Дипломная работа на тему: «Информационное обеспечение управления предприятием»




НазваниеДипломная работа на тему: «Информационное обеспечение управления предприятием»
страница9/18
Дата27.12.2012
Размер1.22 Mb.
ТипДиплом
1   ...   5   6   7   8   9   10   11   12   ...   18

2.3Анализ системы документооборота



Сегодня уже многие пришли к мысли, что культура работы с документами - это часть производственной культуры, а та, в свою очередь, является важной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка. Поэтому система документооборота - такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю. Руководитель теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ.

Все документы, которые обращаются в системе документооборота, в ОАО «Технический университет КубГТУ» разделяют следующим образом:

  1. Входящие

  2. Исходящие

  3. Приказы

    • по основной деятельности

    • по командировкам

    • по личному составу

  4. Внутренние

    • финансовые

    • служебные

Затраты на работу с документами складывается из нескольких моментов. Это время на составление документа и на его регистрацию. Затраты времени на составление документов зависят от сложности документа, от наличия уже подобных готовых документов и от технического обеспечения (наличие современного персонального компьютера, программного обеспечения и принтера). Затраты на регистрацию документа состоят из времени согласования, регистрации у секретаря, утверждения и доведения до исполнителя. Многие руководители не обращают внимания на такие затраты, но в крупных организациях количество обращаемых документов может существенно возрастать. Поэтому проведём анализ количества документов обращаемых в организации, определим их основные потоки.

Секретарями организации ведётся регистрация всех документов в специальных журналах. Кроме того, действует система контроля поручений в электронном виде. Проанализируем поток документов по годам для того, чтобы просмотреть динамику изменения потока документов, после внедрения в организации с 1998 год локальной сети, электронной системы контроля поручений, электронной системы контроля оплаты «Class». Анализ дополнительно проведём по 1999 году по месяцам, для определения пиковых нагрузок и сезонности.

Ниже на рисунке представлена структура подчинённости Административного отдела ОАО «Технический университет КубГТУ» (Рисунок 6). На схеме видно разделение Административного отдела на два сектора: сектор делопроизводства и организационный сектор.

Разграничение функций секторов Административного отдела происходит следующим образом.

Функции сектора делопроизводства:

  1. Приём и регистрация внутренней, входящей, исходящей корреспонденции.

  2. Приём на подпись проектов писем, приказов по основной деятельности.

  3. Подготовка приказов по командировкам сотрудников на основании подписанных ректором служебных записок.

  4. Проверка правильности составления всех документов, передаваемых на подпись ректору.

  5. Регистрация внутренних, входящих и исходящих документов в автоматизированной системе делопроизводства.

  6. Доведение резолюций ректора до исполнителей.

  7. Регистрация приказов по основной деятельности и по командировкам сотрудников с оформлением командировочных удостоверений.

  8. Доведение до исполнителей приказов по основной деятельности по реестру.

  9. Формирование дел и сдача их в архив.

  10. Контроль за правильностью ведения делопроизводства в подразделениях.




Рисунок 6. Структура подчинённости Административного отдела

Функции организационного сектора:

  1. Регистрация передаваемых подразделениями счетов и других документов на оплату и передача их в бухгалтерию.

  2. Постановка документов с резолюциями на контроль и снятие с контроля.

  3. Передача документов исполнителям и в сектор делопроизводства.

  4. Извещение сотрудников о проводимых совместно с ректором совещаниях.

  5. Оперативная связь со сторонними организациями и отдельными гражданами (телефон, факс и т.д.)

  6. Учёт приёма граждан и сотрудников по личным и служебным вопросам.

  7. Формирование подписки предприятия и контроль поступления подписных изданий.

  8. Составление графика работы сотрудников работающих на штатных должностях по совместительству.

  9. Выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

  10. Ведение протокола заседаний ректоратов, офрмление выписок из протоколов.

  11. Ежедневное составление совместно с ректором плана его работы на день.

Фактически в приёмной работают два человека. Это две секретаря, иногда даже один. Они вдвоём не в состоянии выполнять все эти функции и поэтому систему электронного контроля поручений не используют по назначению. В эту систему вводят документы на контроле уже прошедшим числом. Нет единого эталона составления приказов, служебных записок. Нет чёткого установленного времени на регистрацию документов. Документ на подписи у ректора может пролежать неограниченное время или потеряться. Электронная почта не используется, так как приглашение на ректорат или простое оповещение сотрудников делается по телефону или устно при встрече. У ректора нет помощника, который мог бы взять на себя часть полномочий ректора, а огромный поток документов может занимать много времени у ректора на ознакомление документа, осмысление, принятие решения и составления резолюции. Иногда ректор уезжает в командировку, тогда документы могут лежать на подписи от 5 до 10 дней. Могут часто возникать ситуации, когда ректор на служебной записке разрешает, а затем при появлении счёта или приказа– запрещает, противореча себе.

В ОАО «Технический университет КубГТУ» есть утверждённая схема документооборота. Ниже на рисунке представлена схема документооборота (Рисунок 7).





Рисунок 7. Документооборот в ОАО «ТУ КубГТУ»


В результате просмотра журнала регистрации в приёмной организации у секретаря и анализа полученной информации мною была составлена таблица, где представлена сводная информация по каждому виду документа в динамике по годам (Таблица 3). Из таблицы можно определить структурную характеристику документооборота и как она меняется по годам.

Таблица 3

Анализ структуры документооборота



Наименование
документа

Количество документов

Темпы роста, %

1997

1998

1999

в 1998

к 1997

в 1999

к 1998

Входящие

124

203

240

164

118

Исходящие

384

402

358

105

89

Приказы

в том числе:

- по основной деятельности

- по командировкам

- по личному составу

870


157

215

498

648


116

178

354

894


156

222

516

74


74

83

71

138


134

125

146

Внутренние

в том числе:

- финансовые

- служебные

3841


1492

2349

2597


973

1624

1972


1272

700

68


65

69

76


131

43

Итого в год:

5219

3850

3464

74

90

В среднем за день

18

13

12

72

92

Выручка от реализации, тыс.р.

7663

11315

15132

148

134


Из таблицы, где представлены технико-экономические показатели видно, что выручка от реализации возрастала из года в год на 148 и на 134 процента (Таблица 2), а общее количество документов в организации сокращалось до уровня 74 и 90 процентов от предыдущего года (Таблица 3). Ниже на рисунке эти изменения наглядно представлены (Рисунок 8).





Рисунок 8. Изменение выручки от реализации и общего количества документов

При более подробном рассмотрении последней таблицы, где анализируется структура документооборота видно, что потоки внутренних документов сильнее сокращались, чем возрастали потоки входящих и исходящих документов (Таблица 3). Ниже на рисунке эти изменения представлены (Рисунок 9).




Рисунок 9. Изменение количества документов

Использование локальной сети позволяет обмениваться сообщениями между сотрудниками организации в виде электронной почты. Это как раз примерно в два раза сокращало количество служебных записок из года в год. Возросла деловая активность организации, выручка от реализации и соответственно растут потоки входящих и исходящих документов. Причём в последнем году потоки исходящих сообщений резко сократилось за счёт использование глобальной сети Интернет.

Проанализировав более подробно изменение объёма документооборота, определим:

    • какие подразделения наиболее сильно загружают документами руководителя

    • есть ли характер сезонности работы и если есть, то определим пиковые значения

В ОАО «Технический университет КубГТУ» много разнообразных подразделений, но для анализа объёма документооборота следует брать только основные подразделения. К числу таких подразделений можно причислить:

      • Бухгалтерия;

      • Административный отдел;

      • Школа абитуриентов;

      • Подготовительные курсы;

      • Лицей;

      • Компьютер-колледж.


Ниже в таблице представлена группировка видов документов по основным подразделениям (Таблица 4). В этой таблице анализируется не только динамика общего количества документов по годам, но и производится анализ по основным подразделениям. В результате можно определить основные потоки информации в Техническом университете. Именно эти потоки документов необходимо в первую очередь автоматизировать

Таблица 4

Группировка видов документов по подразделениям


Подразделение

1997

1998

1999

Кол.

%

Кол.

%

Кол.

%

Административный отдел

765

15

621

16

754

22

Бухгалтерия

1392

27

1073

28

1272

37

Школа абитуриентов

909

17

718

19

446

13

Подготовительные курсы

715

14

537

14

345

10

Лицей

582

11

410

11

273

8

Компьютер-колледж

551

10

319

8

259

7

Прочие

305

6

172

4

115

3

Итого:

5219

100

3850

100

3464

100


Представленные выше в таблице результаты сравнений объёма документооборота по подразделениям (Таблица 4) наглядно отображены ниже на рисунке ().

Из рисунка видно, что общее снижение объёмов документооборота произошло в подразделениях. В административном отделе и в бухгалтерии количество документов наоборот возросло. Это является наоборот положительным моментом, так как при большой деловой активности в бухгалтерии увеличился поток финансовых документов, а в административном отделе увеличились объёмы входящих и исходящих документов.

Однако, если удастся создать такую систему документооборота, которая приведёт к сокращению потоков документов из бухгалтерии или административного отдела, то это приведёт к более значительным результатам.






Рисунок 10. Динамика объёма документооборота по подразделениям

Ниже в следующей таблице произведён анализ объёма документооборота в течение одного года на примере 1999 года (Таблица 5). Здесь разбивка происходит помесячно для выявления сезонности.

Таблица 5

Выявление сезонности в объёме документооборота


Месяцы

Года

Виды документов

Входящие

Исходящие

Приказы

Внутренние

Январь

12

35

57

177

Февраль

22

30

78

200

Март

27

25

130

165

Апрель

23

28

84

175

Май

14

24

96

122

Июнь

18

53

84

78

Июль

23

42

34

94

Август

17

29

23

120

Сентябрь

25

69

69

183

Октябрь

18

38

47

165

Ноябрь

17

44

108

182

Декабрь

24

44

79

211


Из представленной выше таблицы видно, что в летний период снижается активность организации, так как большинство сотрудников именно в этот период уходят в отпуска (Таблица 5). Так как основные подразделения в Техническом университете занимаются образовательной деятельностью, то из таблицы видно резкое увеличение активности подразделений в начале учебного года с 1 сентября и снижение в период летних и осенних каникул. Ниже на рисунке эти изменения наглядно представлены (Рисунок 11).





Рисунок 11. Динамика объёма документооборота в течение года


В период весенних каникул нет снижения активности, так как в этот период идёт более интенсивная подготовка школьников, абитуриентов к выпускным экзаменам и к поступлению в вуз.

В результате проведённого анализа в этом подразделе выявлено, что основные потоки информации идут через бухгалтерию и административный отдел. Также я определил, что наблюдается некоторая сезонность работ, связанная с учебными каникулами. В результате внедрения в Техническом университете локальной сети и попытка автоматизировать частично документооборот выявлено общее снижение потока документов. Исходя из полученных результатов можно сделать вывод о необходимости дальнейшего совершенствования системы документооборота и внедрения современных информационных комплексных систем.


1   ...   5   6   7   8   9   10   11   12   ...   18

Похожие:

Дипломная работа на тему: «Информационное обеспечение управления предприятием» iconРасчетно-графическая работа по дисциплине: «Информационное обеспечение управления» на тему: «Разработка электронного офиса»
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
Дипломная работа на тему: «Информационное обеспечение управления предприятием» iconКурсовая работа по дисциплине «Менеджмент туризма» на тему: «Особенности управления гостиничным предприятием»
Для написания курсовой работы по менеджменту туризма нами выбрана тема «Особенности управления гостиничным предприятием». Выбор темы...
Дипломная работа на тему: «Информационное обеспечение управления предприятием» iconДокументационное обеспечение управления и архивоведение документационное обеспечение управления Евроменеджмент
Документационное обеспечение управления (доу) вид обеспечения управления предприятием, который включает фиксацию, передачу и хранение...
Дипломная работа на тему: «Информационное обеспечение управления предприятием» iconДипломная работа Антона Кондратова на тему «Интернет-коммуникации в деятельности предприятия на примере проекта «Инфодонск»
Дипломная работа Антона Кондратова на тему Интернет-коммуникации в деятельности
Дипломная работа на тему: «Информационное обеспечение управления предприятием» iconСовременные системы управления предприятием и предложения по совершенствованию применяемых инструментов и методов управления
Оектов, коммерческих и государственных заказов; особенности управления предприятием при ведении проектов; проблемы при работах по...
Дипломная работа на тему: «Информационное обеспечение управления предприятием» iconРабочая программа по курсу «Информационное обеспечение управления» составлена на основе требований Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования по специальности 350800 (032001) Документоведение и документационное обеспечение управления,
Специальность 032001 – Документоведение и документационное обеспечение управления
Дипломная работа на тему: «Информационное обеспечение управления предприятием» iconИнформационное обеспечение управления основные тенденции развития Учебное пособие
Мазур Л. Н. Информационное обеспечение управления: Основные тенденции развития: Учеб пособие. Екатеринбург: УрГУ, 1999. 188 с
Дипломная работа на тему: «Информационное обеспечение управления предприятием» iconДипломная работа на тему: «Финансовые ресурсы предприятия: источники формирования и управления ими»
Показатели эффективности использования финансовых ресурсов и источников их формирования 18
Дипломная работа на тему: «Информационное обеспечение управления предприятием» iconДипломная работа Методические рекомендации для студентов дневного и заочного отделений специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления»
Методические указания предназначены для студентов-дипломников, обучающихся по специальности “Документоведение и документационное...
Дипломная работа на тему: «Информационное обеспечение управления предприятием» iconПрограмма вступительного экзамена в магистратуру по направлению подготовки 220400. 68 «Управление в технических системах»
Вычислительные машины, системы и сети», «Моделирование систем», «Технические средства автоматизации и управления», «Системное программное...
Разместите кнопку на своём сайте:
Библиотека


База данных защищена авторским правом ©lib.znate.ru 2014
обратиться к администрации
Библиотека
Главная страница