Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів




НазваниеРозділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів
страница6/8
Дата29.09.2012
Размер0.92 Mb.
ТипДокументы
1   2   3   4   5   6   7   8

2.2.4 Архівний маркетинг


Проблема ефективності використання НАФ має не лише внутріархівне значення, але й винятково важлива в умовах інформатизації суспільства. Вона відбиває рівень сприйняття ретроспективної документної інформації споживачами, результативність використання інформації У тих галузях політики, господарства, культури, науки, в яких вони функціонують. Ефективність організації використання відобра­жає результативність діяльності архівної установи з надавання суспільству архівної інформації. Відтак висока ефективність ор­ганізації використання - це максимальне задоволення архівіс­тами усіх вимог суспільства у ретроспективній документній інформації при оптимальному використанні інформаційних ресурсів. Під вимогами суспільства розуміють не тільки ті по­треби, що знайшли своє втілення у реальному попиті, а й по­тенціальні інформаційні потреби, виявлені архівною установою на перспективу. До показників ефективності належать:

  • відношення кількості виданих для використання справ до загальної кількості справ, які зберігаються в архіві, або кількісний показник включення інформаційних ресурсів архіву до процесу активного використання;

  • відношення кількості справ, якими активно користу­валися (з яких користувачі зробили витяги, зняли копії) до загальної кількості виданих справ;

  • результативність інформаційних заходів архіву, яку виз­начають шляхом зіставлення тематики ініціативної інфор­мації архіву і тематики звернення до архіву [2].

Ефективне використання НАФ досягається шляхом інтегра­ції усіх головних ділянок роботи архіву: експертизи цінності до­кументів НАФ, комплектування ними архівних установ, забез­печення збереженості документів, їх обліку та створення доско­налого довідкового апарату. У цьому контексті всю роботу архівних установ націлено на всебічне розкриття і оптимізацію інформаційного потенціалу НАФ, забезпечення правових, економічних, фінансових, організаційних, технічних, наукових умов організації користування архівними документами й архівною інформацією.


______________________________________________________


Безоплатно виконуються запити українських та іноземних громадян про стаж роботи, нагородження, життя, навчання, участь у війнах та військових конфліктах, репресії і депортації. Відповіді на ці запити потрібні для соціального захисту грома­дян відповідно до законодавства України. Так само безоплатно виконуються запити органів влади, судових і слідчих органів, державних установ. Безоплатними залишаються послуги, що надаються дослідникові у читальному залі. Оплату передбачено лише за додаткові послуги - копіювання документів технічними засобами, переклад, розшифрування текстів, завірювання їх, консультування зі складних проблем. На платній основі нада­ються генеалогічні довідки приватним особам. Розвиток ринко­вих відносин стимулює перегляд переліку платних послуг і рин­ку архівної інформації [6, с. 40].


Отже, згідно Закону України "Про інформацію" всі громадяни України, юридичні особи і державні органи мають право на інформацію, що передбачає можливість вільного одержання, використання, поширення та зберігання відомостей, необхідних їм для реалізації ними своїх прав, свобод і законних інтересів, здійснення завдань і функцій.

Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» регулює відносини, пов'язані із формуванням, обліком, зберіганням і використанням Національного архівного фонду.

Закон України «Про обов'язковий примірник документів» визначає правові засади функціонування системи обов'язкового примірника документів та регулює інформаційні відносини, пов'язані з поповненням національного інформаційного фонду України.

Таким чином, у межах визначених законом повноважень Держкомархів бере участь у формуванні та забезпеченні реалізації державної політики у сфері архівної справи ті діловодства, здійснює нормативно-правове регулювання відносин, визначає перспективи і пріоритетні напрями розвитку, здійснює міжгалузеву координацію, функціональне регулювання та міжнародне співробітництво. У своїй діяльності він керується Конституцією України, чинним законодавством, Положенням про Держкомархів. Його структура відповідає найголовніший напрямам діяльності установ галузі: від формування НАФ, створення оптимальних умов зберігання і користування архівними документами, організації інформаційних систем, розвитку матеріально-технічної бази до розгортання міжнародного співробітництва.

Отже, основні питання організації роботи архівних установ пов'язані з соціальними функціями архівів як центрів зберігання та використання інформаційних ресурсів. Статус, завдання, форми та зміст діяльності архівів зумовлюють їх структуру, кадровий, матеріально-технічний та фінансовий потенціал. Діяльність архівних установ регламентується нормативними актами, відбивається у планах роботи та звітах.

Загалом науково-дослідна та методична робота має важли­віше значення в діяльності усіх установ архівної галузі. Науково-теоретичні та науково-методичні розробки закладають надійний фундамент реформування архівної системи, впровадження но­вітніх технологій і методик в архівну справу, узагальнення і ви­користання вітчизняного й зарубіжного досвіду.

РОЗДІЛ 3


3.1 Функціональні завдання архівів та напрями використання ретроспективної інформації


3.1.1 Функціональні завдання архівів


Практично формування НАФ здійснюється державними архівами через: експертизу цінності документів, утворюваних в діяльності юридичних і фізичних осіб; державний централізований облік і державну реєстрацію документів НАФ; безпосереднє комплектування документами НАФ; організаційно-методичне керівництво і контроль за роботою архівних підрозділів і служб діловодства установ джерел комплектування [3].

Теоретико-методичною основою формування НАФ є експертиза цінності документів, тобто визначення па підставі чинних засад та критеріїв культурної або практичної цінності документів. Її основними завданнями є:

а) визначення по кожній установі складу документів, що мають наукову та культурну цінність і підлягають постійному, тривалому (понад 10 років) або тимчасовому (до 10 років) зберіганню. До документів постійного зберігання належать такі, що відображають основні напрями та підсумки діяльності установи, її управлінську, контрольну, виробничу, наукову, навчальну, фінансову та інші функції: накази з основної діяльності, протоколи засідань колегіальних органів і виробничих нарад, плани, звіти, аналітичні матеріали тощо [9, с. 107].


______________________________________________________


Комплектування державного архіву – це систематичне, цілеспрямоване і планомірне поповнення його складу документами НАФ відповідно до його профілю. Безпосередня організація комплектування архіву починається з вибачення джерел комплектування - юридичних і фізичних осіб, які є утворювачами і/або власниками документів НАФ (або віднесених до НАФ), що підлягають подальшому передаванню на постійне державне зберігання на правах державної власності в обов'язковому порядку або на підставі угоди. Для цього укладаються списки установ (незалежно від форми їх власності), що функціонують в зоні його комплектування і у своїй діяльності утворюють або не утворюють документи, що підлягають віднесенню до НАФ. Такі списки поділяються на список установ-джерел формування НАФ і список установ, що не підлягають внесенню до джерел комплектування (список № 2) [15, с. 6].

На підставі списку установ-джерел формування НАФ укладається список джерел комплектування - складений відповідно до профілю архіву перелік установ, що функціонують в зоні його комплектування і зобов'язані передавати на державне зберігання до архівів у визначені строки на підставі вимог чинного законодавства чи угод між власником і архівом документи НАФ або такі, що підлягають внесенню до нього (список № 1) [23].


______________________________________________________


З метою встановлення правового статусу документів, підтвердження права власності на них та забезпечення державного контролю за їх збереженістю Держкомархів та уповноважені ним державні архівні установи здійснюють державну реєстрацію документів НАФ.

Державній реєстрації підлягають документи, що віднесені експертизою їх цінності до НАФ, незалежно від місця їх зберігання та права власності на них. Факт реєстрації засвідчується в реєстраційному свідоцтві, яке може оформлятися на окремий документ, групу чи комплекс документів. Його отримують усі архіви та фізичні особи (громадяни), що зберігають документи НАФ. У свідоцтві зазначається сумарна кількість взятих на державний облік документів НАФ, які на момент реєстрації зберігаються в сховищах архівів або у приватному зібранні. Чинність свідоцтва поширюється на всі документи НАФ, що надходитимуть до цих архівів і приватних архівних зібрань, з моменту державної реєстрації. У разі зміни кількості і стану документів внаслідок проведення внутріархівних робіт реєстраційне свідоцтво не переоформлюється. Про видачу реєстраційного свідоцтва робиться запис у книзі державної реєстрації документів [29, с. 127].

Документи, на які оформлено реєстраційне свідоцтво або поширена чинність виданого раніше свідоцтва, та описи цих документів у встановленому порядку позначаються штампом "Україна. Національний архівний фонд" [21].

Порядок видавання, переоформлення, внесення змін до реєстраційного свідоцтва та його анулювання, відповідальність за недотримання порядку державної реєстрації документів НАФ, а також інші питання, пов'язані з державною реєстрацією документів НАФ, регулюються "Положенням про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду" [21].

Робота державного архіву з джерелами його комплектування полягає в організації та вдосконаленні роботи служб діловодства, роботи архівних підрозділів, взаємодії з експертними комісіями, проведенні перевірок роботи архівних підрозділів, служб діловодства та експертних комісій, громадських оглядів роботи архівних підрозділів і служб діловодства; організації державного обліку документів НАФ; підвищенні кваліфікації працівників архівних підрозділів, служб діловодства, голів і членів експертних комісій; методичній і практичній допомозі та наданні послуг з питань архівної справи і діловодства на договірних засадах. З метою захисту соціальних прав громадян державні архіви надають установам-джерелам комплектування методичну і практичну допомогу в роботі з документами з особового складу.


______________________________________________________


Державні архівні установи відповідно до специфіки своєї діяльності проводять наукові дослідження у галузі архівознавства, археографії, джерелознавства, дипло­матики, документознавства, генеалогії, історії державних уста­нов, історичної географії, кодикології, палеографії, сфрагістики та інших галузей історичної науки. Водночас співробітники архівних установ досліджують окремі аспекти природничих, еко­номічних, юридичних, технічних наук, пов'язані з архівістикою, а саме: питання удосконалення методів реставрації та консервації документів, розроблення засобів і способів захисту документів від біопошкоджень, визначення нормативів чисельності праців­ників різних типів архівних установ, економічного аналіз діяль­ності архівів, комп'ютеризації архівних технологій та ін. [32, с. 5].

Архівна евристика, тобто спеціальна історична дисципліна про шляхи і засоби пошуку архівної інформації, своїм головним завданням має пошуки і виявлення документів певної тематики, спрямування, авторства тощо. Виявлення раніше невикористовуваної або маловикористовуваної інформації, залучення її до наукового та практичного обігу - найважливіший засіб підви­щення ефективності використання НАФ. Архівний пошук має супроводжуватися джерелознавчим аналізом виявлених доку­ментів. Глибока джерелознавча розробка архівних фондів од­ночасно із вивченням інформаційних потреб суспільства до­зволяє повніше задовольнити духовні й наукові потреби як спо­живачів документної інформації, так і самих архівістів [39, с. 180].

Архівний маркетинг. Ефективність використання архівної інформації має і мате­ріально-грошовий вимір. Збільшення спектру платних послуг у цій галузі й зростання вартості інформації наприкінці 1990-х років зумовили необхідність у архівному маркетингу - спе­ціальній соціологічно-консалтинговій службі, яка займатиметься забезпеченням зв'язків архівних установ та споживачів архівної інформації. Соціологічну частину архівного маркетингу складає вивчення і певною мірою формування кола реальних і потенційних споживачів ретроспективної документної інформації,

______________________________________________________


3.1.2 Основні напрями використання ретроспективної інформації


У практиці науково-інформаційної діяльності державних архівів виділяють кілька напрямів використан­ня архівної інформації.

У сфері управління ретроспективна документна інформація використовується для підготовки управлінських рішень, коли потрібні відомості про стан об'єктів управління та їх роботи у минулому. Архівну інформацію використовують для розв'язан­ня проблем політичного та економічного життя держави або її регіону: прогнозування тенденцій розвитку; аналізу динаміки розвитку галузей господарства, регіонів, міст; реорганізації ор­ганів влади та управління, їх структури та функцій. Одержану в архівах інформацію споживачі, як правило, використовують У найхарактернішій для сфери управління формі: при складанні планів, доповідей, довідок, різних розрахунків [41, с. 71].

У сфері економіки використання архівної інформації має пе­реважно прикладне значення: її застосовують під час рекон­струкції старих і проектування нових промислових об'єктів, вив­чення водних енергетичних ресурсів, покладів корисних копа­лин, прокладання шляхів сполучення у будівництві, архітектурі та в багатьох інших сферах. На підставі виявленої в архівах ін­формації користувачі створюють нові документи - проекти, ста­тистичні таблиці, збірники, довідники, доповідні записки, різну науково-технічну документацію насамперед на стадії проектно-конструкторських робіт (креслення з пояснювальними запис­ками і специфікаціями, заяви на винаходи їх, описання тощо) [48, с. 71].

У політичному житті ретроспективна інформація характе­ризує взаємини між різними державами, націями, класами, соці­альними верствами, громадськими та політичними об'єднаннями, партіями. Такі відомості активно використовуються у міжна­родних відносинах та внутрішній політиці держави. У цьому ви­падку інформація стає підґрунтям інших праць користувачів -книг, брошур, статей, документальних збірників, плакатів, радіо-та телепередач, документальних фільмів, документів диплома­тичного та зовнішньоторговельного характеру (меморандуми, ноти, пам'ятні записки, заяви);

У науковій діяльності ретроспективна документна інформа­ція використовується для забезпечення джерельної бази розвит­ку гуманітарних, природознавчих, технічних та інших наук. Споживачі продукують збірники документів, наукові моногра­фії, дисертації, науково-популярні брошури, статті у наукових та популярних періодичних виданнях [44, с. 47];

У культурно-духовному житті через ретроспективну інфор­мацію забезпечується популяризація знань у різних галузях освіти, культури і мистецтва, особливо у зв'язку з вивченням історичних подій, біографій національних, державних та куль­турних діячів, історії установ освіти, науки і культури тощо. Ін­формація відтворюється споживачами в формі книг, статтею, експозицій музеїв, документальних фільмів, теле- і радіопередач, творів літератури і мистецтва, проектів реставрації у галузі ар­хітектури і прикладного мистецтва тощо;

У соціально-правовому напрямі інформація безпосередньо служить конкретній людині, захищає права та інтереси гро­мадян, її використовують для підтвердження юридичних, май­нових та спадкових прав громадян, для встановлення різних пільг, нарахування пенсій, підтвердження фактів переслідування тоталітарним режимом, інших важливих фактів державної та громадської діяльності. Споживач отримує від архівної установи архівну довідку встановленого зразка, на підставі якої він звер­тається з різними листами, заявами, скаргами, запитами до дер­жавних установ, судових та правоохоронних органів [79].

1   2   3   4   5   6   7   8

Похожие:

Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів iconМіністерство освіти І науки України Сумський державний університет На правах рукопису шамота галина михайлівна
Розділ теоретичні основи управління портфелем інноваційних проектів підприємства
Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів iconЗміст вступ 2 Розділ Теоретичні основи управління інвестиційним портфелем комерційного банку 4
Розділ Теоретичні основи управління інвестиційним портфелем комерційного банку 4
Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів iconЛюбченко павло миколайович
Розділ Громадянське суспільство: теоретичні основи становлення І розвитку
Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів iconРозділ Теоретичні І методичні основи розвитку агротуризму та формування ринку агротуристичних послуг

Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів iconРозділ Теоретичні основи формування конкурентоспроможності національної економіки в умовах інноваційної конкуренції

Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів iconОдеська національна юридична академія на правах рукопису Барський Вадим Рудольфович
Розділ Теоретичні основи нормотворчості представницьких органів місцевого самоврядування
Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів icon12 Сутність та особливості агротуризму як форми економічної активності на селі
Розділ Теоретичні І методичні основи розвитку агротуризму та формування ринку агротуристичних послуг
Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів iconКодекс україни розділ І. Загальні положення розділ ІІ. Адміністрування податків, зборів (обов’язкових платежів)
Розділ ІХ. Рентна плата за транспортування нафти І нафтопродуктів магістральними нафтопроводами та нафтопродуктопроводами, транзитне...
Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів iconКодекс україни розділ І. Загальні положення 2 розділ ІІ. Адміністрування податків, зборів (обов’язкових платежів) 70
Розділ ІХ. Рентна плата за транспортування нафти І нафтопродуктів магістральними нафтопроводами та нафтопродуктопроводами, транзитне...
Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів iconАкадемія адвокатури україни на правах рукопису українець віталій Васильович
Розділ І. Загальні засади кримінальної відповідальності за створення злочинної організації
Разместите кнопку на своём сайте:
Библиотека


База данных защищена авторским правом ©lib.znate.ru 2014
обратиться к администрации
Библиотека
Главная страница