Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів




НазваниеРозділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів
страница3/8
Дата29.09.2012
Размер0.92 Mb.
ТипДокументы
1   2   3   4   5   6   7   8

1.2.1 Організація документів на рівні системи архівних установ


При організації архівних документів в межах системи архівних установ передусім враховують правовий статус, профіль і повноваження архівної установи.

Організація документів за правом власності реалізується в зберіганні документів НАФ у конкретних архівосховищах або приватних архівах: документи НАФ, що належать державі, зберігають державні архівні установи, а такі, що перебувають у приватній власності, зберігаються в архівах власників.

Порядок організації документів за строками зберігання визначає наявність серед них двох основних груп - документів постійного і тимчасового зберігання. Строки зберігання документів визначаються чинними нормативно-правовими актами [10, с. 105].

На організацію документів на міжархівному рівні істотно впливає загальний ступінь інформаційної значущості документів, залежно від якого їх відносять до комплексів загальнодержавного та місцевого значення.

Комплекс документів загальнодержавного значення складають документи, що утворилися в процесі життя і діяльності видатних діячів українського народу, а також у різні історичні періоди:

  • в межах сучасної України в діяльності центральних органів державної влади і управління, підприємств, установ і організацій, що поширювали (поширюють) свою компетенцію на всю або значну частину її території;

  • за межами України в діяльності провідних органі в української еміграції, зокрема еміграційних урядів, політичних партій і об'єднань, військових, культурно-освітніх, наукових закладів та громадських організацій;

  • в межах сучасної України в діяльності місцевих установі якщо склад і зміст документів переважно відображає історію не лише окремого регіону, а й усієї України, а такої у випадках, коли документна інформація має практичну цінність і може широко використовуватися в загальнодержавному масштабі [4].

Дo комплексу документів місцевого значення належать документи, що утворилися в діяльності органів державної влади і управління, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, що діяли або продовжують діяти на території певної адміністративно-територіальної одиниці, якщо документи цих органів, підприємств, установ і організацій не віднесено до комплексу документів загальнодержавного значення.

Документальні комплекси загальнодержавного значення зосереджуються в сховищах центральних державних архівів відповідного профілю, галузевих державних архівів і архівних підрозділів державних наукових установ, державних музеїв і бібліотек.

Документальні комплекси місцевого значення зберігаються в державних архівах областей, Автономної Республіки Крим, міст Києва і Севастополя, інших місцевих архівних установ, якщо вони здійснюють постійне зберігання документів НАФ [13, с. 91].

Віднесення документів до комплексів загальнодержавного або місцевого значення здійснює Держкомархів спільно з зацікавленими архівними та іншими установами.

Документальні комплекси місцевого значення розподіляються між архівними установами, що здійснюють їх зберігання, за територіальним принципом, па підставі належності цих комплексів до певних адміністративно-територіальних одиниць. У випадках утворення нових або зміни меж адміністративно-територіальних одиниць документальні комплекси місцевого значення, що утворилися в процесі діяльності місцевих установ на територіях, включених до складу новоутворених або укрупнених адміністративно-територіальних одиниць, передають на зберігання до тих архівних установ, які поширюють свої повноваження і зону комплектування на ці новоутворені або укрупнені адміністративно-територіальні одиниці.

Істотно впливають на організацію документів на міжархівному рівні історичні умови і місце їх створення. За цими ознаками виділяють три групи:

  • документальні комплекси, що утворилися в різні історичні періоди в межах сучасної України в діяльності органів влади і місцевого самоврядування, громадських і релігійних організацій, установ і підприємств усіх форм власності та окремих осіб;

  • документальні комплекси українського походження, що утворилися в різні історичні періоди за межами України в діяльності органів української еміграції, зокрема еміграційних урядів УНР, ЗУНР, українських політичних партій і об'єднань, військових, культурно-освітніх і наукових установ, громадських організацій та окремих осіб, що повернулися на батьківщину в порядку реституції, на підставі дарування та в інший спосіб;

  • документальні комплекси неукраїнського походження, у тому числі й ті, що стосуються історії України, що утворилися на теренах інших держав і надійшли до українських архівів на підставі дарування, заповіту і стали складовою частиною історико-культурної спадщини українського
    народу [31, с. 5].

Документи, що входять до складу першої групи, умовно поділяються на три підгрупи з відповідними загальними назвами: "документи дорадянського періоду", "документи радянського періоду", "документи періоду незалежної України".

До документів "дорадянського періоду" належать документальні комплекси, що утворилися на території України в її сучасних межах, в процесі діяльності юридичних і фізичних осіб у періоди:

  • існування Київської Русі (Х-ХІІ ст.), Галицько-Волинського та інших князівств, які виникли на теренах колишньої Київської Русі (XII-XIV ст.), Гетьманщини (XII-XVIII ст.), Запорозької Січі (XVI-XVIII ст.), Центральної Ради і Директорії Української Народної Республіки (1917-1920 pp.), Української Держави (1918 p.), Західноукраїнської Народної Республіки (1918-1919 pp.), Карпатської України (1938-1939 pp.);

  • входження українських земель до складу інших держав, окрім СРСР (з кінця XIV до середини 40-х років XX ст.);

  • нацистської окупації (1941-1944) [22].

Документи "радянського періоду" охоплюють документальні комплекси, що утворилися в період перебування України в складі СРСР. Початкову межу періоду визначають для кожного регіону окремо. Вона зумовлюється часом поширення радянської влади на його територіях. Кінцева дата єдина для всіх регіонів України - 24 серпня 1991 р.

До документів "періоду незалежної України" належать документальні комплекси, що утворилися на території сучасної України після проголошення Акту про Незалежність 24 серпня 1991 року в процесі діяльності органів державної влади і управління всіх рівнів, органів місцевого самоврядування, цивільних підприємств, установ і організацій всіх форм власності, військових частин і з'єднань, а також окремих осіб.

За категоріями доступу до них документи НАФ поділяються на документи з відкритим доступом та документи з обмеженим доступом: документи з таємною інформацією, документи з конфіденційною інформацією та документи з особливими умовами доступу. Виокремлені за цією ознакою документальні комплекси на міжархівному рівні організаційно не розмежовуються [37, с. 37].


1.2.2 Організація документів на рівні архіву


Організація документів на внутріархівному рівні відбувається за фондовою системою. При цьому основною класифікаційною одиницею НАФ є архівний фонд. Деякі групи аудіовізуальних, електронних, науково-технічних документів організовують за нефондовою системою.

Практичне здійснення організації документів за фондовою системою в межах державного архіву називається фондуванням архівних документів. Фондування архівних документів включає утворення архівних фондів і надання їм назв, визначення або уточнення фондової належності архівних документів, визначення хронологічних меж архівних фондів [28].

Архівні фонди утворюють в архівних установах із документів юридичних і фізичних осіб. Кожна з них у своїй діяльності накопичує безпосередньо утворені та зібрані нею документи - документальний фонд. Таку особу називають утворювачем документального фонду. За умови проведення відповідної експертизи частина документального фонду, що має певну цінність для суспільства або практичну цінність для свого власника і підлягає архівному зберіганню, набуває статусу архівного документального фонду. З частини архівного документального фонду, визнаної в результаті експертизи цінною для суспільства і віднесеної до НАФ, в архівній установі формують архівний фонд, під яким розуміють накопичену в процесі діяльності однієї або декількох юридичних чи фізичних осіб сукупність документів, об’єднаних за ознакою генетичного, історичного чи логічного зв’язку між документами та їх утворювачами. Неподільність тієї частини документального фонду установи чи особи, яка за висновками експертизи цінності віднесена до НАФ, є основним принципом організації документів на внутріархівному рівні. Дія цього принципу обмежується лише правом власності на документи [40, с. 4].

Юридична чи фізична особа, що є утворювачем архівного документального фонду, цілісна частина якого є архівним фондом називається фондоутворювачем.

Сукупність документів, утворених у діяльності юридичної особи, складає фонд офіційного походження. Обов'язковою умовою створення такого архівного фонду є наявність утворених або зібраних установою документів, що мають наукову, культурну або практичну цінність і висвітлюють діяльність даної установи чи організації. Формальними ознаками самостійності фондоутворювача - юридичної особи є наявність нормативного акту про створення, реєстрацію, компетенцію установи, визначення її функцій та структури, самостійного кошторису і розрахункового рахунку в банку, гербової печатки, штатного розпису, атрибутів власного діловодства [61, с. 105].

Ознаку фондоутворювача - фізичної особи складає наявність його архівного документального фонду, помітна роль фондоутворювача в житті суспільства та ступінь цінності (повнота, склад і зміст) утворених ним документів. Фізичні особи є фондоутворювачами фондів особового походження. Такі фонди створюють для осіб, життя і діяльність яких отримала високу державну, наукову чи громадську оцінку або, навпаки, мали значний деструктивний вплив на розвиток суспільства; для типових представників своєї соціальної групи, якщо склад документів є досить повним; для "пересічних" громадян, документи яких містять цінну для суспільства інформацію [52, с. 73].

Фонди особового походження можуть складати не лише документи, пов'язані з життям, суспільною діяльністю, творчістю чи вшануванням пам'яті окремої особи, а й її сім'ї, роду. В такому разі йдеться про сімейні та родові фонди як різновид фондів особового походження. Межі сімейних і родових фондів визначаються кількістю поколінь, що залишили документи. Фонд сім і складають документи не більше трьох поколінь, а фонд роду – не менше чотирьох. Наприклад, у ЦДІАК України зберігаються фонди роду Скоропадських, сім'ї Терещенків, родини Грушевських, особові фонди професорів В. Іконникова, Ю. Кулаковського, В. Довлар-Запольського та інші [46, с. 3].

З документів, однорідних за функціями і цільовим призначенням, однойменних установ або керівної установи і підпорядкованих їй установ, що функціонують (функціонували) у межах однієї адміністративно-територіальної одиниці; органів влади та підпорядкованих їм установ; установ, пов'язаних об'єктом діяльності; установ, що послідовно змінювали одна одну, якщо функції попередників повністю або частково передавались наступникам; двох або більше осіб на підставі родинного, творчого, професійного або іншого зв'язку між ними, можуть створюватися об'єднані архівні фонди. Наприклад, "Школи фабрично-заводського навчання м. Харкова", "Спілка письменників України та її Київська організація", "Луцька повітова команда державної поліції та її постерунки". Отже, об'єднаним архівним фондом є сукупність цілісних комплексів декількох архівних фондів, між утворювачами яких простежуються генетичні, історичні або логічно обумовлені зв'язки (однорідність функцій, підлеглість, місцезнаходження, правонаступність тощо). Об'єднані архівні фонди створюють для раціонального розміщення документів в архівах, удосконалення обліку документів, створення компактного і якісного довідкового апарату [49, с. 29].

Як окремий самостійний комплекс або частина документального комплексу особи чи установи до державних архівів від їх власників надходять архівні колекції - сукупність окремих документів, що виникли в процесі діяльності різних фондоутворювачів і поєднані за однією або декількома ознаками. На відміну від об'єднаних архівних фондів, архівні колекції формують на основі не історичних, а логічних зв'язків: тематичного, авторського, номінального, хронологічного. Переважна більшість колекцій має тематичний характер: "Колекція фотокопій документів про визвольну війну українського народу 1648-1657 pp.", "Колекція театральних афіш і програм", "Колекція українського некрополя" та ін.

Утвореним архівним фондам на першому етапі фондування надають назви. Назва архівного фонду установи складається 3 офіційної повної та скороченої назви фондоутворювача з усіма Чого перейменуваннями в хронологічній послідовності, підпорядкування, місцезнаходження, крайніх дат існування під кожною з назв. Назва особового архівного фонду складається із 3агальновизнаного та всіх інших, менш відомих найменувань особи - метричних і змінених прізвищ, імен, по батькові, псевдонімів, криптонімів тощо; визначення сфери творчої, громадської, державної і політичної діяльності (професії) особи і зазначенням її належності до тієї чи іншої національної культури / культур та крайні дати життя особи. Назва об'єднаного архівного фонду офіційного походження складається із загальної назви фондів, що ввійшли до його складу, або із назви керівної установи і загальної назви підпорядкованих їй установ. В назві архівної колекції, що надійшла до архіву, зазначаються характер або загальний зміст колекції, найменування установи - фондоутворювача і крайні дати періоду формування колекції або прізвище, ім'я й по батькові колекціонера і крайні дати його життя [55].

За ступенем цінності архівні фонди поділяють на три категорії, що визначають ранг фонду, обумовлений ступенем інформативності документів фонду, значущістю фондоутворювача, часом створення документів та наявністю особливо цінних і унікальних документів. До першої категорії належать фонди, переважна частина документів яких мають статус особливо цінних і містять інформацію, що стосується всіх або більшості сторін функціонування держави і діяльності суспільства та його провідних діячів, а також фонди, в складі яких є унікальні документи. Другу категорію надають фондам, документна інформація яких стосується певних галузей або напрямків діяльності держави і суспільства та окремих діячів. Як правило, значна частина документів другої категорії є особливо цінними. Третю категорію отримують фонди, документна інформація яких стосується тієї чи іншої теми або питання і доповнює інформацію фондів першої та другої категорій. Кожний державний архів здійснює розподіл фондів за цими категоріями відповідно до тільки йому притаманних історичних умов, специфіки регіону та фондового складу документів. Категорійність фондів не є сталою. Залежно від потреб держави і суспільства в ретроспективній інформації категорія фонду відповідно може бути змінена. Категорійність фондів встановлюють експертно-перевірні комісії державних архівів.

Різний порядок організації застосовується для документів з різними умовами доступу до них. Документи обмеженого доступу, що визначаються як конфіденційні, та документи, передані їхнім власниками на умовах дотримання певного обмеження доступу, організуються на загальних засадах. Таємні документи організуються в порядку, передбаченому спеціальною інструкіцією, з віднесенням їх до відповідних архівних фондів або нефондових комплексів на загальних для всіх документів засадах.

Важливим етапом організації архівних документів за фондовою системою в межах архіву є визначення фондової належності тобто віднесення архівних документів до архівного фонду відповідної установи або особи. Воно відбувається на підставі вивчення складу, змісту та діловодного оформлення документного масиву. При визначенні фондової належності документів особового походження береться до уваги зміст документів, звернення в листах, підписи, почерк тощо. У разі виявлення в складі одного архівного фонду помилково включених до нього документів, що належать до складу інших фондів, документи вилучають і приєднують до того фонду, до якого вони належать [64, с. 111].

Важливим при фондуванні є також визначення хронологічних меж архівного фонду, тобто встановлення дат створення і ліквідації фондоутворювача. Для архівного фонду установи хронологічні межі визначають за офіційними датами утворення і ліквідації фондоутворювача; для особового архівного фонду - за датами народження і смерті фондоутворювача; для об'єднаного архівного фонду офіційного походження - за датами утворення фондоутворювача, створеного у часі першим та дати ліквідації фондоутворювача, ліквідованого у часі пізніше за всіх фондоутворювачів цього фонду; для об'єднаного архівного фонду особового походження - за датами народження фондоутворювача, що народився раніше за всіх, та дати смерті фондоутворювача, Що помер пізніше за всіх фондоутворювачів цього фонду; для архівної колекції, сформованої фізичною особою - за датами народження і смерті фондоутворювача; для архівної колекції, сформованої установою - за крайніми датами періоду формування колекції.

При визначенні хронологічних меж архівного фонду враховують чинники, що впливають на діяльність фондоутворювачів, визначальними з яких є політичний, юридичний, адміністративний.

Політичні чинники виявляються в зміні конституційних основ Держави. Наприклад, розпад СРСР, виникнення незалежних Держав й поява в результаті таких процесів нових фондоутворювачів - комерційних банків, акціонерних товариств, трастів, Приватних навчальних закладів, політичних партій, органів державного управління. Зокрема, документи українських міністерств, державних комітетів та інших органів виконавчої влади створених на базі ліквідованих управлінських структур УРСР складають нові фонди, навіть у випадках визнання їх юридичної правонаступності. Документи державних установ (промислових підприємств, фінансових, судових, охорони здоров'я, наукових навчальних та ін. установ і організацій), що діяли до і продовжують діяти після змін конституційних основ держави без зміни форми власності, із збереженням своїх функцій, і не були істотно реорганізовані, продовжують раніше прийняті від цих установ архівні фонди. Документи урядів У HP, Української Держави, Західно-Української Народної Республіки, Карпатської України, Української РСР з моменту їх утворення і до ліквідації складають єдині архівні фонди [70, с. 79].

До юридичних чинників належать розширення або звуження прав фондоутворювача, зміна його форми власності. Так, зміна юридичних прав і масштабів діяльності державних урядових установ та керівних органів громадських організацій відбулася в зв'язку з перетворенням Кримської області на Автономну Республіку Крим. Нові державні установи - Верховна Рада Криму, Рада Міністрів, міністерства стали новими фондоутворювачами, документи яких склали нові архівні фонди. Однак ці зміни не впливають на хронологічні межі архівних фондів установ і підприємств, що діють на території Криму.

Адміністративні чинники полягають в зміні адміністративно-територіального поділу, реорганізації або ліквідації фондоутворювача. Слід мати на увазі, що на хронологічні межі діяльності фондоутворювачів та межі архівних фондів впливають лише ті адміністративно-територіальні зміни, які супроводжувалися ліквідацією одних установ і заміною їх іншими. Так, під час проведення адміністративно-територіальної реформи в УРСР 1925 р. було ліквідовано губернії і повіти, а разом з ними - губернські й повітові ради та їх виконкоми. Ці установи як фондоутворювачі перестали існувати. Замість них було утворено окружні та районні ради і виконкоми з ширшими правами та іншими масштабами діяльності. Вони стали новими фондоутворювачами, а їх документи склали нові архівні фонди [86].

Якщо установа тимчасово припинила свою діяльність, а потім знову поновила з тими ж функціями, вона залишається єдиним фондоутворювачем, а її документи утворюють єдиний архівний фонд. Так, 1962 р. у зв'язку з укрупненням сільських районів у Київській області з 31 району залишилося 12, 19 райрад було ліквідовано. Через три роки частину з них знову було відновлено. Отже, документи кожної з відновлених рад за 1930-1962 і після 1965 pp. утворюють єдині фонди.

Визначення хронологічних меж фондів особового походження передусім пов'язане зі встановленням дат життя і діяльності фондоутворювачів. У більшості особових фондів зустрічаються ширші хронологічні межі фонду, ніж крайні дати життя фондоутворювача. Наприклад, відомий архівіст, директор Харківського історичного архіву Є.Іванов жив з 1873 р. до 1929 р. Але в його особовому фонді зберігаються документи з 1723 р. до 1929 р. - карти Слобідсько-Української та Катеринославської губерній, плани різних міст, сімейні документи. До складу особового фонду, крім особистих документів фондоутворювача, входять документи близьких родичів, якщо вони мають значення для характеристики фондоутворювача або самі є історичною чи іншою цінністю. До складу особового фонду можуть бути віднесені й документи, створені після смерті фондоутворювача: некрологи, посмертні видання його праць, спогади про нього тощо [74].

У межах архіву поряд із організацією документів за фондовою системою здійснюється організація документів у спеціальних архівах або спеціалізованих відділах загальних архівних установ за нефондовою системою. Так організуються аудіовізуальні та електронні документи, що створюються як продукція і є результатом цільової виробничої діяльності кінофотостудій, студій звукозапису, комп'ютерних центрів тощо. За цією системою в основу організації кіновідеодокументів покладаються такі класифікаційні ознаки: жанри кіно (документальне, науково-популярне, навчальне, ігрове тощо), форми організації відзнятого матеріалу (фільми, спецвипуски, кіножурнали, окремі сюжети); носії інформації (негативи і позитиви, горюча і негорюча плівка, магнітна відеоплівка). Фотодокументи організуються за жанрами фотографії (хронікальне фото, портрети, пейзажі), формами організації відзнятого матеріалу (окремі фото, фотонариси, фотоальбоми), носіями інформації (негативи і позитиви на склі, фотоплівці, фотопапері). На жанрову належність (хронікальний, мемуарний характер, виконання творів літератури i мистецтва, навчальні, науково-освітні програми тощо), форми організації записаного матеріалу (репортажі, хронікальні записи Подій, радіопрограми, виступи, спогади, інтерв'ю тощо), місце запису (студійні, позастудійні, трансляційні); системи запису звукової інформації (механічна, фотооптична, магнітна) та носії інформації (граморигінали, грамплатівки, магнітні стрічки, компакт-диски тощо) спираються при організації фотодокументів. Класифікаційними ознаками для організації електронних документів є тип комп'ютерного обладнання, програмного забезпечення, на основі яких вони були створені; характер змісту та мета використання документної інформації. Технічні документи, як правило, групуються в комплекси за об'єктною, територіальною або тематичною ознаками [67, с. 95].

1   2   3   4   5   6   7   8

Похожие:

Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів iconМіністерство освіти І науки України Сумський державний університет На правах рукопису шамота галина михайлівна
Розділ теоретичні основи управління портфелем інноваційних проектів підприємства
Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів iconЗміст вступ 2 Розділ Теоретичні основи управління інвестиційним портфелем комерційного банку 4
Розділ Теоретичні основи управління інвестиційним портфелем комерційного банку 4
Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів iconЛюбченко павло миколайович
Розділ Громадянське суспільство: теоретичні основи становлення І розвитку
Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів iconРозділ Теоретичні І методичні основи розвитку агротуризму та формування ринку агротуристичних послуг

Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів iconРозділ Теоретичні основи формування конкурентоспроможності національної економіки в умовах інноваційної конкуренції

Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів iconОдеська національна юридична академія на правах рукопису Барський Вадим Рудольфович
Розділ Теоретичні основи нормотворчості представницьких органів місцевого самоврядування
Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів icon12 Сутність та особливості агротуризму як форми економічної активності на селі
Розділ Теоретичні І методичні основи розвитку агротуризму та формування ринку агротуристичних послуг
Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів iconКодекс україни розділ І. Загальні положення розділ ІІ. Адміністрування податків, зборів (обов’язкових платежів)
Розділ ІХ. Рентна плата за транспортування нафти І нафтопродуктів магістральними нафтопроводами та нафтопродуктопроводами, транзитне...
Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів iconКодекс україни розділ І. Загальні положення 2 розділ ІІ. Адміністрування податків, зборів (обов’язкових платежів) 70
Розділ ІХ. Рентна плата за транспортування нафти І нафтопродуктів магістральними нафтопроводами та нафтопродуктопроводами, транзитне...
Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів iconАкадемія адвокатури україни на правах рукопису українець віталій Васильович
Розділ І. Загальні засади кримінальної відповідальності за створення злочинної організації
Разместите кнопку на своём сайте:
Библиотека


База данных защищена авторским правом ©lib.znate.ru 2014
обратиться к администрации
Библиотека
Главная страница