Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации




НазваниеИнструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации
страница5/9
Дата02.10.2012
Размер1.14 Mb.
ТипИнструкция
1   2   3   4   5   6   7   8   9

Договор (контракт, соглашение)


  1. Договоры (контракты, соглашения) (далее – договоры), заключаемые от имени Министерства (территориального органа), оформляются в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон.

  2. Международные договоры Российской Федерации межведомственного характера, договоры с федеральными органами исполнительной власти, другими государственными органами Российской Федерации, иные публично-правовые договоры оформляются компетентными подразделениями и визируются в установленном Инструкцией порядке.

Перед представлением на подпись руководству Министерства проекты указанных договоров, кроме международных договоров Российской Федерации межведомственного характера, визируются директором Департамента организации и контроля.

Проекты договоров, подготовленные иными федеральными органами исполнительной власти, передаются на экспертизу в подразделения по их компетенции, затем оформляются, визируются и подписываются в аналогичном порядке.


  1. После подписания подлинники договоров передаются для регистрации в СЭД по порядку номеров в пределах календарного года в Департамент организации и контроля. Подписи руководства Министерства на договоре заверяются гербовой печатью.

Один экземпляр договора помещается в номенклатурное дело Департамента организации и контроля (подразделения территориального органа, ответственного за ведение делопроизводства), остальные экземпляры направляются сторонам договора.

Подлинники международных договоров Российской Федерации межведомственного характера не подлежат регистрации в СЭД и поступают на хранение в Департамент международного права и сотрудничества.

  1. Финансово-хозяйственные и иные гражданско-правовые договоры (государственные контракты) оформляются Департаментом управления делами (финансово-хозяйственным подразделением территориального органа), визируются в порядке, установленном Инструкцией, и представляются на подпись уполномоченному должностному лицу.

Подлинники финансово-хозяйственных и иных гражданско-правовых договоров (государственных контрактов) заверяются гербовой печатью, регистрируются и хранятся в Департаменте управления делами (финансово-хозяйственном подразделении территориального органа).


Доверенность


  1. Доверенность оформляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Доверенность подтверждает наличие у представителя прав действовать от имени Министерства (территориального органа), а также определяет условия и границы реализации этих прав.

Доверенность подписывает Министр (начальник территориального органа). После подписания доверенность регистрируется в Департаменте организации и контроля (подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства) в СЭД и заверяется гербовой печатью.


IV. Организация документооборота


Принципы организации документооборота


  1. Прохождение документов в Министерстве (территориальном органе) с момента получения или создания до завершения их исполнения или отправки образует документооборот, который состоит из трех основных документопотоков: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация.

  2. Организация документооборота осуществляется с учетом следующих принципов:

централизация операций по приему и отправке документов;

распределение документов на документопотоки;

организация предварительного рассмотрения входящих документов;

однократность регистрации документов;

регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

  1. Учет количества документов по Министерству (территориальному органу) в целом и по отдельным подразделениям (подразделениям территориального органа) ведется с помощью СЭД.


Прием и первичная обработка поступивших документов


  1. Доставка документов в Министерство (территориальный орган) осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской связи и по электронным каналам связи, в том числе по системе МЭДО.

С помощью почтовой связи в Министерство (территориальный орган) доставляется корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.

Федеральной фельдъегерской связью доставляется служебная корреспонденция из государственных органов.

По каналам электронной связи поступают телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения.

  1. Корреспонденция, адресованная в Министерство (территориальный орган), поступает в Департамент организации и контроля (подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства).

Документы, доставляемые в Министерство фельдъегерской связью из органов государственной власти в рабочее время, принимаются в Департаменте организации и контроля, в нерабочее время и в нерабочие и праздничные дни – в приемной Министра.

Конверты (бандероли) с документами проверяются на целостность упаковки, правильность доставки, затем вскрываются (за исключением пакетов с пометкой «лично»), после чего проверяется правильность вложения документов. Пакеты с пометкой «лично» учитываются и незамедлительно передаются по назначению.

О повреждении, отсутствии в конверте документа или приложений к нему, подписи на документе, несоответствии номера, указанного на конверте, номеру документа сообщается отправителю документа. При необходимости составляется акт в трех экземплярах, первый экземпляр которого направляется отправителю, второй – приобщается к документу, третий – остается в Департаменте организации и контроля (подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства). Акты подписываются служащим, вскрывшим пакет, и утверждаются начальником (заместителем начальника) отдела документационного обеспечения (руководителем подразделения территориального органа, ответственного за ведение делопроизводства).

Ошибочно поступившие документы немедленно пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю с сопроводительным письмом.

Конверты после проверки уничтожаются, кроме конвертов с обращениями граждан и случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя документа или когда дата почтового штемпеля может подтвердить время отправления и получения документа.


Поступившая в Министерство (территориальный орган) на имя руководства Министерства (территориального органа) срочная корреспонденция с пометками о срочности («Весьма срочно», «Срочно», «Вручить немедленно») и телеграммы доставляются по назначению немедленно.


Предварительное рассмотрение входящих документов


  1. Департаментом организации и контроля (подразделением территориального органа, ответственным за ведение делопроизводства) производится предварительное рассмотрение входящих документов в целях выделения документов, требующих обязательного рассмотрения руководством Министерства (территориального органа). Входящие документы, не требующие рассмотрения руководством, направляются непосредственно в подразделения (подразделения территориального органа). Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

  2. После предварительного рассмотрения документы направляются руководству Министерства (территориального органа) в соответствии с распределением обязанностей для вынесения указаний по исполнению документа. Все входящие документы рассматриваются в день поступления, в первую очередь – документы с пометками о срочности.

  3. Руководители подразделений (подразделений территориального органа) рассматривают документы по мере их поступления, документы, содержащие срочные поручения, а также поступившие для согласования (визирования), – немедленно.


Регистрация входящих документов


  1. Регистрация всех входящих документов осуществляется в Департаменте организации и контроля (подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства).


Не подлежит регистрации следующая входящая корреспонденция:

печатные издания (книги, журналы, бюллетени, пособия);

рекламные извещения, плакаты, программы совещаний и конференций;

библиографические справочники;

поздравительные письма, телеграммы, открытки;

пригласительные билеты;

поступающая без сопроводительного письма бухгалтерская документация (счета на оплату товаров и услуг, платежные поручения, накладные, кассовые чеки);

формы статистической отчетности;

адресованная службам и учреждениям (передается по принадлежности).

Корреспонденция на иностранном языке, поступившая на имя руководства Министерства, до регистрации передается в Департамент международного права и сотрудничества для составления неофициального перевода (аннотации). Вместе с неофициальным переводом (аннотацией) корреспонденция на иностранном языке возвращается на регистрацию.

Входящие документы с пометками о срочности регистрируются незамедлительно.

  1. Регистрация входящих документов осуществляется путем создания регистрационной карточки документа (далее – РК) в СЭД, которой автоматически присваивается регистрационный номер.

РК имеет следующие реквизиты:

вид документа;

отметка об ограничении доступа к документу;

номер экземпляра;

корреспондент (адресант) – организация, из которой поступил документ, для обращений граждан – фамилия, имя, отчество гражданина;

номер документа – исходящий номер документа, присвоенный организацией – автором документа;

дата документа;

подпись – фамилия лица, подписавшего документ;

адресат – название организации или фамилия должностного лица, на имя которого поступил документ;

содержание – краткое содержание документа, отвечающее на вопрос: о чем?;

состав – количество листов (страниц) документа и через знак «плюс» – количество листов, брошюр, компакт-дисков и другого приложения (при наличии);

количество экземпляров;

рубрики;

примечание.

  1. К РК путем сканирования прикрепляется электронный образ документа. Не сканируются и не прикрепляются электронные образы следующих документов: с пометкой «Для служебного пользования»; содержащие персональные данные; нотариально заверенные, а также скрепленные документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации; объемные приложения к документам (брошюры, книги, проспекты).

В РК вводятся при наличии дополнительные сведения: пометка «Для служебного пользования» с номером экземпляра, связки с другими документами, при необходимости производится заполнение журнала передачи.

  1. Регистрационный штамп (штрих-код) печатается на лицевой стороне первой страницы документа, поступившего на бумажном носителе, в ее правой нижней части и содержит дату и регистрационный номер, который автоматически присваивается СЭД.


Рассмотрение документов руководством Министерства

(территориального органа) и доведение документов до сведения исполнителей


  1. Руководство Министерства (территориального органа) в соответствии с распределением обязанностей дает указания по исполнению документов.

  2. Проекты указаний Министра по исполнению документов оформляются Департаментом организации и контроля, заместителей Министра – референтами, обеспечивающими деятельность заместителей Министра.


Подготовка проектов указаний по исполнению документов, поступивших в адрес подразделений, осуществляется в самих подразделениях.

Порядок подготовки проектов указаний по исполнению документов, поступивших в адрес территориального органа, определяется его начальником.

  1. После утверждения указания по исполнению документа в СЭД оно считается доведенным до сведения исполнителя (автоматически передается в электронные папки исполнителей).

Документы, поступившие на бумажных носителях, передаются в Департамент организации и контроля (подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства) для направления ответственному исполнителю. Соисполнителям копии на бумажном носителе не направляются. Для работы используется электронный образ документа, прикрепленный к РК в СЭД, в том числе полученный по системе МЭДО.

Документы поступают исполнителям по СЭД.


Организация работы с исходящими документами


  1. Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными Инструкцией правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Министерства (территориального органа) (внутреннее согласование) возлагается на подразделение (подразделение территориального органа) – ответственного исполнителя документа.

  2. Проекты документов Министерства (территориального органа) готовятся в соответствии с требованиями по оформлению документов; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

До представления на подпись руководству исполнитель проверяет правильность оформления документов, адресации, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости – справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, указателя рассылки.


Согласование проекта документа может производиться в электронном виде с использованием электронной подписи.

  1. Документы, представляемые на подпись руководству Министерства, руководству подразделений (территориального органа), должны иметь временный номер с прикрепленным электронным образом документа к его РК в СЭД. Не прикрепляются к РК электронные образы документов, указанных в п. 111 Инструкции.

  2. В РК исполнителем заполняются следующие поля:

вид документа;

доступ – общий, ДСП;

подпись – фамилия должностного лица, подписавшего документ;

содержание – краткое содержание документа;

исполнитель – фамилия исполнителя, подготовившего документ;

визы – фамилии должностных лиц, завизировавших документ;

адресаты – организации, в которые направляется документ;

кому адресован документ;

номер бланка;

состав – количество листов документа и приложений к нему;

связи карточек – указываются номер и дата письма, на которое дается ответ;

журнал – делается отметка о передаче документа на подпись и соответственно о приеме данного документа.


Регистрация исходящих документов


  1. Документы, подписанные руководством Министерства, передаются исполнителем на регистрацию и отправку в Департамент организации и контроля.

Документы, подписанные руководством подразделений, регистрируются в соответствующих подразделениях и передаются на отправку в Департамент организации и контроля.

Документы, подписанные руководством территориального органа, передаются на регистрацию и отправку в подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства.

  1. При регистрации проверяются правильность оформления реквизита «Адресат», наличие подписей, приложений, указанных в тексте документа, отметки об исполнителе и соответствие количества экземпляров документа указателю рассылки. Документы с подписью руководства Министерства сканируются и их электронные образы прикрепляются к РК. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

  2. Регистрация исходящих документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

Сведения о регистрируемых документах хранятся в базе данных СЭД в целях учета, поиска, хранения и использования документов.

Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа и на копии.

  1. Вторые (визовые) экземпляры документов формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Соответствующая информация о списании документа вносится в РК. Входящие документы формируются в дела вместе с визовыми экземплярами ответов на них. Подлинники документов, отправленных по системе МЭДО, а также входящие документы (поручения, письма) подшиваются в соответствующее дело.

Регистрационный номер и дата документа присваиваются СЭД автоматически и с РК переносятся на документ зарегистрировавшим его служащим.


Отправка документов


  1. Отправку исходящих документов Министерства (территориального органа) осуществляет Департамент организации и контроля (подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства). Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Документы, подлежащие отправке, передаются в Департамент организации и контроля (подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства) полностью оформленными, с указанием почтового адреса или с указателем рассылки.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их регистрации или не позднее следующего рабочего дня.

  1. Исполнитель, получающий подлинник документа для передачи непосредственно адресату, расписывается в получении на его копии, остающейся в деле, а в РК делается отметка об отправке документа нарочным.

  2. Отправка документов, подписанных руководством Министерства и адресованных в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, осуществляется Департаментом организации и контроля фельдъегерской связью или по системе МЭДО.

  3. Отправляемые документы пересылаются почтой и с помощью технических средств связи. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает подразделение (подразделение территориального органа) – исполнитель.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

  1. При отправке документа почтой в Департаменте организации и контроля (подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства) осуществляются конвертование документа с указанием адреса, взвешивание, франкирование и передача на отправку в местное отделение связи.

При отправке документов фельдъегерской связью осуществляются их конвертование с указанием адреса, составление реестра на документы и передача сотруднику фельдъегерской службы.

На заказную корреспонденцию составляются реестры. После отправки документов реестры с росписью работника почтового отделения связи о получении корреспонденции и печатью возвращаются в Департамент организации и контроля (подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства).


Регистрация и прохождение внутренних документов


  1. Прохождение внутренних документов состоит из следующих этапов:

подготовленному проекту документа исполнитель присваивает временный регистрационный номер в СЭД и прикрепляет к РК документа его электронный образ, за исключением электронных образов документов, указанных в п. 111 Инструкции. После подписания документа руководителем служащий подразделения (подразделения территориального органа), ответственный за ведение делопроизводства, присваивает ему постоянный номер. Затем внутренний документ передается в Департамент организации и контроля для направления адресату. В журнале передачи РК документа производится отметка о соответствующей передаче. Полученный адресатом внутренний документ не подлежит повторной регистрации в СЭД. В его РК делаются отметки: о приеме, об указаниях по исполнению документа, об исполнении и другие отметки.

При необходимости на полученный внутренний документ готовится ответ, который также подлежит аналогичной регистрации в СЭД с указанием связи РК.

Подготовка и передача внутренних документов Министерства (территориального органа) может осуществляться в электронном виде в СЭД с использованием электронной подписи.

  1. Копии подписанных руководством Министерства (начальником территориального органа) приказов (распоряжений), кроме имеющих пометку «Для служебного пользования», могут рассылаться в электронном виде по СЭД, согласно информации, внесенной исполнителем в РК.


1   2   3   4   5   6   7   8   9

Похожие:

Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации iconПри министерстве юстиции российской федерации
Министерстве юстиции Российской Федерации на основании запроса Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Ярославской...
Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации iconИнструкция по делопроизводству в северо-уральском управлении федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору
Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и...
Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации iconПриказ от 30 декабря 2005 г. N 258 об утверждении инструкции об организации работы по социальному обеспечению сотрудников и их семей в уголовно-исполнительной системе
Положением о Министерстве юстиции Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 13. 10. 2004 n 1313...
Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации iconИнструкция учитель начальных классов
«Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел «Квалификационные...
Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации iconРоссийской федерации письмо
Министерстве юстиции Российской Федерации 3 марта 2009 г. N 13459, и сообщает, что в соответствий с Указом Президента Российской...
Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации iconИнструкция по делопроизводству
Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией...
Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации iconРаспоряжение Минюста России от 12. 04. 2012 №674-р "Об Экспертном совете при Министерстве юстиции Российской Федерации по мониторингу правоприменения в Российской Федерации" 18. 04. 2012
Распоряжение Минюста России от 12. 04. 2012 №674-р "Об Экспертном совете при Министерстве юстиции Российской Федерации по мониторингу...
Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации icon-
Положения о Министерстве юстиции Российской Федерации, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 13. 10. 2004 №1313,...
Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации iconИнструкция по делопроизводству иркутск
Президента Российской Федерации постановлениями Правительства Российской Федерации и государственным стандартом гост р 30-2003 «Унифицированные...
Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации iconОграниченные вещные права на недвижимое имущество
Международного юридического института при Министерстве юстиции Российской Федерации
Разместите кнопку на своём сайте:
Библиотека


База данных защищена авторским правом ©lib.znate.ru 2014
обратиться к администрации
Библиотека
Главная страница