Определение проекта, жизненный цикл проекта, фазы жизненного цикла проекта




Скачать 126.79 Kb.
НазваниеОпределение проекта, жизненный цикл проекта, фазы жизненного цикла проекта
Дата01.11.2012
Размер126.79 Kb.
ТипДокументы
Опыт использования Primavera на фазе инициации проекта.





Карпова В. С
проектный аналитик Центра управления проектами ОАО «СевЗап НТЦ»

Определение проекта, жизненный цикл проекта, фазы жизненного цикла проекта.


Компания ОАО «СевЗап НТЦ» в своей внешней и внутренней деятельности применяет методы проектно-ориентированного управления. Основой для создания нормативной базы Компании для инициации и реализации проектов, относящихся к ее деятельности, является Регламент управления проектами. Этот документ, в частности, дает основные понятия, термины по управлению проектами и содержание фаз жизненного цикла проекта.

В нем проект определяется как комплексное, не повторяющееся мероприятие, ограниченное по времени, бюджету, ресурсам, направленное на реализацию контракта на строительство энергетического объекта, а также на реализацию других контрактов, непосредственно связанных с профильной деятельностью компании. Основной целью проекта является создание конечного продукта (оказание услуги).

Все проекты Компании можно разделить на две группы:

  • внешние проекты, направленные на реализацию контрактов, непосредственно связанных с профильной деятельностью Компании (проектирование и строительство энергетических объектов, разработка проектной документации и др.);

  • внутренние проекты, направленные на выполнение задач обеспечения функционирования и развития самой Компании.

Для внешних проектов к особенностям управления относится укрупненное планирование (до уровня этапов), где каждый этап может представлять собой подпроект, планируемый и выполняемый подрядчиком.

Любой проект разделяется на фазы, последовательность которых определяет жизненный цикл проекта. Существует несколько моделей жизненного цикла проекта. Многие из них применяются к конкретной отрасли промышленности или к конкретному типу проекта. Регламент управления проектами Компании определяет следующие основные фазы жизненного цикла проекта:

  • инициация;

  • планирование;

  • исполнение;

  • завершение.

Выходом каждой фазы являются результаты, анализ которых позволяет принять решение или о переходе к следующей фазе проекта, или об исправлении возникших ошибок, или о завершении проекта. Положительные результаты завершения каждой фазы проекта обеспечивают продвижение к достижению цели всего проекта в целом, т.е. создание конечного продукта (за исключением случая завершения проекта в силу нецелесообразности его продолжения). Следует отметить, что следующая фаза проекта может начинаться еще до окончания предыдущей фазы и принятия решений по результатам ее выполнения [1]. Конечно, в этом случае, существуют определенные риски. Но, если они принимаются, такая ситуация считается допустимой.

Фаза инициации проекта


PMBOK определяет инициацию как процесс формального санкционирования нового проекта или перехода выполняющегося проекта в следующую фазу [1]. Формальное санкционирование проекта не должно происходить без предварительного анализа и планирования. Чтобы понять необходимость осуществления проекта, необходимо определить характеристики конечного продукта, созданного в результате реализации проекта, изучить потенциальных потребителей продукта, уровень конкуренции на рынке. Именно поэтому фаза инициации проекта является важнейшей фазой проведения подготовительных работ. На этой фазе определяется проект, осуществляется его обоснование и принимается решение о его начале. Результаты проработки бизнес-идеи будущего проекта на этой фазе позволят избежать проблем на всех последующих фазах жизненного цикла проекта. Особенно стоит отметить важность этой фазы для инвесторов. Цена изучения вопроса об эффективности проекта на этой фазе несоизмеримо ниже возможных убытков в будущем, когда недостаточно проработанный проект будет уже инициирован. Недооценка значения фазы инициации является достаточно распространенной ошибкой. Очень часто в силу определенных условий, при проведении работ фазы инициации параллельно начинают проводиться работы следующей фазы планирования, а, бывает, и фазы исполнения проекта. Например, при подготовке тендерной документации начинаются работы по проектированию объекта, хотя сам проект строительства объекта еще не инициирован.

Содержанием фазы инициации проекта являются маркетинговые исследования, подготовка и участие в тендерах, оценка рисков инициируемого проекта, его концептуальное планирование и другие работы, направленные на подготовку информации для принятия решения об инициации проекта или отказ от его реализации. Следует отметить, что особенностью управления внешними проектами Компании является большая длительность фазы инициации. Для этих проектов достаточна высока вероятность отказа от перехода к последующим фазам жизненного цикла проекта (выявленная экономическая нецелесообразность, проигрыш тендера и т.п.).

В соответствии с утвержденным Регламентом управления проектами Компании, начало работ на фазе инициации осуществляется приказом о начале фазы инициации. В этот момент определяются:

  • бюджет данной фазы проекта;

  • состав и сроки подготовки документов, обязательных на данной стадии.

  • состав команды проекта на фазе инициации и ее руководитель, который осуществляет руководство работой по подготовке информации для принятия решения об инициации проекта или отказе от него.


В соответствии с Регламентом управления проектами, принятым в Компании, команда проекта на фазе инициации обозначается термином Временная рабочая группа проекта (ВРГП).

Стоит отметить, что на фазе инициации может работать одна команда, а исполнять проект будет уже другая команда проекта. Причем, в состав последней могут войти сотрудники, которые не принимали участия в работе команды проекта на фазе инициации.

Содержанием плана работы команды проекта на фазе инициации проекта являются определение целей и задач проекта; оценка временных и стоимостных параметров проекта; подготовка технико-коммерческого предложения и тендерной документации; передача указанных документов заказчику; участие в торгах/тендере, проводимых заказчиком; оценка экономической целесообразности проекта, рисков проекта; наличия у Компании и ее партнеров ресурсов, необходимых для исполнения проекта; создание предварительного календарного плана; рассмотрение и согласование проекта договора и другие преддоговорные работы, определяемые спецификой проекта. Бизнес-процесс Компании «Фаза инициации проекта» приведен на рис. 1.




рис. 1 Бизнес-процесс Компании «Фаза инициации проекта»

На фазе инициации выпускаются определенные документы, которые условно можно разделить на внешние и внутренние.

К внешним документам относятся:

  • протоколы о намерениях, протоколы технических совещаний, переписка по проекту;

  • проект договора при положительном результате фазы инициации.


К внутренним документам относятся:

  • согласованные ТУ/ТТ заказчика;

  • календарный план-график работы команды проекта на фазе инициации;

  • бюджет работ на фазе инициации проекта;

  • заключение об экономической целесообразности проекта;

  • заключение о наличии необходимых ресурсов у Компании и партнеров (оценка реализуемости проекта);

  • концептуальный (укрупненный) план-график проекта с точностью планирования не менее 20% (в дальнейшем, в случае принятии решения об инициации проекта, составляется более детальный план проекта);

  • оценка рисков проекта.


В Компании при положительном результате работ на фазе инициации заключается договор на проведение работ (или оказание услуг) для внешних проектов или техническое задание для внутренних проектов, а также издание приказа об инициации проекта. В этот момент определяется состав команды проекта и ее руководитель (Управляющий проектом). Причем, в состав команды проекта могут войти сотрудники, которые не принимали участия в работе команды проекта на фазе инициации.

Возможности использования Primavera на фазе инициации проекта


Информационная система управления проектами (ИСУП) Компании реализована на базе программных продуктов фирмы Primavera. ИСУП обеспечивает выполнение задач календарно-сетевого планирования не только на фазах уже собственно реализации проекта, когда известны и конкретизированы большинство исходных данных, но и на фазе инициации проекта.

Primavera   многопользовательская система, рассчитанная на одновременную работу нескольких пользователей с группой проектов. Все проекты Компании структурированы по типу объектов проектирования и строительства. Отдельно выделены проекты, находящиеся на фазе инициации. Проекты Компании сгруппированы также по портфелям. Портфель проектов можно определить как группу проектов, объединенных в соответствии с определенными критериями. Портфели проектов создаются исходя из стратегических целей компании.

Для каждого пользователя определены права доступа, в соответствии с которыми он получает возможность работать только с определенными проектам в структуре проектов предприятия. Также определены профили доступа. В них каждому пользователю определены действия, которые он может выполнять над группами данных.

Primavera позволяет создавать и изменять базу данных типовых операций (модуль Methodology Management). В ИСУП Компании созданы базовые методологии по основным группам проектов. Они используются при создании новых проектов с помощью Мастера создания проектов в Project Management. Это значительно снижает трудоемкость процесса ввода данных по каждому проекту, особенно, если проекты похожи по составу уровней декомпозиции работ (например, проектирование и строительство однотипных объектов).

Важно, что благодаря возможностям Primavera, созданы унифицированные формы отчетов для отображения данных и их последующего сравнения не только по реализуемым проектам, но и для проектов, находящихся на фазе инициации, когда детальные исходные данные по проекту еще неизвестны.

Ниже приведены некоторые приемы и примеры использования инструментов Primavera Project Management при моделировании плана работы команды проекта на фазе инициации и составлении концептуального плана проекта на фазе инициации.

  1. При моделировании работы команды проекта на фазе инициации, как один из вариантов, проект создается в структуре проектов предприятия (EPS) на соответствующем уровне со статусом «Планируемый». При составлении плана работы команды проекта на фазе инициации для обозначения таких ключевых моментов, как «подписание приказа…», «проведение совещания…», «подписание письма…» и т.д., лучше использовать работы типа веха, которые имеют нулевую длительность. Таким образом, можно смоделировать план работы команды проекта на фазе инициации по вехам. Целесообразно выделить основные этапы (уровни декомпозиции работ). Например, для проекта строительства это могут быть следующие этапы: разработка обоснований, утверждение тарифных условий проекта, проектное финансирование, организационная работа, проведение конкурсов (тендеров), заключение договоров. Это позволит в дальнейшем получить укрупненный план-график работы команды проекта на фазе инициации.

  2. При создании проекта в структуре проектов предприятия целесообразно в идентификаторе проекта добавлять определенные обозначения. Например, для проекта «Планирование работы команды проекта на фазе инициации» добавить обозначение «ВРГП». А для концептуального плана проекта добавить обозначение «КП», как это представлено на рис. 2. В дальнейшем это будет удобным параметром, используемым при построении отчетов (например, для отображения / скрытия в отчете данных по обозначенным проектам).




рис. 2. Определение идентификатора проекта.

  1. Основной характеристикой фазы инициации с позиции создания концептуального плана будущего проекта является многовариантность. В ИСУП должна существовать возможность создания нескольких вариантов плана будущего проекта и инструментов для их дальнейшего сравнения между собой по определенным параметрам. В Primavera Project Management такой возможностью является создание проектов со статусом «Что-Если» (рис. 3   рис. 4).




рис. 3. Проекты со статусом «Что Если» в структуре проектов предприятия.



рис. 4. Определение статуса проекта в форме проекта.

Для сравнения данных по нескольким проектам в Primavera Project Management достаточно удобно использовать отчеты. Причем, наряду с использованием стандартных отчетов, у пользователя существует возможность создавать свои отчеты. Создание отчетов с помощью Мастера создания отчетов не вызывает у пользователей никаких трудностей. Существует множество возможностей по управлению отображением данных в отчете. Это и выбор только необходимых полей данных, и использование группировки, сортировки и фильтров для оптимизации отображения данных. Как пример, в качестве параметров, используемых для сравнения вариантов концептуальных планов будущего проекта, могут использоваться, предполагаемые даты финиша проекта, предполагаемые исходные длительности по проекту в целом и по отдельным этапам (уровням декомпозиции работ), предполагаемые даты ключевых моментов проекта (работы-вехи).

  1. Удобство сравнения данных по нескольким проектам обеспечивается также существующей в Primavera Project Management возможностью одновременной работы с несколькими проектами. Также удобно сравнивать данные по нескольким проектам, используя пользовательские настройки окна отображения данных, сохраненные в виде макета. Макеты – это еще один инструмент Primavera Project Management, который удобен как для просмотра итоговых данных по проектам в разделе «Проекты», так и для просмотра детальных данных по работам проекта в разделе «Работы». Причем, наряду с использованием готовых макетов пользователь может создавать свои макеты в соответствии с определенными для него правами. Таким образом, интерфейс Primavera Project Management является достаточно гибким и настраиваемым под потребности пользователя.

  2. Для дальнейшей организации проектов по определенным категориям, каждому проекту должны назначаться соответствующие значения кодов проекта. Коды проекта упрощают использование таких инструментов, как фильтры, суммирование данных, группировка при анализе и сравнении данных по проектам. Они также удобны при построении отчетов, когда необходимо вывести данные по определенным категориям проектов. В структуре кодов проекта для кода «Тип проекта» (рис. 5) можно добавить новые значения, например, «Планирование работы команды проекта на фазе инициации» и «Создание концептуального плана проекта». В дальнейшем это значение кода назначается на проект (рис. 6).




рис. 5 Коды проекта.




рис. 6 Назначение кода проекта

  1. При проведении работ на фазе инициации подписываются различные документы, проводятся совещания с утвержденными протоколами, ведется переписка. Primavera позволяет хранить все эти и другие документы по проекту с возможностью их просмотра и редактирования различными пользователями, в соответствии с определенными для них правами и настройками соответствующих профилей безопасности (рис. 7).




рис. 7. Настройка профиля безопасности.

Для этого создается иерархическая структура документов проекта, в которой на каждый уровень может быть назначен файл соответствующего документа. Причем, режим доступа к этому файлу (персональный или общий) определяется самим пользователем (рис. 8).




рис. 8. Назначение файла документа в выбранном режиме доступа.

Каждый документ может быть назначен на весь проект, на определенный уровень декомпозиции работ, на конкретную работу проекта. Таким образом, Primavera поддерживает создание и ведение электронной библиотеки документов для обеспечения информационной поддержки проекта, начиная с самой первой фазы его жизненного цикла – фазы инициации.

  1. По нашему опыту, при работе с проектом в Primavera Project Management достаточно удобным инструментом являются пользовательские поля данных. Они помогают отображать в таблицах, отчетах информацию по данным проекта, которые не предусмотрены стандартными полями. Это достаточно актуально на этапе, когда известны в основном укрупненные данные по проекту.




рис. 9. Отображение данных пользовательского поля в таблице проекта.

  1. Чтобы хранить актуальную информацию при составлении концептуального плана проекта или планировании работы команды проекта на фазе инициации, в Primavera Project Management удобно использовать заметки (рис. 10). Они позволят отслеживать все вносимые в проект изменения, комментарии и т.д.




рис. 10. Назначение заметок в форме проекта.

  1. При планировании работы команды проекта на фазе инициации важно определить ответственных за выполнение проекта, отдельных работ и групп работ. Для этого на уровне проекта в разделе «Проекты», или на соответствующем уровне декомпозиции работ (WBS) в разделе «WBS», или для конкретной работы в разделе «Работы» назначается ответственный из организационной структуры (OBS)   рис. 11. В дальнейшем, эта информация может использоваться при настройке макетов (рис. 12) и в отчетах для отображения данных по уровням ответственности.




рис. 11. Назначение ответственного на уровень «Проект».




рис. 12. Настройка макета раздела «Проекты» по уровням ответственности.

Заключение


ИСУП Компании, реализованная на базе программных продуктов фирмы Primavera, позволяет работать не только с инициированными проектами, но и проектами, находящимися на фазе инициации.

Особенностями этого этапа являются:

  • планирование собственно работы команды проекта на фазе инициации по обеспечению принятия решения об инициации проекта или отказе от него;

  • создание концептуального плана проекта.

Возможности Primavera позволяют эффективно решать обозначенные задачи.

Литература


  1. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBoK Guide) – 2004 ed.

  2. Клиффорд Ф. Грей, Эрик У. Ларсон. Управление проектами: Практическое руководство/ Пер. с англ. – М.: Издательство «Дело и сервис», 2003. – 528 с.




Похожие:

Определение проекта, жизненный цикл проекта, фазы жизненного цикла проекта iconПлан проекта Подготовительный этап. Анализ существующего состояния и определение потребности идея проекта. Поиск информации банк идей и предложений
Выработка концепции проекта отбор и использование определённых идей в конкретных условиях
Определение проекта, жизненный цикл проекта, фазы жизненного цикла проекта icon1 Сущность управления проектами. Жизненный цикл проекта 3
Формирование команды — способ повышения экономической эффективности организации 10
Определение проекта, жизненный цикл проекта, фазы жизненного цикла проекта icon2. 4 Архитектурное проектирование программного изделия
Цель фазы. Виды деятельности в фазе. Ответственные за определение архитектурного проекта
Определение проекта, жизненный цикл проекта, фазы жизненного цикла проекта iconНазвание инвестиционного проекта, его суть и целесообразность реализации
Корпорации и других Участников проекта, подкреплённое результатами финансовых прогнозов, анализом потенциала рынка, прозрачностью...
Определение проекта, жизненный цикл проекта, фазы жизненного цикла проекта iconТема проекта: «Правила и безопасность дорожного движения» Тип проекта
Участники проекта: Дети старшего дошкольного возраста, их родители, педагоги доу
Определение проекта, жизненный цикл проекта, фазы жизненного цикла проекта iconЗанятия 11-14. Проектная деятельность по теме «Геронтология»
Выбор темы проекта, обсуждение плана разработки проекта, разработка проекта, подготовка к представлению и защите
Определение проекта, жизненный цикл проекта, фазы жизненного цикла проекта iconОбразовательная программа для «бакалавров»: День 1-ый: Описание проекта с помощью технологии тор
Лекция: Введение в курс «Дизайн проекта». Уточнение календарного плана-графика проекта
Определение проекта, жизненный цикл проекта, фазы жизненного цикла проекта iconЦыпин П. Е. Управление персоналом: Конспект лекций
Первый посвящен методологии управления персоналом проекта и рассматривает такие вопросы, как планирование человеческих ресурсов,...
Определение проекта, жизненный цикл проекта, фазы жизненного цикла проекта iconИ краткое описание проекта. Цели и задачи проекта
Автор и руководитель проекта Вялков А. В., соавторы: Шипулина Анастасия, Щербинина Анастасия, ученицы 10 класса
Определение проекта, жизненный цикл проекта, фазы жизненного цикла проекта iconПроекты на территории Российской Федерации
После завершения реализации 1-го этапа проекта по поставке электроэнергии из России в Китай разработка технико-экономического обоснования...
Разместите кнопку на своём сайте:
Библиотека


База данных защищена авторским правом ©lib.znate.ru 2014
обратиться к администрации
Библиотека
Главная страница