Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів




НазваниеРозділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів
страница2/8
Дата29.09.2012
Размер0.92 Mb.
ТипДокументы
1   2   3   4   5   6   7   8

1.1.3 Система архівних установ України


З поняттям "Архівна система" тісно пов'язані поняття система архівних установ, під яким розуміють ієрархічно побудовану сукупність архівних установ, та мережа архівних установ - сукупність архівних установ, розташованих па певній території. Систему архівних установ України складає сукупність архівів та архівних підрозділів, що забезпечують формування Національного архівного фонду, його зберігання та використання відомостей, що містяться в архівних документах, здійснюють управлінські, науково-дослідні та довідково-інформаційні функції в архівній справі. Архівні установи можуть засновуватися органами влади, органами місцевого самоврядування, юридичними та фізичними особами на будь-якій формі власності. Належність державного архіву до певного рівня системи архівних установ (районного, міського, обласного, республіканського, загальнодержавного) визначає його ранг, що відповідає рівню державного органу чи органу місцевого самоврядування, який утворив цей архів, і складу документів, що у ньому зберігаються й підлягають зберіганню. Діяльність архівних установ регулюється Законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи", правилами, положеннями, інструкціями, затвердженими центральним органом виконавчої влади У сфері архівної справи та діловодства, державними стандартами та іншими нормативно-правовими актами [77].

Систему архівних установ України складають такі групи:

  • спеціально уповноважений центральний орган виконавчої влади у сфері архівної справи та діловодства;

  • науково-дослідні установи;

  • центральні державні архіви України;

  • галузеві державні архіви;

  • державний архів в Автономній Республіці Крим;

  • місцеві державні архівні установи;

  • інші місцеві архівні установи;

  • архівні підрозділи державних наукових установ, музеїв, бібліотек;

  • архівні підрозділи органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ і організацій;

  • архівні підрозділи об'єднань громадян, релігійних організацій, а також підприємств, установ та організацій, заснованих на приватній власності; архівні установи, засновані фізичними особами;

  • підприємства та організації у сфері архівної справи та діловодства .

Отже, розглянувши суть і значення поняття "архівна система", можна зробити висновок про те, що воно включає сукупність основоположних принципів організації архівної справи у тій чи іншій державі, способів і технологій її ведення. Разом з тим архівна система не є чимось незмінним, її характер значною мірою визначається державним устроєм, організацією суспільного життя. Сучасним архівним системам притаманні ознаки централізації та децентралізації, причому провідною тенденцією є децентралізація, що зумовлено процесами демократизації усіх сфер суспільного життя, у тому числі й архівної справи [86].


1.1.4 Статус та структура архівів


Фундамент системи архівних установ України складають державні архіви, які збирають, ідентифікують, описують, класифікують і зберігають документи, здійснюють реставрацію їх і організовують користування ними.

Державний архів - це створена державою установа, призначена для формування Національного архівного фонду, обліку і зберігання його документів та забезпечення використання архівної інформації. Фонди державного архіву складають інформаційну систему - організаційно упорядковану сукупність архівних Документів, довідкового апарату, баз і банків даних. Відтак як інформаційна служба і суб'єкт інформаційних відносин державний архів бере участь у здійсненні інформаційної діяльності, основними видами якої є одержання, зберігання, використання та поширення архівної інформації [80].

Пріоритетними завданнями державних архівів є реалізація Державної політики в галузі архівної справи, координування діяльності державних органів, підприємств, установ, організацій з питань архівної справи та діловодства, забезпечення здійснення Державної реєстрації, обліку, постійного зберігання, комплектування, використання документної інформації та науково-методична робота в галузі архівознавства, документознавства та археографії.

З метою забезпечення збереженості документів, цілісності упорядкованих документальних комплексів, удоступнення їх для користувачів державні архіви ведуть комплектування, здійснюють заходи щодо забезпечення фізичної та фізико-хімічної збереженості документів, створюють і вдосконалюють довідковий апарат, забезпечують умови для користування документами задовольняють інформаційні потреби юридичних та фізичних осіб, конституційні права громадян, а також здійснюють самостійне використання архівної інформації в державних та суспільних інтересах [89].

Відповідно до призначення і мети діяльності державні архіви за дорученням держави і в межах, визначених законодавством, здійснюють певні повноваження держави щодо володіння, користування і розпорядження частиною Національного архівного фонду, що належить державі і зберігається в архіві згідно з його профілем і рангом. У державному архіві можуть зберігатися також документи Національного архівного фонду, що не належать державі. Тоді архів за дорученням їх власників здійснює певні повноваження щодо володіння, користування і розпорядження цими документами [67, с. 95].

Державні архіви зберігають документи Національного архівного фонду постійно. Частина місцевих державних архівних установ залежно від їх рангу зберігають документи протягом строків, визначених органом виконавчої влади вищого рівня чи органом самоврядування, що утворив цю місцеву державну архівну установу, з наступним передаванням таких документів до відповідного державного архіву на постійне зберігання.

Правовою базою діяльності державних архівів є Закон України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", "Основи законодавства України про культуру", закони "Про інформацію", "Про державну таємницю", "Про авторське право та суміжні права", "Про бібліотеки і бібліотечну справу", "Про охорону та використання пам'яток історії та культури", постанови Верховної Ради України, укази Президента України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України, міжнародні правові акти, в яких бере участь Україна [55].

Основні питання, пов'язані з функціонуванням державних архівів, регулює Закон України "Про національний архівний фонд та архівні установи". Він встановлює поняття Національного архівного фонду України як однієї із загальнонаціональних цінностей, фіксує його як об'єкт права, закладає єдині основи системи архівних установ, регулює суспільні відносини, пов'язані з формуванням, обліком, зберіганням і використанням Національного архівного фонду [83].

Діяльність державних архівів регулюється також підзаконними нормативно-правовими актами Держкомархіву, інших центральних органів виконавчої влади, місцевих органів виконавчої влади і органів місцевого самоврядування, виданими в межах їхньої компетенції і відповідно до законодавства.

Основними нормативними документами з організації роботи архіву є положення про архів та його структурні підрозділи, структура й штатний розпис, кошторис доходів і видатків, посадові інструкції працівників.

Статус, завдання, функції державних архівів, порядок їх створення і підпорядкування визначаються спеціальним нормативним документом - положенням. У положенні зафіксовані й права архіву. Зокрема, державний архів області має право одержувати від підрозділів обласної державної адміністрації, органів місцевого самоврядування, установ і організацій інформацію про зберігання і впорядкування документів. У межах своїх повноважень державний архів може давати підприємствам, установам та організаціям обов'язкові для виконання вказівки щодо роботи їхніх архівних підрозділів і ведення діловодства. Одним з важливих прав архіву є право порушувати у встановленому порядку питання про призупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженості документів НАФ. До прав державного архіву належить і обмеження доступу до документів та встановлення особливих умов використання інформації, що міститься в них.

Управління архівом здійснюється відповідними органами виконавчої влади і місцевого самоврядування вищого рівня, директором та іншими керівними працівниками архіву з допомогою організаційно-розпорядчих, економічних, соціальних і виховних методів. Директора центрального державного архіву призначає і звільняє Держкомархів, директорів державних архівів областей - голови облдержадміністрацій за погодженням 3 Держкомархівом, галузевих державних архівів - керівники Міністерств і відомств. Директор персонально відповідає за виконання покладених на архів завдань. Він затверджує виробничі плани і штатний розпис, положення про структурні підрозділи, функціональні обов'язки співробітників установи, видає накази та контролює їх виконання, призначає і звільняє з посад працівників архіву [49, с. 29].

З метою погодженого вирішення питань компетенції державного архіву, в ньому може утворюватися колегія у складі директора, його заступників та інших працівників архіву.

В Державному архіві діють також науково-методичні ради та експертно-перевірні комісії.

Державні архіви є юридичними особами, мають самостійний баланс, рахунки в установах банків, гербову печатку. Вони утримуються за рахунок коштів Державного бюджету України. Гранична чисельність співробітників, фонд оплати праці та видатки на утримання установи затверджують голови відповідних державних адміністрацій [19].

Типові положення про місцеві державні архівні установи затверджує Кабінет Міністрів України, інших державних архівів - Держкомархів чи відповідне відомство разом з Держкомархівом. Положення про архіви (архівні підрозділи) об'єднань громадян, підприємств, установ і організацій, заснованих на недержавних формах власності, затверджують їхні засновники.

Важливим для діяльності архіву документом, що визначає склад функціональних структурних підрозділів, є структура. Організаційно-виробнича структура державних архівів зумовлена основними напрямами і завданнями їхньої діяльності, умовами і особливостями їхньої роботи. Наприклад, у центральних державних архівах та архівах областей функціонують такі відділи: забезпечення збереженості та обліку фондів, довідкового апарату, використання архівної інформації. Усередині відділів можуть утворюватися менші виробничі одиниці (сектори, групи) для вужчої спеціалізації праці - група наукового описування, група зберігання друкованих видань, сектор користування документами, сектор планування та організаційно-методичної роботи та ін. В окремих архівах створюються відділи, що відповідають специфіці їх діяльності. Так, у Центральному державному архівів громадських об'єднань України діє відділ науково-технічного опрацювання документів у міністерствах і відомствах, у центральних державних історичних архівах Україні у Києві та Львові - відділи давніх актів, у Центральному державному архіві-музеї літератури і мистецтв України - видавничий відділ та відділ зберігання архівних, музейних і бібліотечних фондів. В архівах можуть створюватися і позаштатні, господарсько-розрахункові підрозділи для впорядкування документів поточного діловодства в організаціях - фондоутворювачах, що фінансуються за їхній рахунок. Завдання, функції, права й організацію діяльності підрозділів архіву визначають положення про структурні підрозділи архіву, розробляються на основі положення про архів.

Розподіл співробітників у відділах за посадами здійснюється відповідно до штатного розпису - документу, що визначає конкретний набір посад працівників архіву та складові їх заробітної плати відповідно до умов оплати праці. Працівники архівної установи поділяються: керівний склад - директор, заступники, головний охоронець фондів, головний бухгалтер; спеціалісти - головний, провідний, 1 та 2-ї категорій, старший науковий співробітник, науковий і молодший науковий співробітники, старший охоронець фондів, охоронець фондів, реставратор 1 та 2-ї категорій; службовці - старший майстер, старший касир, старший інспектор, завідуючий канцелярією, оператор, техніки різних спеціальностей, секретар-друкарка, діловод та інші; обслуговуючий персонал - кваліфіковані робітники, прибиральниці, двірники, вахтери та інші [1, с. 5].

Діяльність архівів значною мірою залежить від стану їх матеріально-технічної бази. Переважна більшість центральних і обласних державних архівів розташовано у спеціалізованих спорудах. Вони зведені у 1960-1980-х pp. як типові архівосховища, розраховані на зберігання близько 1 млн.. справ кожне. Архіви оснащено технологічним обладнанням для підтримки температурно-вологісного режиму, системами протипожежної сигналізації, автоматичного пожежегасіння. Частина обласних, більшість районних і міських державних архівів розміщені в пристосованих приміщеннях.

Для нормального функціонування архівних установ постійного зберігання документів, крім архівосховищ і технологічного обладнання, потрібні такі служби та приміщення: читальний зал; науково-довідкова бібліотека; лабораторія фото- і мікрокопіювання; методичний кабінет; реставраційно-палітурна майстерня (дільниця); ремонтно-технічна майстерня; приміщення для довідкового апарату; робочі кімнати співробітників; виставочний зал; допоміжні приміщення (приміщення для приймання їжі, гардероб тощо) [16].

Оскільки діяльність архівіста має переважно творчий, інтелектуальний характер, найдоцільнішою с кабінетна організація праці. При цьому важливе значення має раціональне використовування робочої площі, зручність транспортування документів, виробничих комунікацій тощо. Організація робочих кімнат вимагає оснащення їх відповідними меблями, комп'ютерами засобами зв'язку, ретрографічною технікою, освітлення, канцелярським приладдям, забезпечення відповідною довідковою інструктивно-методичною літературою [25].

Від характеру роботи (керівна, наукова, допоміжна, технічна) залежить кількість співробітників у робочих кімнатах. Вона коливається від 1 до 3-4 осіб, залежно від наявних робочих площ. Основні вимоги щодо обладнання виробничих приміщень такі: середня площа на одного співробітника до 5 кв. м.; потужність настільних ламп - 60-75 Вт, температура повітря - 18-22ºС; вологість повітря - 60-40%; рівень інтенсивності звуку - не більше 40-50 ДБ.

Важливим елементом організації виробничого процесу є дотримування вимог охорони праці, запобігання травматизмові та професійним захворюванням. В архівних установах необхідно суворо дотримуватися правил безпеки під час роботи з ліфтами, піднімальними механізмами, електроприладами, комп'ютерами, хімікаліями та реагентами в процесі мікрофільмування, реставрації та ремонту документів, проведення дезінфекції тощо [7, с. 5].

Організація охорони архіву здійснюється згідно з погодженою з органами МВС України Інструкцією про охоронний режим архіву.


1.2 Організація документів у межах НАФ та на рівні архівів


З метою забезпечення інформаційної цілісності Національного архівного фонду, підвищення ефективності систем інтелектуального доступу до документів архіви проводять організаційно-правові, науково-методичні та технологічні заходи, спрямовані на формування ієрархічно пов'язаних документальних комплексів па усіх структурних рівнях НАФ, створення мережі архівних установ і визначення профілю архівів. Тобто здійснюється організація документів Національного архівного фонду, що має такі основні структурні рівні: міжархівний - розподіл комплексів документів в межах системи архівних установ; внутріархівний - формування цілісних документальних комплексів в межах окремого архіву; внутріфондовий -систематизація документів на рівні фонду, рівень сукупності документів - їх систематизація в межах справи (одиниці зберігання, одиниці обліку).

Організація документів НАФ на всіх структурних рівнях здійснюється на підставі наукової класифікації за такими ознаками:

  • належність документів до документації одного утворювача;

  • право власності на документи;

  • строки зберігання документів;

  • ступінь інформаційної значущості документів (належність до комплексів загальнодержавного та місцевого значення, ступінь цінності);

  • належність документів до певних адміністративно-територіальних одиниць (область, округ, район, місто);

  • історичні умови, час і місце створення;

  • належність документів до певних галузей, напрямків і сфер життєдіяльності суспільства;

  • види носіїв, способи і техніка закріплення інформації;

  • рівень доступу до документів [34, с. 194].

1   2   3   4   5   6   7   8

Похожие:

Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів iconМіністерство освіти І науки України Сумський державний університет На правах рукопису шамота галина михайлівна
Розділ теоретичні основи управління портфелем інноваційних проектів підприємства
Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів iconЗміст вступ 2 Розділ Теоретичні основи управління інвестиційним портфелем комерційного банку 4
Розділ Теоретичні основи управління інвестиційним портфелем комерційного банку 4
Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів iconЛюбченко павло миколайович
Розділ Громадянське суспільство: теоретичні основи становлення І розвитку
Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів iconРозділ Теоретичні І методичні основи розвитку агротуризму та формування ринку агротуристичних послуг

Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів iconРозділ Теоретичні основи формування конкурентоспроможності національної економіки в умовах інноваційної конкуренції

Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів iconОдеська національна юридична академія на правах рукопису Барський Вадим Рудольфович
Розділ Теоретичні основи нормотворчості представницьких органів місцевого самоврядування
Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів icon12 Сутність та особливості агротуризму як форми економічної активності на селі
Розділ Теоретичні І методичні основи розвитку агротуризму та формування ринку агротуристичних послуг
Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів iconКодекс україни розділ І. Загальні положення розділ ІІ. Адміністрування податків, зборів (обов’язкових платежів)
Розділ ІХ. Рентна плата за транспортування нафти І нафтопродуктів магістральними нафтопроводами та нафтопродуктопроводами, транзитне...
Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів iconКодекс україни розділ І. Загальні положення 2 розділ ІІ. Адміністрування податків, зборів (обов’язкових платежів) 70
Розділ ІХ. Рентна плата за транспортування нафти І нафтопродуктів магістральними нафтопроводами та нафтопродуктопроводами, транзитне...
Розділ 1 наф україни: теоретичні основи організації документів iconАкадемія адвокатури україни на правах рукопису українець віталій Васильович
Розділ І. Загальні засади кримінальної відповідальності за створення злочинної організації
Разместите кнопку на своём сайте:
Библиотека


База данных защищена авторским правом ©lib.znate.ru 2014
обратиться к администрации
Библиотека
Главная страница