate.ru 2014
обратиться к администрации
Библиотека
Главная страница