4. Решение задач оформления экономической документации средствами ms word 21




Скачать 477.69 Kb.
Название4. Решение задач оформления экономической документации средствами ms word 21
страница8/8
Дата22.01.2013
Размер477.69 Kb.
ТипРешение
1   2   3   4   5   6   7   8

3.4. Сохранение документа


Необходимости аккуратного и правильного сохранения документа было уделено много внимания ранее, поэтому здесь остановимся на общих ошибках, чаще всего допускаемых при первом опыте работы с Word. Самая распространенная ошибка - сохранение не в том каталоге или не в той папке, в которой требуется. Для того чтобы избежать этого, надо при появлении диалогового окна, вызываемого из меню Файл > Сохранить как, обратить внимание, куда предлагает сохранить ваш документ Word. По умолчанию он предлагает сохранить его в Мои документы. Если это вас устраивает, то нажмите Сохранить, а если нет, то прежде перейдите в нужный каталог.

Другая распространенная ошибка - случайное сохранение под тем именем, которое предлагается по умолчанию, не запомнив его. Word предлагает для сохранения имя, состоящее из первой фразы текста. Чтобы этого не произошло, надо в том же диалоговом окне задать то имя, под которым вы будете потом оперировать с документом, потому что в противном случае его можно вообще не найти через Поиск. Наконец, та ошибка, о которой уже говорилось ранее, - сохранение не в том формате. В Word это не так часто случается, поскольку по умолчанию предлагается формат DOC.

3.5. Управление настройками MS Word


Рассмотренные в настоящем разделе инструменты позволяют пользователю создать стройную, целостную и непосредственно ориентированную на решение его профессиональных задач среду работы. Очевидно, что разработка такой среды требует (помимо определенной квалификации) еще и немалых трудозатрат. Цели их уменьшения в Word служит организатор настроек. Он может быть вызван с помощью меню Сервис > Шаблоны и надстройки..., далее в появившемся диалоговом окне нужно нажать кнопку Организатор.
В частности, окно, показанное на рис. 5.17, демонстрирует технику экспорта настроек стилей между документами.

4. Решение задач оформления экономической документации средствами MS Word


Остановимся более подробно на специфике применения текстового процессора Word, проявляющейся при работе с документами экономического содержания. Безусловно, многие из задач, возникающих при оформлении экономической документации, являются общими по существу для документов любого типа независимо от их отраслевого "происхождения". Основная специфика, как правило, заключается в том, что при оформлении экономических документов необходимо уделять повышенное внимание как форме, так и содержанию табличных, графических и формульных данных. Также немаловажно аккуратно соблюдать систему стилей. Последнее предъявляет дополнительные требования к уровню владения пользователем соответствующими инструментами. Рассмотрим несколько практических примеров.

4.1. Ввод формул


Даже в относительно несложных экономико-математических текстах невозможно обойтись без формул, содержащих знаки суммирования, интегрирования, надстрочные и подстрочные индексы нескольких уровней. Формулы в Word представляют собой OLE-объекты, погружаемые в основной текст. При обращении пользователя к формуле (допустим, по щелчку мышью) вызывается специальная программа - Редактор формул (Microsoft Equation). На рис. 5.18 показана панель инструментов, активизирующаяся при вызове Microsoft Equation.


Рис. 5.18. Пример редактирования формулы средствами Microsoft Equation
Исходная вставка формулы в текст происходит через меню Вставка > Объект, далее в появившемся диалоговом окне Вставка Объект выбирается объект Microsoft Equation

4.2. Расположение и автонумерация формул в тексте


Читателю, которому хоть раз приходилось сталкиваться с книгами математического содержания, знакомы общие принципы организации изложения в них. Как правило, значимые формулы располагаются отдельно на строке, в ее центре. При этом в правой части строки в круглых скобках располагается порядковый номер, формулы, который в дальнейшем используется для ссылок на нее. Пример такого текста показан на рис. 5.19.

Перечислим задачи, которые могут возникнуть при оформлении текстового фрагмента.

во-первых, нужно добиться такого форматирования строки, содержащей формулу, при котором сама формула выравнивается по центру, а ее номер - по правому краю (очевидно, что простым центрированием абзаца такого эффекта добиться не удастся);

во-вторых, желательно обеспечить автонумерацию формул. Это означает, что если мы захотим вставить между существующими строками еще одну с какой-то новой формулой, например, напоминающей читателю, как считается производная от произведения функций, то должен произойти автоматический сдвиг номеров, начиная от вставленной строки;

в-третьих, следует "научить" систему самостоятельно менять текст ссылок на формулы при автоматическом изменении их номеров.

Теперь рассмотрим подробнее те способы, которые предлагает нам текстовый процессор MS Word для решения данных задач.

Форматирование строки с формулой

Для задания различных видов выравнивания для различных частей строки можно применять задание пользовательской (настраиваемой) табуляции (команда меню Формат > Табуляция...).

4.3. Оформление финансово-экономической документации


В завершение разговора об экономических приложениях текстового процессора MS Word рассмотрим пример комплексного применения функциональных возможностей данной программы при создании документа экономического характера.
Рассмотрим некоторый условный пример. Допустим, перед нами стоит задача разработки документации по инвестиционному проекту завершения строительства станции метро "Адмиралтейская".
Очевидно, что содержательная сторона данного вопроса, потенциально оказывающего влияние на социально-экономическую ситуацию в большом городе, несопоставима по своей сложности и важности с задачами "технического" характера. Однако не вызывает сомнений и тот факт, что высокое качество оформления документа значительно ускоряет и повышает уровень работы с ним, позволяет принимать на его основе более обоснованные и продуманные решения. Процесс оформления документации по данному инвестиционному проекту распадается на ряд этапов (подзадач).

Структуризация документа


В содержательном плане текст описания инвестиционного проекта распадается на ряд частей. Для их корректного выделения удобно использовать механизм стилей. Применим для общего названия инвестиционного проекта стиль Заголовок 1. Далее подразделы будем выделять стилями Заголовок N, соблюдая принцип вложенности, или иерархической организации структур документа: чем ниже уровень раздела, тем больше N - номер его оглавления. А ключевые моменты, на которых необходимо акцентировать внимание, - специальными стилями, имеющими физическое форматирование "жирный" или "курсив". Сам основной текст будем набирать стилем Обычный. К соблюдению стилей советуем отнестись особенно внимательно, поскольку это понадобится при окончательном форматировании документа, и не только для автоматической сборки оглавления, как в нашем простейшем случае.
Необходимо отметить, что выделение с помощью стилей названий частей (разделов) документа является формой его структурирования, позволяющей в дальнейшем эффективно работать с его отдельными частями. На рис. 5.25 представлен создаваемый документ в режиме Схема документа. Данный режим вызывается командой меню Вид > Схема документа либо щелчком мыши по пиктограмме.

Оформление табличных данных


Целью работ по рассматриваемому проекту является разработка для администрации Санкт-Петербурга вариантов принятия окончательного решения по размещению вестибюля и наклонного хода построенной подземной станции "Адмиралтейская" на правобережной линии метрополитена (с необходимым экономическим обоснованием).
Для реализации этой цели были разработаны наиболее важные показатели, отражающие значимость всех вариантов, и весовые коэффициенты каждого из них, или баллы. Все они, для удобства восприятия, сведены в единую табл. 5.4.

Операции по созданию и оформлению таблиц выполняются из меню Таблица либо из панели инструментов Таблицы и границы.

При желании пользователь может не рисовать таблицу на всю ширину печатной области, a Word 2000 предоставляет новую возможность задания различных комбинаций таблицы и текста. Это осуществляется следующим образом: необходимо поместить курсор мыши в пределах таблицы, активизировать меню Таблицы " Свойства таблицы. В появившемся диалоговом окне на вкладке Таблица надо задать Обтекание текстом.

Создание списков


При оформлении документов экономического содержания очень часто приходится иметь дело с текстовыми фрагментами с так называемой регулярной структурой. Например, это может быть нумерованное или ненумерованное перечисление альтернатив чего-либо. В Word для их наименования используется термин списки.

Формирование оглавления документа


Теперь, когда основная работа по разработке инвестиционного проекта завершена, осталось только собрать воедино перечень всех его разделов с тем, чтобы максимально облегчить поиск необходимой информации. Word предоставляет прекрасную возможность автоматически собрать оглавление. Особенно удобно это в том случае, когда экономический документ функционирует в основном в электронном виде. Тогда вы можете, щелкнув мышью на номере страницы соответствующего раздела в оглавлении, автоматически перейти на эту страницу документа. Не зря в самом начале разработки проекта мы акцентировали внимание на стилях. Если выбор стилей Заголовок N, основного текста, прочих параметров форматирования был выполнен аккуратно, то сборка оглавления не должна вызвать проблем. Для вставки оглавления в текст документа следует:

- выполнить команду меню Вставка > Оглавление и указатели...;

- в появившемся диалоговом окне выбрать вкладку Оглавление (рис. 5.29);

- в списке Вид выбрать вариант оформления оглавления и нажать кнопку ОК.



1   2   3   4   5   6   7   8

Похожие:

4. Решение задач оформления экономической документации средствами ms word 21 iconРешение задач повышенной сложности (1 час в неделю, 34 часа)
Решение физических задач – один из методов обучения физике с помощью решения задач
4. Решение задач оформления экономической документации средствами ms word 21 icon"Решение логических задач средствами алгебры логики"
Адрес для контактов: 429400 Чувашия Урмарский район пос. Урмары ул. Порфирьева д. 5-а кв. 16
4. Решение задач оформления экономической документации средствами ms word 21 iconРешение экологических задач средствами электронных таблиц. 398 4 9 класс Ильенко А. А. Одномерные массивы. «Пузырьковая сортировка»
Исследование математических последовательностей с помощью алгоритмических структур
4. Решение задач оформления экономической документации средствами ms word 21 iconРабочая программа для специальностей 1-25 02 04 «Финансы и кредит»
Целью данной дисциплины является ознакомление студентов с существующими технологиями обработки экономической информации, аппаратными...
4. Решение задач оформления экономической документации средствами ms word 21 iconПояснительная записка. Курс «Решение текстовых задач» носит обобщающий характер
...
4. Решение задач оформления экономической документации средствами ms word 21 iconПравила оформления текста доклада все материалы должны быть представлены на бумаге (1 экз.) и на дискете 3,5 (Текстовый процессор ms word). Параметры редактора Word для Windows: размер бумаги А4; поля: 2,5 см; ориентация книжная
Все материалы должны быть представлены на бумаге (1 экз.) и на дискете 3,5 (Текстовый процессор ms word). Параметры редактора Word...
4. Решение задач оформления экономической документации средствами ms word 21 iconПравила оформления текста доклада все материалы должны быть представлены на бумаге (1 экз.) и на дискете 3,5 (Текстовый процессор ms word). Параметры редактора Word для Windows: размер бумаги А4; поля: 2,5 см; ориентация книжная
Все материалы должны быть представлены на бумаге (1 экз.) и на дискете 3,5 (Текстовый процессор ms word). Параметры редактора Word...
4. Решение задач оформления экономической документации средствами ms word 21 iconЭлективный курс Решение расчётных задач по химии для учащихся 11 классов ( 18 часов) Автор: учитель Чихачёва И. А. г. Ачинск 2008 год программа элективного курса «Решение расчётных задач по химии»
Предлагаемый элективный курс направлен на углубление и расширение химических знаний учащихся через решение расчётных задач
4. Решение задач оформления экономической документации средствами ms word 21 iconМетодические указания к практическим работам по дисциплине “Логистика и математические модели на транспорте”
Решение задач оптимизации с использованием Microsoft Excel. Решение задач линейного программирования
4. Решение задач оформления экономической документации средствами ms word 21 iconМетодика решения задач и особенности оформления экзаменационных работ при решении задач С1, С3, С5

Разместите кнопку на своём сайте:
Библиотека


База данных защищена авторским правом ©lib.znate.ru 2014
обратиться к администрации
Библиотека
Главная страница