Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів




НазваниеРозділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів
страница4/8
Дата29.09.2012
Размер0.92 Mb.
ТипДокументы
1   2   3   4   5   6   7   8

1.2.3 Організація документів на рівні архівного фонду


За базовою класифікаційною одиницею організації документів у межах архівного фонду є справа (одиниця зберігання, одиниця обліку). Вона може складатися з одного, частини одного, кількох документів, що мають самостійне значення. Організація документів у межах архівного фонду ґрунтується на схемі систематизації документів - переліку одиниць поділу, розміщених у певній послідовності, і призначена для розміщення документів фонду за цим поділом. Одиницями поділу є відділи, розділи, рубрики і т.д. Складання схеми систематизації вимагає знання історії, структури, компетенції, особливостей діяльності фондоутворювача, його системи діловодства. Воно передбачає охоплення всіх документів архівного фонду. Групування проводиться за методом дедукції, тобто від загального до конкретного, за однією і тією самою ознакою, при чому ознаки групування визначають у кожному конкретному випадку залежно від наукової і практичної цілей. Розподіл починають за основною ознакою, притаманною для всього фонду, і закінчують за ознаками, характерними для окремих, найменших груп документів. Процес групування справ фонду здійснюється з урахуванням таких ознак:

  • структурної, що фіксує належністю до структурних пiдрозділів (відділ, цех, факультет), внаслідок діяльності яких вони виникли;

  • хронологічної, що відображає час появи документів (рік, місяць, число);

  • галузевої, функціональної, тематичної, що встановлюють галузеву належність і функції фондоутворювача та тематикою документів;

  • номінальної, що відображає належність до конкретного виду одиниць зберігання чи виду документів;

  • авторської - для групування справ за авторською належністю (юридична чи фізична особа);

  • кореспондентської - для групування справ, що виникли внаслідок листування з певними особами чи установами;

  • географічної - для групування справ за окремими адміністративно-територіальними одиницями, з якими пов'язані автор, кореспондент чи зміст документа (області, району, міста і села) [58].

Крім того, враховують і такі ознаки, як мова документів, формат, оригінальність, носій.

У кожному конкретному випадку визначають головні і другорядні ознаки. До головних найчастіше належать структурна і хронологічна, рідше - галузева, географічна, авторська. Вибір головних ознак зумовлюється особливостями діяльності фондоутворювача, складом і змістом документів, цілями групування.

Вид схеми організації фонду визначають згідно з ознаками, за якими здійснюють два перші поділи документів фонду. Схеми бувають структурно-хронологічні; галузево-хронологічні; функціонально-хронологічні; номінально-хронологічні; географічно-хронологічні і т.д.

Для фондоутворювачів, які припинили своє існування, найчастіше застосовують хронологічно-структурну схему, групуючи документи за роками, а потім за структурними підрозділами.

Наприклад:


2000 р.

1. Ректорат.

2. Біологічний ф-т.

3. Географічний ф-т і т.д.




2001 р.

1. Ректорат.

2. Біологічний ф-т.

3. Географічний ф-т і т.д.

У межах хронологічно-галузевої схеми справи спочатку групують за роками, а потім за галузями діяльності:

2000 р.

1. Освіта.

2. Охорона здоров'я.

3. Міський транспорт і т.д.




2001 р.

1. Освіта.

2. Охорона здоров'я.

3. Міський транспорт і т.д.

Для класифікації документів колекцій застосовують тематик, но-хронологічну схему:

  1. Відбудова промисловості - 1944 p., 1945 p., 1946 p.

  2. Відбудова сільського господарства - 1944 p., 1945 p., 1946 р

  3. Відбудова установ освіти - 1944 p., 1945 p., 1946 p.

Під час групування документів за роками справи відносять до того року, коли вони були розпочаті. Винятком є плани і звіти які належать до того року, на який або за який воші складалися Якщо це плани чи звіти на кілька років, то плани відносять д0 першого року, а звіти - до останнього.

Організацію документів архівного фонду починають зі створення груп одиниць зберігання, близьких за змістом, авторством формою чи іншими ознаками. Потім розміщують справи у цих групах і групи у фонді, які систематизують відповідно до структури установ - фондоутворювачів. За відсутності такої структури документи групують за функціональною ознакою [43, с. 173].

В орієнтовній схемі класифікації документів особових фондів виділяють такі групи: біографічні матеріали; документи службової та громадської діяльності; творчі документи; підготовчі документи, зібрані фондоуторювачем для його робіт; листування; майново-господарські документи; образотворчі документи; колекції, зібрані фондоутворювачем. В кожному конкретному випадку послідовність розміщення і значення розділів схеми залежать від характеру діяльності фондоутворювача та документів. У фондах відомих митців найбільшу цінність мають творчі документи, державних і громадських діячів - документи про службову і громадську діяльність, меценатів і підприємців -майново-господарські документи [77].

Вибір схеми систематизації документів сімейних та родових фондів залежить від складу фондоутворювачів, характеру їх діяльності, видів та кількості залишених ними документів. Типова схема групування цих фондів може мати такі розділи: документи з історії роду чи сім'ї; спільні для всіх документи (сімейне листування, колекції); особисті документи членів сім'ї (у хронологічній послідовності).

Певні особливості має організація документів об'єднаних архівних фондів та колекцій. Найбільшими групами в межах об'єднаних архівних фондів є архівні фонди, що входять до їх складу. Порядок розміщення їх у межах об'єднаного фонду може бути різним - за значимістю фондоутворювачів хронологією їх утворення, алфавітом. В архівних колекціях, створених безпосередньо їх власниками, як правило, зберігається порядок організації, обраний утворювачами колекцій.

При нефондовій організації документів кіновідеодокументи організовують за видами (фільм, спецвипуск, кіножурнал; кіно-, відео-, телесюжет певної кольоровості), всередині видів - за назвами, роками виробництва, виробничими номерами, одиницями обліку, кольоровістю, форматом носія, типом відеокасет, фотодокументи систематизуються за видами (негативи, слайди певної кольоровості, позитиви, фотоальбоми). Всередині виду негативи систематизуються за кольоровістю; негативи додатково систематизуються за видом носія (скло, плівка) і його розмірами. Фотодокументи систематизуються за видами, всередині видів - за одиницями обліку і комплектами; за установами-виробниками і виробничими номерами. Технічні документи, як правило, групуються в комплекси за об'єктною ознакою - спільністю змісту і належністю до об'єкту роботи (проектування споруди, конструювання виробу, розроблення технологій виготовлення виробів або будівництва споруд, дослідження наукової проблеми). Комплекс технічних документів є обліковою одиницею НАФ. В межах комплексу проектно-кошторисних, конструкторських технічних документів включені до його складу документи систематизуються за стадіями проекту відповідно до схеми, прийнятої при розробленні проекту і закріпленої у специфікації. Електронні документи систематизуються за видами (магнітні стрічки, лазерні й жорсткі диски, дискети), всередині видів - за типами програмного забезпечення, а потім - за характером документної інформації [80].

1.2.4 Організація документів на рівні справи


Організація документів на рівні одиниці зберігання, де наявні в її складі різні архівні документи, відбудеться на двох рівнях: документному та аркушному. Для документів з паперовими носіями одиницею зберігання є справа.

Документний рівень організації на рівні справи передбачає таку її організацію, яка б фіксувала процес її створення, внутрішню структуру та правильну систематизацію наявних у ній документів.

Систематизація документів у межах одиниці зберігання здійснюється за такими ознаками:

  • хронологічною - за датами документів;

  • предметною (тематичною) - за змістом документів;

  • номінальною - за видами документів;

  • кореспондентською - назвами адресатів або адресантів;

  • географічною - за історичними регіонами, адміністративно-територіальними одиницями, географічними поняттями, з якими пов'язаний зміст документів, їх автори і кореспонденти;

  • авторською - за назвами підприємств, установ і організацій, прізвищами та іменами осіб - авторів документів.

Як правило, документи групуються (систематизуються) не за однією ознакою, а тими ознаками, застосування яких визнано найраціональнішим.

Систематизація документів закріплюється нумерацією аркушів. Аркушний рівень організації одиниць зберігання забезпечує внутрішню організацію кожного з документів [89].


Отже, сукупність документів, що мають суспільне, наукове і духовно-культурне значення, пов'язані з історією народу і його держави й перебувають під її опікою, в Україні отримала назву «Національний архівний фонд», що засвідчило потребу в такому новому понятті архівної практики і суспільних відносин.

Можна сказати, що серцевиною НАФ, його золотим фондом є унікальні документи, що беруться на облік Держкомархівом України у вигляді Державного реєстру національного культурного надбання.

З поняттям "Архівна система" тісно пов'язані поняття система архівних установ, під яким розуміють ієрархічно побудовану сукупність архівних установ, та мережа архівних установ - сукупність архівних установ, розташованих па певній території. Систему архівних установ України складає сукупність архівів та архівних підрозділів, що забезпечують формування Національного архівного фонду, його зберігання та використання відомостей, що містяться в архівних документах, здійснюють управлінські, науково-дослідні та довідково-інформаційні функції в архівній справі.

Отже, документи НАФ України, склад якого представлено документами, що повноцінно відбивають всі напрями життєдіяльності суспільства, зберігаються в державних архівних установах та приватних колекціях і перебувають під охороною держави. Облік, збереження і використання цього вельми цінного для держави інформаційного масиву є основними завданнями архівних установ України.

Державний архів - це створена державою установа, призначена для формування Національного архівного фонду, обліку і зберігання його документів та забезпечення використання архівної інформації. Пріоритетними завданнями державних архівів є реалізація Державної політики в галузі архівної справи, координування діяльності державних органів, підприємств, установ, організацій з питань архівної справи та діловодства, забезпечення здійснення Державної реєстрації, обліку, постійного зберігання, комплектування, використання документної інформації та науково-методична робота в галузі архівознавства, документознавства та археографії.

Державні архіви зберігають документи Національного архівного фонду постійно. Частина місцевих державних архівних установ залежно від їх рангу зберігають документи протягом строків, визначених органом виконавчої влади вищого рівня чи органом самоврядування, що утворив цю місцеву державну архівну установу, з наступним передаванням таких документів до відповідного державного архіву на постійне зберігання.

З метою забезпечення інформаційної цілісності Національного архівного фонду, підвищення ефективності систем інтелектуального доступу до документів архіви проводять організаційно-правові, науково-методичні та технологічні заходи, спрямовані на формування ієрархічно пов'язаних документальних комплексів па усіх структурних рівнях НАФ, створення мережі архівних установ і визначення профілю архівів. Тобто здійснюється організація документів Національного архівного фонду, що має такі основні структурні рівні: міжархівний - розподіл комплексів документів в межах системи архівних установ; внутріархівний - формування цілісних документальних комплексів в межах окремого архіву; внутріфондовий -систематизація документів на рівні фонду, рівень сукупності документів - їх систематизація в межах справи (одиниці зберігання, одиниці обліку).

Таким чином, організація архівних документів проходить чотири етапи, які тісно пов'язані між собою і доповнюють один одного. Обов'язковою вимогою до всіх етапів організації архівних документів є її здійснення за науково-обгрунтованими ознаками з урахуванням особливостей документів і характеру діяльності фондоутворювача.


РОЗДІЛ 2

організаційні засади використання ретроспективної інформації


2.1 Правовий доступ до інформаційних ресурсів НАФ


2.1.1 Правова база державного рівня у діяльності державних архівів


Правовою базою діяльності державних архівів є Закон України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", "Основи законодавства України про культуру", закони "Про інформацію", "Про державну таємницю", "Про авторське право та суміжні права", "Про бібліотеки і бібліотечну справу", "Про охорону та використання пам'яток історії та культури", постанови Верховної Ради України, укази Президента України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України, міжнародні правові акти, в яких бере участь Україна [2].

Згідно Закону України "Про інформацію" всі громадяни України, юридичні особи і державні органи мають право на інформацію, що передбачає можливість вільного одержання, використання, поширення та зберігання відомостей, необхідних їм для реалізації ними своїх прав, свобод і законних інтересів, здійснення завдань і функцій. Реалізація права на інформацію громадянами, юридичними особами і державою не повинна порушувати громадські, політичні, економічні, соціальні, духовні, екологічні та інші права, свободи і законні інтереси інших громадян, права та інтереси юридичних осіб. Кожному громадянину забезпечується вільний доступ до інформації, яка стосується його особисто, крім випадків, передбачених законами України. Право на інформацію забезпечується: обов'язком органів державної влади, а також органів місцевого самоврядування інформувати про свою діяльність та прийняті рішення; створенням у державних органах спеціальних інформаційних служб або систем, що забезпечували б у встановленому порядку доступ до інформації; вільним доступом суб'єктів інформаційних відносин до статистичних даних, архівних, бібліотечних і музейних фондів; обмеження цього доступу зумовлюються лише специфікою цінностей та особливими умовами їх схоронності, що визначаються законодавством; створенням механізму здійснення права на інформацію; здійсненням державного контролю за додержанням законодавства про інформацію; встановленням відповідальності за порушення законодавства про інформацію. Право на доступ до інформації є однією зі складових права на інформацію, яке закріплене статтею 34 Конституції України: "Кожен має право вільно збирати, зберігати, використовувати й поширювати інформацію усно, письмово або в інший спосіб на свій вибір". Здійснення цього права може бути обмежене законом в інтересах національної безпеки, територіальної цілісності або громадського порядку з метою запобігання заворушенням чи злочинам, для охорони здоров’я населення, для захисту репутації або прав інших людей, для запобігання розголошенню інформації, одержаної конфіденційно, або для підтримання авторитету і неупередженості правосуддя" [20].


______________________________________________________

1   2   3   4   5   6   7   8

Похожие:

Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів iconМіністерство освіти І науки України Сумський державний університет На правах рукопису шамота галина михайлівна
Розділ теоретичні основи управління портфелем інноваційних проектів підприємства
Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів iconЗміст вступ 2 Розділ Теоретичні основи управління інвестиційним портфелем комерційного банку 4
Розділ Теоретичні основи управління інвестиційним портфелем комерційного банку 4
Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів iconЛюбченко павло миколайович
Розділ Громадянське суспільство: теоретичні основи становлення І розвитку
Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів iconРозділ Теоретичні І методичні основи розвитку агротуризму та формування ринку агротуристичних послуг

Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів iconРозділ Теоретичні основи формування конкурентоспроможності національної економіки в умовах інноваційної конкуренції

Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів iconОдеська національна юридична академія на правах рукопису Барський Вадим Рудольфович
Розділ Теоретичні основи нормотворчості представницьких органів місцевого самоврядування
Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів icon12 Сутність та особливості агротуризму як форми економічної активності на селі
Розділ Теоретичні І методичні основи розвитку агротуризму та формування ринку агротуристичних послуг
Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів iconКодекс україни розділ І. Загальні положення розділ ІІ. Адміністрування податків, зборів (обов’язкових платежів)
Розділ ІХ. Рентна плата за транспортування нафти І нафтопродуктів магістральними нафтопроводами та нафтопродуктопроводами, транзитне...
Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів iconКодекс україни розділ І. Загальні положення 2 розділ ІІ. Адміністрування податків, зборів (обов’язкових платежів) 70
Розділ ІХ. Рентна плата за транспортування нафти І нафтопродуктів магістральними нафтопроводами та нафтопродуктопроводами, транзитне...
Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів iconАкадемія адвокатури україни на правах рукопису українець віталій Васильович
Розділ І. Загальні засади кримінальної відповідальності за створення злочинної організації
Разместите кнопку на своём сайте:
Библиотека


База данных защищена авторским правом ©lib.znate.ru 2014
обратиться к администрации
Библиотека
Главная страница