Расчетно-графическая работа по дисциплине: «Информационное обеспечение управления» на тему: «Разработка электронного офиса»




Скачать 398.11 Kb.
НазваниеРасчетно-графическая работа по дисциплине: «Информационное обеспечение управления» на тему: «Разработка электронного офиса»
страница1/3
Дата25.12.2012
Размер398.11 Kb.
ТипРеферат
  1   2   3


РОСЖЕЛДОР

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Ростовский государственный университет путей сообщения»

(РГУПС)

__________________________________________________________________


Кафедра «Документоведение и информационное обеспечение управления»


Расчетно-графическая работа

по дисциплине: «Информационное обеспечение управления»

на тему: «Разработка электронного офиса»


Выполнил:

Студент группы ДО-IV-006


Плетнёв А.А.


Руководитель:

к.т.н., доцент

Заруцкая Т. А.


Ростов-на-Дону

2008

РОСЖЕЛДОР

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Ростовский государственный университет путей сообщения»

(РГУПС)

Кафедра «Документоведение и информационное обеспечение управления»

УТВЕРЖДАЮ

Зав. Кафедрой ДИОУ

______________

А.В. Охотников


ЗАДАНИЕ №8
Студенту Плетнёву Анатолию Александровичу

Гр. ДО-IV-006

На выполнение курсовой работы по дисциплине

«Информационное обеспечение управления»

На тему: «Разработка электронного офиса»

Объем


Титульный лист

Задание

Содержание

Введение

  1. Концепция электронного офиса

  2. Макет офисного помещения

  3. Создание автоматизированных рабочих мест

  4. Критерии выбора технических средств

  5. Выбор программного обеспечения

6. Значение международных классификаций информации для обеспечения информационной совместимости информационных систем разных стран Заключение

Список использованной литературы.


Руководитель: к.т.н., доц. каф. «ДИОУ»

Т.А Заруцкая


Принял к исполнению: ст. группы ДО-IV-006

«__» ________ 2008 г.

Плетнёв А.А.

Содержание

Введение…………………………………………………………………………………4

1. Концепция электронного офиса………………………………………………5

1.1. Штатное расписание…………………………………………………………5

2. Макет офисного помещения…………………………………………………..8

3. Создание автоматизированных рабочих мест…………………………..……9

4. Критерии выбора технических средств……………………………………...11

5. Выбор программного обеспечения……………………………………….….13

6. Значение международных классификаций информации для обеспечения информационной совместимости информационных систем разных стран………...15

Заключение…………………………………………………………………………...…26

Список использованной литературы……………………………………..……………27


Введение


В данной расчетно-графической работе будут рассматриваться концепция электронного офиса на примере ООО «Ростов». Также будет создаваться макет офиса с расположением в нем автоматизированных рабочих мест сотрудников

Обычно АРМ состоит из ПК, оснащенного при необходимости дополнительными устройствами, расширяющими его функциональные возможности, и периферийного оборудования (принтера, сканера, ксерокса). Кроме того, каждое рабочее место оснащается соответствующей оргтехникой применительно к функциям, выполняемым на данном рабочем месте.

Для каждого сотрудника (группы сотрудников) разрабатывается и оснащается АРМ, профессионально ориентированное на выполнение конкретных функций управления. Такая ориентация реализуется посредством выбора и установки соответствующего программного обеспечения.

Для более эффективной работы агентства будет основательно подобрано и поставлено программное обеспечение, отвечающее последним технологиям и позволяющее более быстро и качественно справляться с работой.

Также будет рассматриваться вопрос о значении международных классификаций информации для обеспечения информационной совместимости информационных систем разных стран.



  1. Концепция электронного офиса

Ключом к решению проблемы повышения уровня эффективности деятельности персонала офиса считается концепция так называемого электронного (автоматизированного) офиса. В этом случае речь идет о комплексном использовании современных технических средств для автоматизации процедур и функций управления (обработка текстов их редактирование, хранение и поиск, передача информации по каналам электросвязи внутри офиса и за его пределы, информационное обслуживание персонала офиса, некоторые аспекты процесса подготовки и принятия решения и т.д.), средств программной поддержки, подходов к проектированию помещений офиса, охраны труда персонала.

Одним из этапов развития электронных (автоматизированных) офисов связано создание на автоматизированных рабочих мест (АРМ). АРМ объединяются посредством коммуникационных средств в единую систему (сеть), имеющую доступ ко всем вычислительным ресурсам офиса, базам данных, а также к внешним источникам информации. При этом значительно ускоряется возможность информационного обмена между пользователями сети, автоматизируются некоторые традиционные операции, связанные с приемом и отправкой корреспонденции и других документов по каналам связи.

Обычно АРМ состоит из ПК, оснащенного при необходимости дополнительными устройствами, расширяющими его функциональные возможности, и периферийного оборудования (принтера, сканера, ксерокса). Кроме того, каждое рабочее место оснащается соответствующей оргтехникой применительно к функциям, выполняемым на данном рабочем месте.

Для каждого сотрудника (группы сотрудников) разрабатывается и оснащается АРМ, профессионально ориентированное на выполнение конкретных функций управления. Такая ориентация реализуется посредством выбора и установки соответствующего программного обеспечения.

Проблема обработки текста и его преобразования являлась одной из основополагающих задач делопроизводства и поэтому текстовые редакторы явились, пожалуй, первым компонентом электронного офиса.

Появление следующего компонента позволило реализовать с помощью компьютера функцию информационного обмена. Таким компонентом стала система электронной почты для обмена информацией между пользователями на многопользовательских компьютерах, а затем и в сетях.

Немного позже стали использоваться системы разработки баз данных, а также электронные таблицы для выполнения различных (иногда очень сложных) расчетов.

Все перечисленные компоненты служебной деятельности персонала офиса соответствуют специализированным пакетам, предназначенным для комплексной автоматизации упомянутых функций. Одним из таких пакетов является офисная система Microsoft Office. Все программные продукты этой системы не только унифицированы, но и интегрированы между собой, что позволяет в рамках решения какой-либо деловой проблемы осуществлять информационный обмен, независимо от того с каким типом документа вы работаете.

Таким образом, электронный офис позволяет делать работу сотрудников офиса легкой и быстрой, позволяет делать большой объем информации за наименьшее количество времени.


1.1. Штатное расписание


Приведем пример штатного расписания ООО «Ростов» (рекламное агентство), по которому будет разрабатываться электронный офис и автоматизированные рабочие места сотрудников фирмы. Оно состоит из 19 штатных единиц с месячным фондом заработной платы 187600 рублей.


Общество с ограниченной ответственностью "Ростов"

Форма по ОКУД

Код




по ОКПО

301017







наименование организации










 








































Номер документа

Дата
















ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

1

12.02.2008

УТВЕРЖДЕНО

на 12.02.2008 года







Приказ от 12 февраля 2008 года № ___25__
















Штат в количестве 19 единиц



















с месячным фондом заработной платы



















187600

рублей










Структурное подразделение

Профессия (должность)

Количество штатных единиц

Оклад (тарифная ставка), руб.

Надбавка, руб.

Месячный фонд заработной платы, руб.

Примечание

Наименование

код

 

 

 

 

 

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Администрация

 

Директор

1

28000

500

 

 

28500

 







Секретарь руководителя

1

10000










10000




Бухгалтерия

 

Главный бухгалтер

1

15000

500

 

 

15500

 

Отдел рекламы

 

Начальник отдела

1

13000










13000




 

 

Менеджер по рекламе

3

9000

 

 

 

27000

 

Отдел управления персоналом

 

Начальник отдела

1

13000

 

 

 

13000

 

 

 

Менеджер по персоналу

1

10000

600

 

 

10600

 




 

Рабочие

7

7000




 

 

49000

 




 

Водитель

3

7000




 

 

21000

 

 

 

Итог по листу

 19

112000

1600

 

 

187600

 

 

 

Итог по документу

 19

112000

1600

 

 

187600

 

Генеральный директор










Т.К. Лавров




























 




 








































Главный бухгалтер










Л.Г.Задорожная















2. Макет офиса

Макет офиса для фирмы ООО «Ростов» создавался с помощью программы ArCon Projekt с помощью различных инструментов.

Офис рекламного агентства «Ростов» занимает 1 этаж в 5 этажном доме. Офис имеет 5 помещений, представленных на рис. 1 и рис. 2:

- кабинет директора;

- кабинет секретаря директора;

- отдел рекламы;

- приемная (холл);

- туалет.



Рис. 1 Вид сверху



Рис. 2 Вид с боку

3. Создание автоматизированного рабочего места

директора

Автоматизированное рабочее место директора оснащено:

1 - портативный компьютер (ноутбук), он обеспечивает оперативный доступ к необходимым файлам, Интернету и любой информации пользователя, удобен для человека, деятельность которого связана с частыми командировками, встречами вне офиса.

2 - мини-АТС. Современный телефон включает в себя много полезных функций, которые могут существенно облегчить работу любого сотрудника. Это автоматический дозвон по нужному номеру; дозвон до абонента в указанное вами время; перезвон по указанному вами номеру; содержит в памяти необходимые вам номера телефонов (в записной книжке); встроенный будильник напомнят о необходимости позвонить по указанному телефону; встроенный громкоговоритель позволит вести разговор при положенной трубке.

3 - радиотелефон - удобство его в том, что он беспроводной, т.е. соединяется с телефонной станцией не по проводам, а по радиоканалу, что позволяет разговаривать по нему и вне кабинета, если вам надо отойти, не прерывая разговор. Дальность действия радиотелефона определяется в основном мощностью встроенного в него передатчика, размерами и расположением его антенны.

4 - коммуникатор, совмещающий в себе функции обычного сотового телефона и ПК, что позволяет создавать, редактировать, сохранять, принимать и отправлять файлы различных текстовых, табличных редакторов и других программ и приложений.1


Создание автоматизированного рабочего места секретаря

Автоматизированное рабочее место секретаря оснащено:

1 – ПК, состоит из системного блока, дисплея (монитора), клавиатуры, мыши колонок (по усмотрению). Деятельность секретаря постоянно связана с документами организации и ему необходим свой персональный компьютер, который позволит составлять и редактировать различные документы; регистрировать их; хранить, принимать и передавать документы по каналам связи; а также производить и другие различные операции с ними;

2 – радиотелефон;

- лазерный принтер, предназначенный для вывода информации из памяти компьютера на бумажный носитель, выбор именно лазерного принтера состоит в том, что он по сравнению с струйным принтером наиболее быстр и качество печати у него на порядок выше;

3 – телефакс – позволяет принимать документы от сотрудником, партнеров, которые находятся вне офиса по обычным телефонным каналам;

4сканер – осуществляет ввод информации с бумажного носителя в память компьютера, существенно упрощает работу любого сотрудника, давая возможность не вводить собственноручно большие тексты в компьютер, и тем самым экономить рабочее время;

5 - ксерокс;

6 – факс-модем, который используется для осуществления передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера;

7 – шредер – уничтожитель бумаги.2


АРМ бухгалтера, начальника отдела по рекламе, начальника отдела управления персоналом состоит из:

- ПК, состоящий из системного блока, дисплея (монитора), клавиатуры, мыши;

- телефон;

- многофункциональное устройство (МФУ), которое включает в себя сканер, принтер и ксерокс (на отдел);

- факс-модем, который используется для осуществления передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера.

АРМ менеджера по управлению персоналом, специалистов по рекламе состоит из:

- ПК, состоящий из системного блока, дисплея (монитора), клавиатуры, мыши;

- телефон;

- факс-модем, который используется для осуществления передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера;

- слайд-проектор, необходимый в деятельности специалиста по рекламе для просмотра и оценки презентации рекламы.


4. Критерии выбора офисной техники, составление сметы

На выбор технических средств влияют многие факторы:

- объем документооборота;

- способ организации эксплуатации технических средств;

- объем копируемых документов;

- технологические и эксплуатационные характеристики оборудования;

- фирма-производитель техники;

- стоимость техники;

- стоимость эксплуатации и т.п.

С учетом этих факторов составлена смета на приобретение оргтехники.3


Автоматизация рабочих мест




Наименование должностей и оргтехники

Характеристики

Цена

Кол-во

Всего




Директор




Ноутбук

apple powerbook g4
1,67ГГц PowerPC G4/ 512Mбайт/ 120Гбайт/ DVD-RW/ 17-дюймовый TFT 1680x1050/ ATI Mobility Radeon 9700 с 128Mбайт/ Wi-Fi/ Bluetooth/ 3.13 кг …

60156

1

60156




Радиотелефоны

philips dect 121 duo
Радиотелефон Philips DECT 121 Duo (частота, МГц: 1880-1900; автоответчик, мин: нет; размер трубки, мм: 149x50x32; АОН: Caller ID)…

1620

1

1620

Телефоны

GE 2-9152 GE1

264

1

264

Коммуникатор

Power PC Widows Mobile 5.0

12990

1

12990

Секретарь




ПК
















Процессор

CPU s 775 Pentium 4 930

5052

1

5052




Память

DDR 512 Mb

2027




2027




Жесткий диск

HDD 160 Гб

1906




1906




Привод

DWD-RW

1004




1004




видеокарта

256 Mb GeForce PCX 7600 GS

3418




3418




монитор

ViewSonic VE 510 S 15”

5082

1

5082




<300<700:1<1<1,8 мс, 160/160>










Клавиатура

Defender KB-06X2

430

1

430

Мышь

Genius PowerScroll+ PS/2

55

1

55

Радиотелефоны

Panasonic KX-TC1205RU

1143

1

1143

Телефакс

Panasonic KX - FL513RU (лазерный)

10196

1

10196

Уничтожитель бумаг

Шредер Mini Stego (6mm, 7-8 листов, 220 мм)

816

1

816

Факс-модем

D-Link DU-562M 56K USB

713

1

713

Сетевая карта

Compex 100/1000 Base TX

370

1

370

МФУ

canon laserbase mf3228
098-9B01-7 Canon LaserBase MF3228 принтер/копир/сканер

8478

1

8478

Бухгалтер, начальник отдела по рекламе, начальник отдела управления персоналом





ПК
















Процессор

CPU s 775 Pentium 4 930

5052

3

15156

Память

DDR 512 Mb

2027




2027

Жесткий диск

HDD 160 Гб

1906




1906

Привод

DWD-RW

1004




1004

видеокарта

256 Mb GeForce PCX 7600 GS

3418




3418

монитор

ViewSonic VE 510 S 15”

5082

3

15246




<300<700:1<1<1,8 мс, 160/160>










Клавиатура

Defender KB-06X2

430

3

1290

Мышь

Genius PowerScroll+ PS/2

55

3

165

Радиотелефоны

Panasonic KX-TC1205RU

1143

1

1143

Телефакс

Panasonic KX - FL513RU (лазерный)

10196

1

10196

Уничтожитель бумаг

Шредер Mini Stego (6mm, 7-8 листов, 220 мм)

816

1

816

Факс-модем

D-Link DU-562M 56K USB

713

3

23625

Сетевая карта

Compex 100/1000 Base TX

370

3

15156

МФУ

canon laserbase mf3228
098-9B01-7 Canon LaserBase MF3228 принтер/копир/сканер

8478

1

8478


Менеджер по управлению персоналом, специалисты по рекламе





Процессор

CPU s 775 Pentium 4 930

5052

3

15156




Память

DDR 512 Mb

2027




2027

Жесткий диск

HDD 160 Гб

1906




1906




Привод

DWD-RW

1004




1004




видеокарта

256 Mb GeForce PCX 7600 GS

3418




3418




монитор

ViewSonic VE 510 S 15”

5082

3

15246







<300<700:1<1<1,8 мс, 160/160>













Клавиатура

Defender KB-06X2

430

3

1290




Мышь

Genius PowerScroll+ PS/2

55

3

165




Радиотелефоны

Panasonic KX-TC1205RU

1143

1

1143




Телефакс

Panasonic KX - FL513RU (лазерный)

10196

1

10196




Уничтожитель бумаг

Шредер Mini Stego (6mm, 7-8 листов, 220 мм)

816

1

816




Слайд-проектор

портативный; 4:3; матрица: LCD; 800x600; контрастность: 600:1; световой поток: 1600

23625

1

23625




МФУ

canon laserbase mf3228
098-9B01-7 Canon LaserBase MF3228 принтер/копир/сканер

8478

1

8478




Факс-модемы

D-Link DU-562M 56K USB

713

3

2139






















1

2

4

5

6




Мини-АТС

Panasonic KX-TEM 824

17100




17100




Итого:










415620






5. Выбор программного обеспечения

1. Первым делом необходимо, чтобы в офисе была установлена компьютерная сеть, которая создается для эффективного использования нескольких компьютеров, выполняющих обработку однотипной документации. Эта компьютерная сеть позволяет использовать общие ресурсы, включенные в состав сети: программы, базы данных, периферийные устройства (сканеры, принтеры и т. д.). Руководитель предприятия может обращаться к документам секретаря-референта, бухгалтера и специалистов предприятия, обмениваться документами и сообщениями с сотрудниками предприятия и с партнерами-контрагентами не отходя от своего компьютера.

Организации, расположенные в одном здании, устанавливают локальную компьютерную сеть (LAN). Когда сеть распространяется за пределы офиса, она называется глобальной компьютерной сетью (WAN).

2. Также в организации необходимо установить операционную систему от Microsoft – Windows XP, которая является базовым программным обеспечением.

3. Для использования сети Интернет - браузер Microsoft Internet Explorer.

4. Для обмена электронными документами используется электронная почта MS Office Outlook.

5. В операционной системе Windows XP используется пакет Microsoft Office XP, в который входят следующие программы:

- Word – текстовый процессор для подготовки документов;

- Excel – программа для организации расчетов и анализа данных;

- Access – система создания баз данных и управления ими;

- Power Point – программа для создания и демонстрации электронных презентаций;

- Outlook – электронный секретарь, обеспечивающий к тому же обмен сообщениями и отправку электронной почты;

- Publisher – программа для создания открыток, объявлений, буклетов и.т.д.;

- Front Page – инструмент создания веб-сайтов;

- Movie Maker – программа для создания различных творческих проектов;

6. Adobe Photoshop CS 2 – для создания логотипов, листовок и т.д.

7. Для защиты от вирусов на компьютеры необходимо установить антивирусную программу, например, Eset 32 или Norton Security.

8. Отечественная система "Дело 1" (АО "Электронные офисные системы" ) обеспечивает удобную организацию работы с документами и полный контроль за их перемещением и исполнением в любой организации. В частности, система предоставляет следующие возможности:

- регистрацию электронных документов, на которые заводятся электронные карточки;

- пересылку электронных документов и их электронных карточек на рабочие места исполнителей;

- накопление документов в почтовых ящиках исполнителей;

- контроль перемещения и исполнения документов с оперативным получением соответствующей информации;

- ведение списков; пользователей, классификаторов документов, видов их доставки, файлов, используемых в документообороте.

9. ArCon Home 2 Визуальная архитектура – для создания различных проектов домов, фасадов и т.д.

10. Информационно-поисковые системы в организации, такие, как Консультант Плюс, Гарант, следует установить секретарю, в отдел специалистов по рекламе.

11. Среди графических программ, используемых в деятельности специалиста по рекламе, можно выделить 3D-studio MAX, с помощью которой можно создать дизайн, рекламные ролики и т.д.

12. Одной из необходимых в организации программ является 1С: Предприятие (расчет заработной платы, платежные документы, бухгалтерия).



  1. Значение международных классификаций информации для обеспечения информационной совместимости информационных систем разных стран
  1   2   3

Похожие:

Расчетно-графическая работа по дисциплине: «Информационное обеспечение управления» на тему: «Разработка электронного офиса» iconДипломная работа на тему: «Информационное обеспечение управления предприятием»
Тема проекта: «Информационное обеспечение управления предприятием» (по материалам ОАО «Технический университет Кубгту»)
Расчетно-графическая работа по дисциплине: «Информационное обеспечение управления» на тему: «Разработка электронного офиса» iconРасчетно-графическая работа по дисциплине: «Основы автоматизированного управления технологическими процессами» Тема: «Блок осушки сжатого воздуха»
Открытие новых месторождений не приведёт к изменению ситуации на энергорынке, но при постройке газоперерабатывающих заводов можно...
Расчетно-графическая работа по дисциплине: «Информационное обеспечение управления» на тему: «Разработка электронного офиса» icon«Электроснабжение» федеральное агентство по образованию государственное образовательное учреждение
Шевченко Н. Ю. Расчетно-графическая работа по дисциплине «Электроснабжение»: Учеб пособие / Волггту, Волгоград, 2006. – 76 с
Расчетно-графическая работа по дисциплине: «Информационное обеспечение управления» на тему: «Разработка электронного офиса» iconРасчетно-графическая работа №2 «Приложения производной»

Расчетно-графическая работа по дисциплине: «Информационное обеспечение управления» на тему: «Разработка электронного офиса» iconКурсовая работа 6 семестр срс 64 час Расчетно-графическая работа
Фгбоу впо «Саратовский государственный технический университет имени Гагарина Ю. А.»
Расчетно-графическая работа по дисциплине: «Информационное обеспечение управления» на тему: «Разработка электронного офиса» iconМетодические указания к лабораторной работе по дисциплине
Разработка баз данных в среде Delphi: методические указания к лабораторной работе по дисциплине "Информационное обеспечение систем...
Расчетно-графическая работа по дисциплине: «Информационное обеспечение управления» на тему: «Разработка электронного офиса» iconРеферат по дисциплине Документационное обеспечение управления образовательными учреждениями на тему: «Виды документов в образовательных учреждениях и их классификация»
Реферат по дисциплине Документационное обеспечение управления образовательными учреждениями на тему
Расчетно-графическая работа по дисциплине: «Информационное обеспечение управления» на тему: «Разработка электронного офиса» iconКурсовая работа это итоговая самостоятельная расчётно-графическая работа студента по курсу «Электроэнергетика»
Основные задачи дисциплины комплексное изучение вопросов, связанных с передачей, преобразованием и распределением электроэнергии,...
Расчетно-графическая работа по дисциплине: «Информационное обеспечение управления» на тему: «Разработка электронного офиса» iconКурсовая работа по дисциплине «маркетинг» На тему: «Роль рекламы в продвижении товара»
Объем расчетно-пояснительной записки составляет 36 страниц, в том числе 2 рисунка, 1 схема, 1 таблица
Расчетно-графическая работа по дисциплине: «Информационное обеспечение управления» на тему: «Разработка электронного офиса» iconНаучная работа по дисциплине Технология научных исследований На тему «графическая иллюстрация оптимизации метода наискорейшего спуска для функции нескольких переменных»
«графическая иллюстрация оптимизации метода наискорейшего спуска для функции нескольких переменных»
Разместите кнопку на своём сайте:
Библиотека


База данных защищена авторским правом ©lib.znate.ru 2014
обратиться к администрации
Библиотека
Главная страница