Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів




НазваниеРозділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів
страница5/8
Дата29.09.2012
Размер0.92 Mb.
ТипДокументы
1   2   3   4   5   6   7   8

2.1.2 Правова база місцевого рівня


Планування, тобто визначення видів і обсягів робіт працівників на певний період відповідно до мети і призначення архіву, є складовою частиною управлінських функцій. Для обліку витрат часу при складанні плану дирекція архіву керується "Нормативами трудомісткості основних видів робіт, які виконуються в державних архівах України", що затверджуються наказом начальника Держкомархіву наприклад, приймання справ на державне зберігання: загального діловодства - 450 справ - 1 людино-день; особового походження - 200 справ або 3,5 тис. арк. - 1 людино-день; страхового фонду - 6 тис. кадрів -1 людино-день. Виконання запитів: за документами - 3 довідки - 1 людино-день; за довідковою картотекою - 9 довідок - 1 людино-день. Підготовка: статті, огляду, наукової доповіді - 1 друк. арк. - 30 людино-днів; методичного посібника, методики, інструкції -1 друк. арк. - 26 людино-днів [8, с. 138].

Введення цих нормативів сприяє поліпшенню організації та координації праці, підвищенню її продуктивності, уніфікації виробничих процесів, налагодженню обліку виконаних робіт. На роботи, не передбачені типовими галузевими нормами або якщо умови їх виконання суттєво відрізняються від стандартних, в архіві можуть розроблятися місцеві норми.

Державні архіви звітують за кількома статистичними формами.


______________________________________________________


Архіви звітують і про чисельність, склад та рух працівників, які займають посади керівників і спеціалістів (форма № 1-К),та про чисельність окремих категорій працівників (форма № 6-ПВ). Звіти подають до 5 січня. Крім того, складають бухгалтерську звітність за формами, встановленими для бюджетних організацій [11, с. 58].


2.1.3 Правова база роботи окремого архіву


Перед виробничих підрозділів архіву головним є архівосховище - спеціалізоване приміщення для зберігання документів. Але архівосховище - не тільки приміщення, а й виробничий підрозділ. Це група співробітників, до складу якої може входити певна кількість працівників, залежно від обсягу роботи. Наприклад, архівосховище І групи, як правило, має понад 300 тис. справ. Його обслуговують завідувач архівосховища, старший охоронець фондів і двоє охоронців фондів [24].

До основних підрозділів архіву належить читальний зал, робота якого регламентується спеціальними правилами, що розробляє кожен архів на основі затвердженого Держкомархівом "Порядку користування документами НАФ в державних архівах". Вони визначають основні функціональні напрями діяльності цих підрозділів щодо задоволення потреб громадян у ретроспективній документній інформації. До роботи в читальному залі допускають осіб, які в офіційній письмовій заяві аргументують потребу ознайомитися з документами за тією чи іншою тематикою. Відповідний дозвіл дає керівник архівної установи або його заступник. Такий дозвіл діє протягом року [42, с. 285].

Приступаючи до роботи у читальному залі, громадяни знайомляться з правилами, заповнюють спеціальну анкету. Інформація цього документу складає основу бази даних про склад користувачів та науково-тематичну спрямованість їхніх інтересів. Замовлення документів здійснюється після перегляду дослідником описів, картотек, каталогів та іншого довідкового апарату. Дані про потрібні документи вносяться у бланки замовлень і передаються завідувачеві читальним залом для виконання. Як правило, дослідник замовляє не більше 10 справ на день. Надходження замовлених справ фіксуються у журналі, а дослідник розписується в отриманні їх у бланку замовлень. Справи, з якими працюють громадяни, зберігаються у спеціальних шафах-боксах не більше одного місяця, а потім повертаються до архівосховищ. Під час видавання і приймання справи переглядають співробітники архіву, щоб виявити повноту аркушів, їх ушкодження тощо.


______________________________________________________


У більшості архівів цей вид робіт виконує спеціальний структурний підрозділ - відділ використання інформації документів, група (стіл) довідок. Його співробітники готують на кожний запит фізичних чи юридичних осіб архівну довідку. Вона може бути усталеної чи довільної форми, але повинна мати обов'язкові реквізити: штамп та печатку архівної установи, підписи керівника та виконавця, дату, точну адресу громадян чи юридичних осіб, чіткий виклад відповіді по суті запиту з посиланням на архівні документи. У разі негативної відповіді викладається рекомендація щодо дальшого звернення громадян у цій справі, наводяться адреси відповідних архівних чи інших установ. Для виконання запитів громадян нормативами передбачено місячний термін [38, с. 5].


2.2 Науково-методичні засади використання ретроспективної інформації


2.2.1 Основні напрями та форми науково-дослідної роботи архівних установ


Державні архівні установи відповідно до специфіки своєї діяльності проводять наукові дослідження у галузі архівознавства, археографії, джерелознавства, дипло­матики, документознавства, генеалогії, історії державних уста­нов, історичної географії, кодикології, палеографії, сфрагістики та інших галузей історичної науки. Водночас співробітники архівних установ досліджують окремі аспекти природничих, еко­номічних, юридичних, технічних наук, пов'язані з архівістикою, а саме: питання удосконалення методів реставрації та консервації документів, розроблення засобів і способів захисту документів від біопошкоджень, визначення нормативів чисельності праців­ників різних типів архівних установ, економічного аналіз діяль­ності архівів, комп'ютеризації архівних технологій та ін. [30, с. 105].

Практика державних архівів і близьких до них за профілем наукових інституцій та навчальних закладів свідчить, що в нау­ковій роботі архівних установ склалися чотири самостійні, але взаємопов'язані напрями: дослідницький, методичний, науково-інформаційний та науково-організаційний.

Безпосередньо під науково-дослідною роботою архівних ус­танов розуміють здійснення наукових досліджень для отримання теоретичних, методичних і практичних результатів, спрямо­ваних на удосконалення архівної справи та діловодства. Важли­вою ланкою наукової роботи архівних установ є науково-інфор­маційна діяльність, що охоплює публікацію документів, під­готовку та видання науково-довідкової літератури, організацію користування документами з метою забезпечення потреб дер­жави, суспільства та особи в повноцінній та неупередженій ре­троспективній документній інформації. Складовою наукової роботи є науково-організаційна діяльність - підготовка й про­ведення наукових конференцій, семінарів, "круглих столів". Ці заходи сприяють апробації результатів наукових досліджень, ви­рішенню актуальних проблем, залученню до каналів масової та наукової комунікації архівної інформації [35, с. 7].

Науково-дослідна робота архівних установ охоплює розроб­лення теоретичних і прикладних проблем, створення наукових праць, необхідною умовою й підґрунтям яких є глибокий аналіз джерельної бази та історіографії кожної конкретної проблеми, всебічне дослідження історії та практики діяльності українських і зарубіжних архівів, вивчення здобутків інших наукових ди­сциплін, комплексне застосування методів різних галузей знань.

Організація наукових досліджень передбачає чітке визначення напрямів і видів науково-дослідної роботи, їх прогнозування, планування та систематичний контроль за виконанням планів, координацію всієї наукової діяльності, державну реєстрацій найважливіших запланованих робіт, поетапний облік виконаної роботи, оформлення результатів наукових досліджень та впро­вадження їх у практичну діяльність архівних установ, оцінку ефективності НДР [33, с. 6].

Науково-дослідні роботи, що виконуються архівними устано­вами України, підлягають обов'язковій державній реєстрації та обліку задля поширення у масштабах держави інформації про планові, розпочаті, виконувані та виконані роботи з різних га­лузей знань та практичної діяльності. Це уможливлює прове­дення моніторингу розвитку галузі, аналізу її сучасного стану та окреслення перспективних напрямів, реалізації можливостей кооперування співпраці з розробниками на основі реєстрації ін­формації, а також використання результатів розроблення тем шляхом замовлення звітної документації у даному інформацій­ному органі чи безпосередньо у виконавця. Державну реєстра­цію та облік розпочатих, виконуваних і закінчених науково-дос­лідних робіт, дисертацій, а також підготовку та видавання в ус­тановленому порядку інформаційних матеріалів за запитами підприємств, установ, організацій, органів виконавчої влади, формування фондів документів, розповсюдження відповідної інформації проводить Український інститут науково-технічної та економічної інформації. Обов'язковій державній реєстрації підлягають розроблювані архівними установами наукові звіти, монографії, науково-довідкові видання, збірники документів [45, с. 15].


______________________________________________________


2.2.2 Завдання, зміст і форми методичної роботи в архівних установах


На основі результатів наукових досліджень, ви­вчення і узагальнення практичного досвіду діяльності архіви про­водять методичну роботу, спрямовану на створення і впровад­ження найдоцільніших прийомів і методів конкретних робіт. Методична робота архівів полягає у розробленні й удоскона­люванні архівних технологій та впровадження у практику результатів наукових досліджень [47, с. 81].

Основними формами методичної роботи є розроблення актуальних питань методики архівної справи, підготовка на ЦІЙ основі методичних посібників; впровадження розроблених доку­ментів у практичну діяльність архівних установ; обговорення і вирішення методичних питань, що виникли під час роботи, на засіданнях науково-дорадчих органів, методичних нарадах; ви­вчення і узагальнення набутого досвіду роботи у галузі архівної справи та документознавства, його поширення шляхом публікації оглядів та статей на сторінках архівознавчих періодичних видань, підготовки доповідей та повідомлень на конференціях, нарадах, семінарах; надання методичної допомоги працівникам архівних установ, діловодних служб інших організацій, відомчих архівів. До методичної роботи належить і складання номенкла­тур справ і схем систематизації, історичних довідок про фонди та огляди робіт, підготовку повідомлень щодо методичних пи­тань, складу документів для співробітників архівних установ. Ме­тодичне керівництво роботою у архівах здійснюють директори архівів, їх заступники, завідувачі відділів, методисти, інформатори [50, с. 496].


______________________________________________________


Значну роль у вирішенні питань організації та удосконаленні методики роботи архівних установ, узагальнення та поширення передового досвіду відіграють періодичні видання. Науково-практичний журнал "Архіви України", науковий щорічник УНДІАСД "Студії з архівної справи та документознавства" публікують статті та повідомлення, присвячені методичним ас­пектам діяльності архівних установ. Питання методики висвітлюють і регіональних виданнях архівів Автономної Республіки Крим, Донецької, Херсонської та Закарпатської обл., що сприяє розв'язанню низки науково-методичних проблем, забезпеченню тиражуванню нормативно-методичними документами район­них і міських архівів [54].

Однією з важливих ділянок науково-дослідної та методичної роботи є підготовка і проведення науково-теоретичних конфе­ренцій, семінарів, читань, "круглих столів". Позитивне значення таких форм роботи полягає у тому, що вони сприяють підви­щенню фахового рівня архівних працівників, дають їм можли­вість глибше опанувати методами наукових досліджень, отри­мати цінну інформацію з конкретних питань, налагодити корис­ні наукові контакти. Залежно від концепції та якісного складу учасників, конфе­ренції бувають міжнародними, всеукраїнськими, міжгалузеви­ми, міськими і у межах одного архіву.

Активну участь в архівознавчих конференціях 1990-х років брали українські вчені: Г.Боряк, І.Верба, І.Войцехівська, Л.Дубровіна, Я.Калакура, К.Климова, О.Коваленко, С.Кульчицький, В.Лозицький, О.Мацюк, І.Матяш, Г.Папакін, Р.Пиріг, П.Сохань, В.Ульяновський, В.Шандра, А.Шурубура та архівісти-практики: О.Алтухова, М.Делеган, В.Гика, Л.Гісцова, Л.Гурбова, Т.Зуб, Р.Кондратюк, В.Коротенко, Н.Метальникова, О.Музичук, В.Рєзнікова, Н.Слончак, М.Чиркова, Б.Хаварівський, Г.Порохнюк та ін., що сприяло зближенню архівної науки і практики [81].

Збірники наукових праць, видані за матеріалами конферен­цій: "Українське архівознавство: історія, сучасний стан та пер­спективи" (К.,1996), "Актуальні проблеми розвитку архівної справи" (К., 1996), "Український біографічний словник: історія і проблематика створення" (Львів, 1997), "Архівна та бібліотечна справа в Україні доби визвольних змагань" (К.,1998), "Архівно-слідчі справи репресованих: науково-методичні аспекти вико­ристання" (К., 1998), випуск 5-й міжвідомчого збірника науко­вих праць "Архівознавство. Археографія. Джерелознавство" - "Архіви - складова інформаційних ресурсів суспільства" (К., 2002) та ін. не лише подають тексти доповідей, а й слугують по­сібниками при вивченні історії теорії та практики архівної справи. Українські архівісти беруть активну участь і в міжнародних наукових конференціях, нарадах, симпозіумах [63, с. 23].


______________________________________________________


Загалом науково-дослідна та методична робота має важли­віше значення в діяльності усіх установ архівної галузі. Науково-теоретичні та науково-методичні розробки закладають надійний фундамент реформування архівної системи, впровадження но­вітніх технологій і методик в архівну справу, узагальнення і ви­користання вітчизняного й зарубіжного досвіду [78].


2.2.3 Архівна евристика


Найважливіше значення для ефектив­ного виявлення архівних документів та організації використан­ня ретроспективних відомостей має культура інформаційного пошуку, яка органічно поєднує в собі комплекс таких знань, як закономірності формування документів фондоутворювачем, іс­торія самих фондоутворювачів та системи державних і громад­ських установ; історія формування системи державних архівів країни; принципи комплектування державних архівів і критерії експертизи цінності документів; система довідкового апарату, комплекс довідкової літератури, публікацій документів та ін.

Архівна евристика, тобто спеціальна історична дисципліна про шляхи і засоби пошуку архівної інформації, своїм головним завданням має пошуки і виявлення документів певної тематики, спрямування, авторства тощо. Виявлення раніше невикористовуваної або маловикористовуваної інформації, залучення її до наукового та практичного обігу - найважливіший засіб підви­щення ефективності використання НАФ. Архівний пошук має супроводжуватися джерелознавчим аналізом виявлених доку­ментів. Глибока джерелознавча розробка архівних фондів од­ночасно із вивченням інформаційних потреб суспільства до­зволяє повніше задовольнити духовні й наукові потреби як спо­живачів документної інформації, так і самих архівістів [65, с. 30].


______________________________________________________


Західні архівознавці виділяють інші два взаємозалежні шля­хи здійснення архівних пошуків. Перший, названий англійським ученим Літлом "процесом здогадок", пов'язаний з тим, що кори­стувач (архівіст або дослідник) робить узагальнені висновки на підставі отриманої інформації, виходячи з того, які адміністра­тивні або суспільні інституції створювали документи, що мали відношення до об'єкту дослідження. Другий шлях пошуку орієн­тований на необхідний документ: користувач починає роботу з картотечного каталога або покажчика, де докладно розписано зміст кожного документа. Цей шлях дуже близький до практики роботи бібліотек. Тому всі бібліотечні нововведення - техніка індексування, конструкція тезаурусів, пошукові мови, марк-формат - значно впливають на пошук у державних архівах [90].

Впровадження інформаційних технологій в архівну практику збільшує прогалину між цими двома шляхами пошуку. Багато­сторонній пошук окремих документів, на відміну від лінійного, заснованого на принципі походження, стає багатофіліальним.

Розвиток архівної евристики безпосередньо пов'язаний з по­доланням всіляких труднощів, до яких належать бар'єри неін­формованості, зокрема матеріальний, мовний та ін. Бар'єр не­інформованості виникає не тільки через відсутність у даний момент у користувача інформації про архівні документи, що бу­ває наслідком відносної недоступності архівних довідників (об­межений наклад, відсутність реклами) або недостатньої інфор­маційної культури користувача, але і через брак інформації про архівні документи, через обмеження технічного характеру або як наслідок штучних ідеологічних обмежень минулих років. Во­ни, власне, і мали на меті створити обстановку наукової неін­формованості. Тому необхідне оперативне інформування широ­кої громадськості про зняття необгрунтованих обмежень на доступ до окремих категорій архівних документів [85].


______________________________________________________

1   2   3   4   5   6   7   8

Похожие:

Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів iconМіністерство освіти І науки України Сумський державний університет На правах рукопису шамота галина михайлівна
Розділ теоретичні основи управління портфелем інноваційних проектів підприємства
Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів iconЗміст вступ 2 Розділ Теоретичні основи управління інвестиційним портфелем комерційного банку 4
Розділ Теоретичні основи управління інвестиційним портфелем комерційного банку 4
Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів iconЛюбченко павло миколайович
Розділ Громадянське суспільство: теоретичні основи становлення І розвитку
Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів iconРозділ Теоретичні І методичні основи розвитку агротуризму та формування ринку агротуристичних послуг

Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів iconРозділ Теоретичні основи формування конкурентоспроможності національної економіки в умовах інноваційної конкуренції

Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів iconОдеська національна юридична академія на правах рукопису Барський Вадим Рудольфович
Розділ Теоретичні основи нормотворчості представницьких органів місцевого самоврядування
Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів icon12 Сутність та особливості агротуризму як форми економічної активності на селі
Розділ Теоретичні І методичні основи розвитку агротуризму та формування ринку агротуристичних послуг
Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів iconКодекс україни розділ І. Загальні положення розділ ІІ. Адміністрування податків, зборів (обов’язкових платежів)
Розділ ІХ. Рентна плата за транспортування нафти І нафтопродуктів магістральними нафтопроводами та нафтопродуктопроводами, транзитне...
Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів iconКодекс україни розділ І. Загальні положення 2 розділ ІІ. Адміністрування податків, зборів (обов’язкових платежів) 70
Розділ ІХ. Рентна плата за транспортування нафти І нафтопродуктів магістральними нафтопроводами та нафтопродуктопроводами, транзитне...
Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів iconАкадемія адвокатури україни на правах рукопису українець віталій Васильович
Розділ І. Загальні засади кримінальної відповідальності за створення злочинної організації
Разместите кнопку на своём сайте:
Библиотека


База данных защищена авторским правом ©lib.znate.ru 2014
обратиться к администрации
Библиотека
Главная страница