Конспект лекций удк 651. 5 Ббк 60. 844 Конспект лекций по курсу «Делопроизводство»




НазваниеКонспект лекций удк 651. 5 Ббк 60. 844 Конспект лекций по курсу «Делопроизводство»
страница1/12
Дата26.01.2013
Размер1.67 Mb.
ТипКонспект
  1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   12


Елена Петровна Занкович


Делопроизводство



Конспект лекций


УДК 651.5

ББК 60.844

Конспект лекций по курсу «Делопроизводство» составлен на основе базовой программы «Делопроизводство и документационное обеспечение предприятия», утвержденной 05.10.2001 года. Он предназначен для студентов дневной и заочной формы обучения всех факультетов.

«Конспект лекций» охватывает вопросы составления и работы с организацион­но-распорядительными документами, с документами по личному составу, документами, содержащими коммерческую тайну. Много внимания уделяется использованию ПЭВМ в документационном обеспечении деятельности предприятия.

Разработка имеет свою структуру. Каждая лекция состоит из Теоретической части и контрольных вопросов. Теоретическая часть даст возможность самостоятельно усвоить материал, а вопросы — проконтролировать усвоенные знания.

«Конспект лекций» содержит макеты основных организационно-распорядительных документов, что позволит студентам закрепить на практике усвоенные теоретические знания по оформлению организационно-распорядительных документов.

В разработку входит краткий терминологический словарь, который даст возможность студентам овладеть специальной терминологией и повысить коммуникационную культуру.

«Конспект лекций по курсу «Делопроизводство» рассмотрен на заседании Методического совета факультета предпринимательства и управления и рекомендован к печати на ротапринте БГАТУ для использования в учебном процессе.

Протокол № 4 от 17 февраля 2005 года.

Составитель — канд. филол. наук, доцент Елена Петровна Занкович

Рецензенты: младший научный сотрудник Института языкознания имени Якуба Коласа НАН Беларуси Тамара Николаевна Маракулина, канд. филол. наук, преподаватель кафедры белорусского и русского языков БГАТУ Наталья Геннадьевна Слыхалова.

СОДЕРЖАНИЕ

Введение……………………………………………………………..................…... 5

Лекция 1. Определение понятия «документ». Функции документов……... 6

1. Из истории развития делопроизводства на территории Беларуси………. 6

2. Приказное, коллежское и исполнительное делопроизводство……….….. 9

3. Развитие делопроизводства на территории Беларуси после 1917 г…..... 19

4. Виды документов, их классификация……………………………………. 21

5. Функции документов…………………………………………………….... 23

6. Унификация и стандартизация документов……………………………... 24

Лекция 2. Реквизиты документов………………………………………….…. 26

1. Наименование реквизитов документов………………………………….. 26

2. Юридическое значение реквизитов……………………………………… 33

3. Оформление отдельных реквизитов документов………………...……... 34

Лекция 3. Составление отдельных видов документов……………………... 46

1. Требования к текстам документов……………………………………….. 46

2. Составление отдельных видов документов……………………………… 48

Лекция 4. Оформление трудовых отношений………………………………. 59

1. Документы по личному составу………………………………………….. 59

2. Содержание трудового договора (контракта)………………………….... 60

3. Оформление приказов по личному составу………………………...…… 63

4. Оформление трудовых книжек…………………………………………... 64

5. Личное дело……………………………………………………………..…. 65

Лекция 5. Современное деловое письмо…………………………………...… 68

1. Виды писем……………………………………………………………….. 68

2. Правила оформления делового письма……………………………….… 72

Лекция 6. Организация работы с документами……………………...…..…. 80

1. Структура и объем документооборота……………………………....… 80

2. Обработка входящих документов…………………………………….... 81

3. Обработка исходящих документов………………………………..….... 82

4. Регистрация и контроль исполнения документов………………..….... 82

5. Классификация документов предприятия…………………………….. 85

6. Составление номенклатуры дел……………………………………..…. 85

7. Формирование и оформление дел…………………………………....... 86

8. Подготовка документов к передаче на архивное хранение………….. 88

9. Экспертиза ценности документов организации……………………..... 90

Лекция 7. Документы, содержащие коммерческую тайну……………...…. 92

1. Понятие «коммерческая тайна»……………………………………..... 92

2. Работа с документами, содержащими коммерческую тайну……...... 94

Лекция 8. Использование ПЭВМ в документационном обеспечении деятельности предприятия……………………………………………..…………... 99

1. Использование компьютера в документировании…………………... 99

2. Информационные технологии в делопроизводстве………………... 100

3. «Евфрат» — универсальные системы управления документами..... 102

4. Программные продукты по автоматизации делопроизводства

«Босс-референт», «Золушка», «Дело», «Делопроизводство»………………… 103

Приложение 1. Краткий терминологический словарь………………...….. 109

Приложение 2. Макеты основных организационно распорядительных
документов
……………………………………………………………….……… 137

Литература……………………………………………………………………..... 149


ВВЕДЕНИЕ


В современном мире возрастает важность документов в деятельности ор­ганизаций и учреждений, именно они являются инструментом этой деятельности. Отсутствие организованной технологии управления документооборотом приводит к тому, что в нужный момент невозможно определить с каким документом работает предприятие, каково текущее состояние документа. Чётко налаженная организация работы с документами — залог эффективного управления предприятием АПК.

Специалисты АПК часто выполняют функции руководителей предприятий. Современные специалисты-руководители должны иметь представление о документационном обеспечении и владеть основами организации делопроизводства на предприятии.

Цель дисциплины «Делопроизводство» — дать необходимые теоретические и практические навыки работы с документами.

В результате изучения дисциплины студенты должны:

знать основные принципы документооборота, регистрации документов, контроля их исполнения, правила оформления дел и порядок передач документов в архив;

уметь составлять документы и организовывать их переработку и хранение; стро­ить тексты машинописного и принтерного оформления;

иметь представление о принципах работы секретаря-референта по без документному обслуживанию.

Структура курса включает 8 тематических разделов и 2 приложения, содержащие образцы документов и краткий терминологический словарь. При подготовке «Конспекта лекций» использовались нормативно-методические документы, материалы журнала «Архівы і справаводства», учебно-методическая литература.


Лекция 1

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПОНЯТИЯ «ДОКУМЕНТ». ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТОВ

Вопросы:

  1. Из истории развития делопроизводства на территории Беларуси.

  2. Приказное, коллежское и исполнительное делопроизводство.

  3. Развитие делопроизводства на территории Беларуси после 1917 года.

  4. Виды документов, их классификация.

  5. Функции документов.

  6. Унификация и стандартизация документов.


1. Успех любого начинания в какой-либо сфере деятельности (бизнес, политика, наука и др.) зависит от многих факторов. В их числе — умение надлежащим образом преподнести информацию в письменном виде, то есть правильно составить и оформить документ. Однако это лишь одна из проблем, возникающих перед любым учреждением, организацией, предприятием при работе с документами.

В ежедневной практической деятельности приходиться решать огромный ком­плекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, пере­дачей в архив либо уничтожением и др. Вся эта совокупность работы с доку­ментами, начиная с момента их создания вплоть до передачи на хранение в архив или уничтожения, определяется понятием «делопроизводство». Без правильной постановки делопроизводства в организации невозможно справить­ся с потоком документов, оборачивающихся в ней, быстро найти требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обес­печить сохранность.

Термин «делопроизводство» появился на территории Беларуси в конце XVIII – начале XIX веков одновременно с введением русского языка в учреждения государственного управления и внедрением российских принципов работы с документами в них. Возник он еще в XVI–XVII веках в центральных органах уп­равления Российского государства — приказах. Процесс рассмотрения и реше­ния тех или иных вопросов («дел») в приказах назывался «производством дел». Поскольку производство дел фиксировалось письменно, документы учреж­дений по отдельным вопросам получили название «дел», а работу по письмен­ному оформлению производимых дел и совокупность самих дел учреждения до передачи в архив стали называть делопроизводством.

В белорусском языке понятию «делопроизводство» соответствует термин «спра­ваводства». Происходит он от слова «справа» — так в XV–XVIII веках в Ве­ликом княжестве Литовском (ВКЛ), ядро которого составляли белорусские земли, назывался процесс рассмотрения какого-либо вопроса и документальная фиксация принятого решения. Однако специального термина, обозначавшего всю совокупность работы с документами и синонимичного русскому термину «делопроизводство», в то время не возникло, связано это было с особенностями государственного устройства ВКЛ, повлиявшими на процессы составления документов и правила работы с ними. В ВКЛ не сложилось каких-либо специальных учреждений центрального управления, и длительное время большинство дел решалось великим князем, который, приняв решение, давал указанию писарю или секретарю, находившемуся при нем, составить соответствующий документ. «Справой», «справлением» документа решение вопроса обыкновенно ограничивалось. По этой причине не возникло в XV–XVIII веках на территории Беларуси такого понятия, как «дело» в значении совокупности документов, отложившихся в процессе рассмотрения того или иного вопроса. Таким образом, производство (ведение) дел (справ) в том смысле, в каком оно существовало в Российском государстве, в ВКЛ отсутствовало.

Термин «справаводства» появился в белорусском языке лишь в 20 – ые годы XX века, когда в связи с образованием БССР и проведением политики белоруссизации в государственные учреждения был возвращен белорусский язык, и началась активная разработка современной белорусской делопроизводственной терминологии.

Многие исторические факты свидетельствуют о том, что белорусское делопроизводство начало формироваться не позже российского (в IX–X веках).

В рамках Полоцкого княжества (в X–XIII веках) были заложены основы белорусского делопроизводства. В начале X века уже применялись договоры, а для удостоверения реквизитов договора использовались печати. Состав документов в этот период весьма разнообразен — уставные, духовные и прочие грамоты, выступающие как законодательные частноправовые акты. В XII веке появились писцы, занимавшиеся составлением, подготовкой и рассмотрением документов.

В XIII–XIV веках бурное развитие хозяйственно-экономической жизни белорусских городов и земель возродило внутри- и внешнеторговые связи. Развитие экономики, необходимость отражения внешней агрессии и отстаивание торговых интересов белорусских земель в соседних государствах привело к образованию централизованного государства — Великого княжества Литовского. Все это предопределило возрастание роли документирования.

В конце XIV века документы начинают составлять на бумаге. Обязательным способом удостоверения была печать. В конце документа приводились такие реквизиты, как место и дата составления, а автор, как правило, указывался вначале.

В XIV–XV веках была окончательно сформирована система делопроизводства, просуществовавшая практически без изменения вплоть до XVIII века. Именно в этот период начала действовать первая государственная канцелярия, которая занималась подготовкой большинства документов. Под началом канцлера в канцелярии работали регенты, секретари, писари, дьяки и переводчики. При канцелярии находился архив. В целом все хранившиеся в архиве документы составляли метрику Великого княжества Литовского.

Высшим проявлением документирования законодательства явилось издание трех Статутов Великого княжества Литовского — 1529, 1566, 1588 годов. Все три Статута отличает четкая организация подачи материала.

В XVXVI веках складывается белорусский делопроизводственный язык. Определенную системность и структуру приобретает изложение текстов документов. В первой части документа указывается причина его составления, во второй — решение по данному вопросу. В этот период появляются формуляры — образцы документов. Продолжается формирование специальных систем документирования: дипломатической, учетной, военной и судебной.

Наиболее важным в плане утверждения системы делопроизводства явился XVI век, когда утвердился состав документов, сложились и нашли отражение в законах основные правила их составления, оформления, движения и хранения. Последующие два столетия система делопроизводства оставалась практически неизменной. Такое состояние дел было вызвано, с одной стороны, тем, что сложившаяся система удовлетворяла потребностям государственной и общественной жизни, с другой — застоем в экономической, хозяйственной и политической жизни государства.

В середине XVII века в организации делопроизводства стали проявляться негативные моменты. Белорусский язык в 1696 году был заменен польским, который стал официальным делопроизводственным языком.

Раздел Речи Посполитой в конце XVIII века привел к тому, что белорусские земли вошли в состав России. Новые статус белорусских земель, административно-территориальное деление, органы управления требовали и новой системы документирования.

2. В первой половине XIX века на Беларуси была распространена система, действующая на всей территории Российской империи и получившая название «исполнительное делопроизводство». Ей предшествовали приказное и коллежское делопроизводство. В основу приказного и коллежского делопроизводства было положено делопроизводство в Древнерусском государстве.

На ранних стадиях развития Древнерусского делопроизводства и в период феодальной раздробленности (до конца XV века) государственных учреждений еще не существовало. Их функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица. Документы, дошедшие до нашего времени, данные, полученные археологами и лингвистами, показывают, что уже в X веке в Древнерусском государстве была культура написания документов. В период правления Владимира Святославовича в Киеве — столице Древнерусского государства (978 – 1015 года) — существовало учебное заведение для детей бояр и старших дружинников. Из выпускников этой школы и отбирались претенденты на должности «печатников» — хранителей княжеской печати, «метальников» — судейских секретарей, писцов и дьяков при князьях и крупных феодалах. В этот период в основном документируются правовые отношения, создаются жалованные и вкладные грамоты, завещания. С увеличением числа создаваемых документов обозначились и места для наиболее безопасного их хранения. В городах это, как правило, центральные храмы. В крупных городах существовали хранилища документов. Часто само хранение документов в храме придавало им требуемую юридическую силу. Центрами ведения документации и ее хранения были также Гостинные Дворы (смоленские, немецкие и др.) и монастыри, так как церковь обладала широкой юридической компетенцией.

Параллельно стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т.е. устойчивые типовые формы отдельных, наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству — «формулярники». Устанавливаются приемы засвидетельствования документов, их составления (документы начинают проходить стадии написания — чернописи, редакции и беловики), а также и такие элементы, как скрепы, печати, мосты (подписи на склейках).

В Древнерусском государстве выражалась и процедура отмены юридической силы документов. Материалы вынимались «ларником» и уничтожались в присутствии свидетелей. Особо важные документы уничтожались специально выбранной городским вече комиссией, часто публично, в торжественной обстановке. Менее значительные документы возвращались авторами или просто смывались с пергамента, на котором были написаны, а зачищенные листы снова шли в дело.

Практически до конца XIV века основным материалом для письма на Руси служил пергамент (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа). Лучший пергамент привозили из Греции. Самой древней формой документа на Руси была грамота — отдельный лист пергамента шириной около 3,5 вершков (15 – 17 см). Размеры документа могли быть различными за счет подклейки следующих листов. Потерявшие ценность документы счищали, а дорогостоящий материал подравнивали, обрезали обтрепанные места и снова использовали для записи информации. С увеличением объемов делопроизводства менялась графика письменности: первоначально документы составлялись уставной манерой письма, характерной для книжного дела с выписыванием букв с прямыми очертаниями. В XIV веке стал использоваться полуустав, позволивший ускорить процесс письма за счет выносных букв и сокращений отдельных слов. Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к XIV веку стала использоваться точка в конце предложения.

Несмотря на постоянное расширение практики документирования управленческих действий и юридических актов, говорить о делопроизводстве в период Древнерусского государства и феодальной раздробленности как о системе определенных норм и правил еще преждевременно.

Период становления и развития государственного делопроизводства принято называть
  1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   12

Похожие:

Конспект лекций удк 651. 5 Ббк 60. 844 Конспект лекций по курсу «Делопроизводство» iconКонспект лекций по курсу Аудит
Следует иметь в виду, что для подготовки к экзамену необходимо использовать предусмотренную библиографическим списком литературу...
Конспект лекций удк 651. 5 Ббк 60. 844 Конспект лекций по курсу «Делопроизводство» iconКонспект лекций по курсу «История психологии» подготовлен в соответствии с требованиями государственного стандарта, учебного плана и программы.
Борцова М. В. История психологии. Часть 1: Конспект лекций. – Славянск-на-Кубани: Издательский центр сгпи, 2008. – 135 с
Конспект лекций удк 651. 5 Ббк 60. 844 Конспект лекций по курсу «Делопроизводство» iconКонспект лекций по дисциплине «Основы лесоводства и лесной таксации»
Конспект лекций предназначен для студентов заочного отделения указанной специальности
Конспект лекций удк 651. 5 Ббк 60. 844 Конспект лекций по курсу «Делопроизводство» iconКафедра электронных и квантовых приборов квантовые приборы конспект лекций
Конспект лекций предназначен для бакалавров факультета фф по направлению 5 522 200 "Телекоммуникации"
Конспект лекций удк 651. 5 Ббк 60. 844 Конспект лекций по курсу «Делопроизводство» iconКонспект лекций по дисциплине «Маркетинг»
Конспект лекций предназначен для студентов специальностей 080106 «Финансы», 080110 «Экономика и бухгалтерский учет», 080114 «Земельно-имущественные...
Конспект лекций удк 651. 5 Ббк 60. 844 Конспект лекций по курсу «Делопроизводство» iconКонспект лекций по дисциплине «Математические методы и модели энергетического оборудования в расчетах на эвм»
Основы работы в системе компас: конспект лекций составитель: Э. В. Колисниченко. – Сумы: Изд-во СумГУ, 2010. – 249 с
Конспект лекций удк 651. 5 Ббк 60. 844 Конспект лекций по курсу «Делопроизводство» iconКонспект лекций 2007 Экология. Конспект лекций. Для студентов специальностей 080201 «Информатика»
Экология. Конспект лекций. Для студентов специальностей 080201 «Информатика», 090220 «Оборудование химических производств и предприятий...
Конспект лекций удк 651. 5 Ббк 60. 844 Конспект лекций по курсу «Делопроизводство» iconКраткий конспект лекций для студентов дневного и заочного отделения специальность 040200 «Социальная работа»
Психология труда. Краткий конспект лекций /Сост. М. Д. Лапина – Мариуполь, 2004, 34 с
Конспект лекций удк 651. 5 Ббк 60. 844 Конспект лекций по курсу «Делопроизводство» iconБиохимия молока и молочных продуктов конспект лекций для студентов ссузов Кемерово 2010 удк
Ш 39 Биохимия молока и молочных продуктов: Конспект лекций / О. А. Шейфель; Кемеровский технологический институт пищевой промышленности....
Конспект лекций удк 651. 5 Ббк 60. 844 Конспект лекций по курсу «Делопроизводство» iconКонспект лекций Автор-составитель, к м. н., доцент Шмелев И. А
Конспект лекций, составленный в соответствии с Государственным образовательным стандартом высшего образования, поможет систематизировать...
Разместите кнопку на своём сайте:
Библиотека


База данных защищена авторским правом ©lib.znate.ru 2014
обратиться к администрации
Библиотека
Главная страница