К вопросу о разработке системы информационной поддержки деятельности полиграфического отдела




Скачать 90.48 Kb.
НазваниеК вопросу о разработке системы информационной поддержки деятельности полиграфического отдела
Дата07.02.2013
Размер90.48 Kb.
ТипДокументы
УДК 004.9, 004.451.52


Д.П. Клюс, А.А. Митин, А.Ю. Кольцов

D.P. Klyus, A.A. Mitin, A.J. KolTSov


К ВОПРОСУ О Разработке системы информационной поддержки деятельности полиграфического отдела

TO THE QUESTION OF DEVELOPMENT OF THE SYSTEM OF INFORMATION SUPPORT OF ACTIVITY OF PRINTING DEPARTMENT

Данная статья посвящена разработке информационной системы, ориентированной на решение задач ведения документации и подготовки отчётов разного вида хозрасчётного структурного подразделения.

Ключевые слова: информационная система, документооборот, отчётность.


This article is devoted to development of the information system focused on the solution of problems of maintaining documentation and preparation of reports of a different type of self-supporting structural division.

Keywords: information system, flow of documents, reporting.


Помимо выполнения своих прямых обязанностей, типография, входящая в структуру организации, обязана регулярно предоставлять отчётность о выполненных работах. При отсутствии качественного и полного контроля за выполняемыми работами, начальник полиграфического отдела может столкнуться с огромными трудностями при выполнении этой задачи.

Становится ясно, что любой полиграфический отдел (и вообще любое хозрасчетное структурное подразделение) нуждается в системе контроля и учёта всех выполняемых работ.

Основной деятельностью организации, требующей автоматизации путем внедрения информационных технологий, является формирование связанной с выполнением заказа сопровождающей информации, такой как наименование и присвоенный заказу номер, список израсходованных материалов, включая их стоимость на момент исполнения заказа, сроки приема и сдачи заказа, объем выполненных работ и т.п. Вся эта информация необходима для формирования общих отчетов по работе подразделения за определённый период. Без использования информационных технологий, вручную, ведение отчетности занимает значительное время, что негативно сказывается на эффективности работы подразделения. Информационная система поддержки деятельности полиграфического отдела позволяет решить данную проблему.

Помимо существующих типовых документов, таких как накладные и служебные записки, существует и ряд других, оформляемых с учётом предъявляемых ВУЗом требований. К ним относятся: оформленные заказы на работы, плановые калькуляции, материальные отчёты за период времени и т.д. Говоря о типовых документах можно сказать, что их оформление стандартными программными средствами не является сложной задачей. Но, принимая во внимание факт необходимости работы со специальными форматами документов, становится очевидной проблема наличия достаточного функционала у доступных программных средств.

В рамках данной статьи рассматриваются вопросы разработки ИС для полиграфического отдела при ФГБОУ ВПО «Госуниверситет-УНПК». Процесс документооборота отдела в нотации DFD (Data Flow Diagramm), представленную на рисунке 1.





Рисунок 1 – Диаграмма потоков данных


На рассматриваемой диаграмме выделены следующие внешние сущности:

– «Заказчик» — лицо (физическое или юридическое), заинтересованное в выполнении полиграфическим отделом работ и оказании им различного рода услуг. Предоставляет полиграфическому отделу служебную записку, письмо, приказ, протокол совещаний, а так же оплачивает заказ и предоставляет свои требования. В свою очередь получает готовый заказ и предъявляемый счёт.

– «Руководство» и «Рынок» — сущности, служащие обоснованием количественного значения норм заработной платы на данный момент, а также цен на материалы и оборудование на рынке.

– «Склад материалов» — источник материалов для полиграфического отдела. Получает запрос, либо заказ на необходимые материалы, в зависимости от их наличия.

– «Бухгалтерия». Основной функцией бухгалтерии применительно к конкретной предметной области является соблюдение установленных правил приемки и отпуска товарно-материальных ценностей. Является местом приёма накладных.

– «Управление экономики». Структурное подразделение университета. Непосредственно взаимодействует с начальником типографии, принимая от него все необходимые данные для расчёта калькуляции. Будучи составленной, она передаётся к проректору по направлению.

– «Проректор» — заместитель ректора высшего учебного заведения по какому-либо направлению работы вуза. В нашем случае, ответственным за работу полиграфического отдела является проректор по учебно-методической работе. Получает и утверждает калькуляции с последующим возвращением их в полиграфический отдел.

Несмотря на то, что выделенные внешние сущности относятся конкретно к деятельности полиграфического отдела Госуниверситета-УНПК, в большей или меньшей степени их можно отнести и к всем организациям, работающим по принципу хозрасчёта.

Анализируя полученную схему, становится очевидной вся сложность существующего документооборота организации.

Основные функциональные возможности ИС представлены на рисунке 2.



Рисунок 2 - Диаграмма вариантов использования информационной системы


Из диаграммы видно, что система рассчитана на работу с двумя типами пользователей: «Начальником» и «Работником». Начальник является руководителем структурного предприятия, в его обязанности входит принятие управленческих решений относительно выполняемых заказов. В его задачи также входит обеспечение актуальности информации о расценках на расходные материалы и нормах заработной платы на выполняемые работы. Только «Начальник» в праве вносить изменения в состав заказа, вносить в смету заказа материалы и изменять статус заказа. Под статусом заказа понимается его текущее состояние, которое в базовом варианте может принимать следующие значения: «обрабатывается», «выполнен» и «аннулирован». Наличие последнего значения статуса определяет то, что в системе хранится информация обо всех поступавших на обработку заказах, вне зависимости от того, был ли он фактически выполнен или нет.

Роль «Работник» представляет собой сотрудника типографии, не наделенного полномочиями принимать управленческие решения. Работник может просматривать заказы, находящиеся в обработке и при необходимости регистрировать новый заказ.

Ключевой функцией ИС является формирование отчетности за указанный период. Начальник должен иметь возможность определять, какая информация входит в отчет, а также форму представления отчета. Учитывая возможность изменения нормативных актов, в соответствии с которыми должна оформляться отчетность, шаблон отчета должен быть адаптивным и его изменение не должно требовать модификации программного кода информационной системы.

При проектировании ИС важно учитывать, в каких условиях, организационных и технических, предполагается ее использовать. При этом желательно учесть возможность изменения работы организации. Типография, в которую планируется внедрять разрабатываемую ИС, является структурным подразделением ФГБОУ ВПО «Госуниверситет — УНПК», насчитывает около десяти сотрудников и располагается в одном здании. Ввиду этого имеет смысл рассматривать разрабатываемую ИС как централизованную, с одним активным пользователем, и не требующую сетевого взаимодействия между различными компонентами. Это приводит к тому, что дополнительные расходы на выделение серверов (баз данных, веб-серверов и т.п.) становятся экономически нецелесообразным. Таким образом, наиболее рациональным решением является реализация ИС в виде устанавливаемого на компьютер пользователя программного приложения, взаимодействующего с локальной (не нуждающейся в СУБД) базой данных. С другой стороны, следует учитывать возможность последующего расширения данного структурного подразделения до размеров, при которых организация сетевого взаимодействия в рамках модели «клиент-сервер» станет оправданным. Это приводит к формулированию следующих требований к структуре ИС:

– наличие уровня-прослойки между базой данных и клиентским приложением, от которого не зависит ни структура БД, ни структура клиентского приложения;

– использование модели данных, которую возможно масштабировать для использования в рамках клиент-серверной архитектуры ИС.

Требование к функциональности, заключающееся в настройке формата генерируемых отчетов, приводит к наличия в составе ИС подсистемы шаблонной генерации документов. Данная подсистема должна реализовывать унифицированный алгоритм подготовки отчетов и другого типа документации в соответствии с заданным шаблоном.

Условия эксплуатации информационной системы не являются статическими. При отсутствии гибкости ИС изменения в бизнес-процессах организации могут привести к тому, что использование ИС станет малоэффективным и не принесет ожидаемого экономического эффекта. Таким образом, одним из требований к разрабатываемой информационной системе является требование гибкости и устойчивости к изменениям бизнес-процессов организации. Это накладывает определенные ограничения на структуру системы и приводит к необходимости декомпозиции на функциональные компоненты, максимально обособленные друг от друга. Целевое функционирование системы достигается путем взаимодействия данных компонентов. Рационально выполненная декомпозиция позволяет добиться устойчивости системы к изменениям условий ее эксплуатации.

Можно выделить следующие основные требования к декомпозиции системы на функциональные компоненты:

1) Максимальная автономность компонентов. Каждый компонент призван решать

строго определенный набор задач и представляет собой логически целостную единицу

(каждый компонент без потери целостности можно рассматривать отдельно от всех

других компонентов системы);

  1. Простота интерфейсов. Компонент предоставляет необходимый и достаточный функционал, использование которого не требует знания его внутреннего устройства;

  1. Адекватность задачам системы. Решение типовой с точки зрения рассматриваемой проблемной области задачи должно выполняться одним компонентом;

  1. Взаимозаменяемость. При изменении течения бизнес-процессов организации компонент может изменяться либо заменяться на другой с тем же интерфейсом, при этом изменения одного компонента не должно повлечь за собой необходимость изменения других компонентов, либо необходимые изменения должны быть сведены к минимуму.



Рисунок 3 — Диаграмма компонентов ИС


На рисунке 3 показана диаграмма компонентов информационной системы, выполненная с учетом предъявленных требований. Подобная организация позволяет достичь следующих показателей:

  1. Независимость логики функционального ядра ИС от типа используемой СУБД. В рамках разрабатываемой ИС допустимо использовать любую реляционную СУБД, поддерживающую стандарт SQL92, либо иной тип хранилища данных совместно с подсистемой манипулирования данными, способной производить трансляцию запросов SQL стандарта SQL92. При этом в случае необходимости расширения функционала ИС, при котором используемая ранее СУБД перестанет быть эффективной (например, при необходимости организации работы с ИС через сетевое взаимодействие типа «клиент-сервер» в многопользовательском режиме становится нецелесообразным использования СУБД уровня API типа SQLite) становится возможным изменить политику управления данными системы без необходимости вносить изменения в функциональное ядро, а только лишь заменив подсистему манипулирования данными на подходящую.

  2. Изменение политик безопасности без необходимости изменения основного функционального ядра ИС. Все запросы на изменение данных проходят проверку на предмет соответствия действующим политикам безопасности. Таким образом, с одной стороны, обеспечивается целостность данных, а с другой достигается необходимая гибкость в отношении изменений, связанных с политикой организации, кадровыми перестановками, действующим законодательством и т. д.

  3. Изменение формы ведения отчетности. Генератор отчетов полностью независим от других компонентов, взаимодействие с ним ограничивается передачей необходимых данных. Форма отчета не зависит от используемых ИС данных.

  4. Графический интерфейс пользователя можно разрабатывать с учетом текущих потребностей пользователей и условий функционирования системы. В зависимости от условий функционирования целесообразным для выполнения задач пользователем может оказаться оконный интерфейс, веб-интерфейс или иной тип интерфейса. Изменение задач организации или условий работы ИС (организационных или технических) логичным образом может потребовать изменения интерфейса пользователя. При этом необходимо гарантировать неизменность выполнения ИС своих базовых функций.

Таким образом, использование описанной информационной системы позволит существенно сократить трудозатраты отдела и полностью отказаться от аналоговых носителей ключевой информации, что, в свою очередь упростит ведение документооборота, контроля и проверки отчётов.


Список литературы


  1. Леоненков А. В. Самоучитель UML [Текст] / А. В. Леоненков. – BHV, 2002. – 304 с., ISBN: 5-94157-008-2

  2. Майкл Дж. Д. Саттон. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии,

    методология внедрения [Текст] / Майкл Дж. Д. Саттон. - Бмикро, 2002. - 446 c., ISBN 5-267-00509-6

    3. Построение эффективной системы внутреннего хозрасчета [Электронный ресурс]. Электрон. текстовые дан. - Режимдоступа:http://www.iteam.ru/publications/finances/section_43 – Систем. требования: ПК 486 и выше; 8 Мб ОЗУ; Windows XP; SVGA 32768 и более цв.; 640x480; мышь. – Загл. с экрана.



Клюс Дмитрий Павлович

ФГБОУ ВПО «Государственный университет – УНПК», г. Орёл

Студент кафедры «Информационные системы»

Тел.: +7(4862) 54-36-19

E-mail: dimaklyus@mail.ru


Митин Александр Александрович

ФГБОУ ВПО «Государственный университет – УНПК», г. Орёл

К.т.н., доцент кафедры «Информационные системы»

Тел.: +7(4862) 76-19-10

E-mail: mcc77@yandex.ru


Кольцов Александр Юрьевич

ФГБОУ ВПО «Государственный университет – УНПК», г. Орёл

Аспирант кафедры «Информационные системы»

Тел.: +7(4862) 55-06-31

E-mail: alexkolzov@rambler.ru

Похожие:

К вопросу о разработке системы информационной поддержки деятельности полиграфического отдела iconК вопросу о математическом описании конечномерной непрерывной информационной системы при воздействии дестабилизирующих факторов
С помощью математического описания нелинейной информационной системы осуществляется переход к системе уравнений чувствительности,...
К вопросу о разработке системы информационной поддержки деятельности полиграфического отдела iconСекретарь секции Герасимова Е. Д, к т. н., доцент Четверг
К вопросу о разработке системы управления безопасностью полетов при техническом обслуживании ла (мгту га, Москва, Россия)
К вопросу о разработке системы информационной поддержки деятельности полиграфического отдела iconЛекция: Разработка и внедрение информационной системы: версия для печати и pda данная лекция затрагивает вопросы разработки и внедрения информационной системы.
Данная лекция затрагивает вопросы разработки и внедрения информационной системы. Уделено внимание модели создания информационной...
К вопросу о разработке системы информационной поддержки деятельности полиграфического отдела iconУказания по заполнению заявки на проведение регистрации (учета) информационной системы и паспорта информационной системы
Настоящий документ определяет порядок заполнения заявки на проведение регистрации (учета) информационной системы и паспорта информационной...
К вопросу о разработке системы информационной поддержки деятельности полиграфического отдела iconПояснительная записка к дипломному проекту (работе) На тему: «Разработка телекоммуникационной системы для поддержки научно-исследовательской деятельности ио ран»
На тему: «Разработка телекоммуникационной системы для поддержки научно-исследовательской деятельности ио ран»
К вопросу о разработке системы информационной поддержки деятельности полиграфического отдела iconРазработка системы программно-информационной поддержки процесса принятия управленческих решений в многоуровневых компаниях
Специальность 05. 13. 10 – Управление в социальных и экономических системах (экономические науки)
К вопросу о разработке системы информационной поддержки деятельности полиграфического отдела iconА. Г. Микшин Новосибирский государственный университет
Развитие проблемно-ориентированной информационной сети на базе сибирского центра информационной поддержки гуманитарных наук, культуры...
К вопросу о разработке системы информационной поддержки деятельности полиграфического отдела iconРеферат на тему
Логистические информационные системы. Иерархия использования логистической информационной системы. Функции логистической информационной...
К вопросу о разработке системы информационной поддержки деятельности полиграфического отдела iconВ: Будет ли реализовано взаимодействие с Федеральной Информационной Системой (фис)?
Я у нас информации не существует четкого унифицированного регламента функционирования Федеральной Информационной Системы (фис) в...
К вопросу о разработке системы информационной поддержки деятельности полиграфического отдела iconВ: Будет ли реализовано взаимодействие с Федеральной Информационной Системой (фис)?
Я у нас информации не существует четкого унифицированного регламента функционирования Федеральной Информационной Системы (фис) в...
Разместите кнопку на своём сайте:
Библиотека


База данных защищена авторским правом ©lib.znate.ru 2014
обратиться к администрации
Библиотека
Главная страница