Проблемы организации межведомственного электронного документооборота




Скачать 110.83 Kb.
НазваниеПроблемы организации межведомственного электронного документооборота
Дата20.01.2013
Размер110.83 Kb.
ТипДокументы


С.Л.КУЗНЕЦОВ

кандидат исторических наук

Федеральное архивное агентство РФ, г. Москва, Россия


ПРОБЛЕМЫ ОРГАНИЗАЦИИ МЕЖВЕДОМСТВЕННОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА


В последние годы руководство нашей страны придаёт большое значение внедрению электронных технологий в различные сферы нашей жизни: в здравоохранение, образование, культуру и т.п. Одно из приоритетных направлений внедрения информационно-коммуникационных технологий (ИКТ) – это создание «электронного правительства», то есть использование ИКТ в работе государственного аппарата. Однако, хотя значительная часть министерств и ведомств уже имеют те или иные системы автоматизации работы с документами, заметного эффекта их использование не даёт, так как хотя документы и создаются на компьютере, но в дальнейшем работа с ними в большинстве организаций происходит по традиционным технологиям и только после вывода документа на бумагу. И даже в том случае, если в ведомстве организован процесс электронного согласования документов, в конце своего пути они всё равно распечатываются и подписывается уже бумажный экземпляр документа и отправка происходит в традиционной бумажной форме.

Для решения этой проблемы, кардинального сокращения сроков приёма-передачи документов между ведомствами и переходу к работе с электронными документами, необходимо организовать их приём-передачу в электронной форме, то есть электронный межведомственный документооборот.

Поэтому 22 сентября 2009 года Правительство РФ своим постановлением № 754 утвердило «Положение о системе межведомственного электронного документооборота».

В развитие этого постановления Распоряжением Правительства РФ от 02.10.2009 № 1403-р, были приняты «Технические требования к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти».

В соответствии с «Положением о системе межведомственного электронного документооборота» организация межведомственного электронного документооборота была возложена на Федеральную службу охраны Российской Федерации.

Тут надо отметить, что, поскольку в состав Федеральной службы охраны (ФСО) входит Служба специальной связи и информации, т.е. спецсвязь, сотрудники ФСО безусловно могут квалифицированно и качественно наладить систему коммуникаций между ведомствами, служба обладает высококвалифицированными кадрами в области компьютерного обеспечения и защиты информации. Однако в данном случае речь шла об организации электронного документооборота, задачи для ФСО совершенно новой.

Какую цель предусматривало Постановление Правительства РФ и что получилось? В Постановлении речь шла об организации «взаимодействия федеральных информационных систем электронного документооборота», то есть другими словами – ставилась задача организовать обмен документами между системами электронного делопроизводства (СЭД), которые на сегодня существуют в федеральных министерствах и ведомствах, а также системами электронного делопроизводства Аппарата Президента РФ, Аппарата Правительства РФ. Впоследствии к списку подключаемых в первую очередь структур добавилась и Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации.

В Постановлении поставлена задача реализовать следующие операции:

«а) направление и получение в электронной форме решений и поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

б) получение информации о ходе рассмотрения федеральными органами исполнительной власти электронных сообщений, в том числе поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

в) направление в электронной форме докладов Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации;

г) внесение в Правительство Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти проектов нормативных правовых актов, в том числе в электронной форме;

д) осуществление федеральными органами исполнительной власти согласительных процедур по проектам нормативных правовых актов в электронной форме».

Однако использование межведомственного электронного документооборота требует «применение участниками межведомственного электронного документооборота совместимых технологий, форматов, протоколов информационного взаимодействия и унифицированных программно-технических средств». На практике каждое ведомство имеет собственную систему электронного делопроизводства (СЭД), причём зачастую – даже не типовой программный продукт, а индивидуальную разработку, результат работы небольшой группы программистов, компании, не имеющей большого опыта работы в области СЭД. Естественно, что такие программные продукты плохо приспособлены для обмена данными с другими системами.

В соответствии с Постановлением Федеральной службой охраны был создан «головной узел межведомственного электронного документооборота», включающий собственный почтовый сервер и удостоверяющий центр, обеспечивающий использование электронно-цифровой подписи при обмене сообщениями внутри созданной ФСО закрытой сети. Также ФСО были созданы защищенные каналы связи и в федеральных ведомствах установлены узлы доступа, т.е. компьютеры, подключенные к защищенной сети.

Положение предусматривало, что обмен документами в системе межведомственного электронного документооборота осуществляют уполномоченные сотрудники.

Каждое сообщение электронной почты состоит из собственно текста письма и прикрепленных файлов. В рамках системы межведомственного документооборота так же предусмотрено, что «электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей». Однако тут мы имеем дополнительный уровень вложенности. Если сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения, то содержательная часть может представлять собой как непосредственно текст сообщения, так и текст сообщения с присоединенными файлами, представляющими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты, описанные с помощью языка XML. Последний момент очень важен, так как именно наличие прикрепленных к письму реквизитов документа в XML формате позволяет отказаться от повторной регистрации документа и автоматизировать его загрузку в ведомственную систему электронного делопроизводства (СЭД). Обращает внимание, что упор делается именно на прикрепление электронного образа, электронной копии документа. То есть предполагается, что в основном в рамках межведомственной СЭД документы будут готовится по традиционным технологиям, а уже потом оператор конечной станции межведомственной СЭД отсканирует бумажный документ и передаст его образ в другое ведомство. Однако этот вариант применения межведомственной СЭД сводит её роль до уровня выделенной системы связи типа телекса.

Отдельный вопрос – это унификация форматов используемых (прикрепляемых) файлов. Сегодня «де факто» стандартом является использование формата файлов Microsoft Office или универсального формата, разработанного компанией Adobe – pdf. Однако ещё не редкость, когда документы пересылаются в виде отсканированной картинки формата tiff или jpg, что не позволяет использовать полнотекстовый поиск и затрудняет дальнейшую работу с документом. Поскольку единый стандарт пока не выработан, в Положении использована обтекаемая формулировка: «Формат файлов, используемых при осуществлении межведомственного электронного документооборота, должен соответствовать национальным или международным стандартам либо иметь открытый исходный код и открытую структуру».

В Положении даны определенные требования к ведомственной СЭД. Так как глобальная задача – создание единой общегосударственной системы электронного делопроизводства и документооборота, то ведомственные СЭД должны поддерживать выдачу уведомлений о ходе согласования документа, т.е. иметь в себе базовые функции модулей маршрутизации.

Предполагается, что учёт документов, циркулирующих в межведомственной системе электронного документооборота, будет вестись их участниками самостоятельно, каждым ведомством – в соответствии с его инструкцией по делопроизводству.

Как уже упоминалось, сразу вслед за Положением вышли Техническое требования, которые должны были задать базовые параметры взаимодействия создаваемой системы межведомственного электронного документооборота с ведомственными СЭД.

Технические требования предусматривают, что в каждом ведомстве устанавливается программно-технический комплекс (персональный компьютер либо комплект из сервера и персонального компьютера), так называемый шлюз системы межведомственного электронного документооборота, который является оконечной точной сети межведомственного электронного документооборота и выполняет функции по обеспечению обмена электронными сообщениями с системой электронного документооборота ведомства, обеспечивая хранение, просмотр, поиск и выгрузку (загрузку) электронных сообщений.

В Технических требованиях прописаны и характеристики, которым должно соответствовать оборудование (сервер и персональный компьютер), а также устанавливаемое на них программное обеспечение, используемые в ведомствах. Требования достаточно умеренные: на персональном компьютере используется Windows XP, на сервере – Windows Server 2003. Это достаточно старые версии ПО, при покупке новой техники необходимо особое внимание к лицензированию, учитывая, что не все варианты приобретения программного обеспечения допускают использование старых версий. По нашему мнению не было никакой необходимости включать в список требований помимо собственно программного обеспечения и форму его лицензирования. Например, для Windows Server Standard Edition 2003 R2 Win32 Russian прописано лицензирование OLP Nо Level, а для SQL Server Standard Edition 2005 Win32 Russian - Open License уровня C, который достижим только при одновременной закупке большого количества программ. В то же время не указано, какой тип лицензии на SQL Server рекомендуется – на процессор, так как технические характеристики предусматривают однопроцессорную систему, или общая лицензия с докупкой клиентских лицензий. Тип лицензии зависит от того, как в дальнейшем архитекторы системы предполагают организовать работу – если с шлюзом будет взаимодействовать отдельная рабочая станция, выполняющая функции терминала – тогда понятно, что удобнее закупить отдельную клиентскую лицензию. Но если всё-таки предполагается, что в перспективе с системой в автоматическом режиме будут взаимодействовать все пользователи ведомственной СЭД – тогда возможно более рациональной будет покупка лицензии «на процессор».

Самое главное – Технические требования включают таблицу данных, входящих в каждое сообщение и определяющую, какие реквизиты документа будут передаваться системой межведомственного электронного документооборота. Разработчики установили следующие реквизиты:

Тип электронного сообщения

Регистрационный номер исходящего документа

Дата исходящего документа

Данные о лице, подписавшем документ

Подразделение – ответственный исполнитель документа

Краткое содержание (аннотация) документа

Количество страниц основного документа и приложений

Адресат документа (код и наименование адресата)

Связанные документы (уникальный идентификатор документа, его регистрационный номер и дата)

Файлы электронного документа

Что интересно, в поле «связанные документы» используется уникальный идентификатор, позволяющий однозначно определить документ в автоматизированной системе.

К сожалению, предусмотрены не все необходимые реквизиты. Мы видим здесь поле «Тип электронного сообщения», но нет вида документа, видим код и наименование подразделения - исполнителя и должность, фамилия, имя, отчество лица, подписавшего документ, но не видим такого поля как организация – автор документа.

Таким образом «Положение о системе межведомственного электронного документооборота» и «Технические требования к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти» с одной стороны, играют большую роль, устанавливая основные рамки организации межведомственного электронного документооборота, и в то же время ещё очень много моментов требуют дальнейшей доработки и детализации.

Внедрение межведомственной системы электронного документооборота сразу натолкнулось на ряд проблем. Во-первых, это необходимость разработки коннекторов, средств обмена информацией о документах с самыми разными ведомственными СЭД.

С 15 июля 2010 года первые 10 ведомств начнут получать все документы из Администраций Президента и Правительства исключительно в электронной форме, а с 15 августа и обратный процесс – отправка документов из первых десяти ведомств в Администрацию будет вестись только в электронной форме.

Однако тут возникает следующая проблема – это потребность в ведении единых справочников: видов документов, корреспондентов, должностей и структурных подразделений и т.п. Дело в том, что если поле со значением реквизита в организации-отправителе хоть чуть-чуть, на один знак, но отличается от значения соответствующего реквизита в справочнике организации-получателе, то автоматического заполнения поля не произойдет и тут уже требуется вмешательство сотрудника службы ДОУ. Эта проблема решается созданием набора единых классификаторов, что опять же потребует дальнейшей доработки систем СЭД в ведомствах, подключенных к системе межведомственного электронного документооборота.

Интеграция ведомственных СЭД в единую сеть необходима, так как в основе идеи межведомственного электронного документооборота лежит всё-таки не простая передача документов между ведомствами, а создание единой системы, позволяющей любому участнику межведомственной СЭД видеть, у какого исполнителя (исполнителей), на какой стадии согласования или исполнения находится тот или иной документ.

В целом, можно предположить, что при наличии политической воли руководства страны, ценой значительных финансовых затрат после многочисленных доработок во всех государственных структурах появится единая государственная система межведомственного документооборота, так как прогресс не стоит на месте и чтобы соответствовать мировому уровню мы неизбежно придём к тому или иному варианту автоматизации работы с документами в государственном масштабе.

Однако хотелось бы обратить внимание на следующее.

В нашей стране уже давно, с 60-х годов XX века, была создана под руководством архивных органов единая государственная система делопроизводства, обеспечивающая единообразный процесс работы с документами во всех учреждениях, организациях и на предприятиях с момента создания документов и вплоть до их архивного хранения. Суть операций работы с документами вытекает из сущности документа и не меняется веками – документы издревле создавались, их передавали по инстанциям, их регистрировали, исполнение контролировали, согласовывали, документы хранили. И с переходом к компьютеризированным системам суть работы с документами не изменилась – меняется только технология создания, передачи, хранения документов.

Компьютеризация, распространение локальных сетей и Интернет позволяет перевести работу на качественно новый уровень, создав единую государственную систему работы уже с электронными документами, кардинально повысив качество работы всего управленческого аппарата.

Но электронный документооборот требует даже значительно большей унификации, единообразия технологий работы с документами, чем традиционное, бумажное делопроизводство. И если раньше мы имели в лице Росархива орган, отвечающий за единообразие делопроизводства в государственном масштабе, то тем важнее иметь сегодня орган, отвечающий за единообразие электронного документооборота.

И ещё один момент. Переход к электронным документам должен сопровождаться созданием электронных архивов и эта работа должна вестись одновременно.

Даже при традиционных технологиях от того, как поставлена работа с документами зависят оперативность принимаемых управленческих решений и их выполнение, качество работы управленческого аппарата в целом. В электронном же виде мы имеем единую систему, в которой документ живёт с момента его создания или получения. И если мы сейчас переходим к электронным документам, электронному документообороту, одновременно не решив вопросы организации унифицированной, единой системы экспертизы ценности и хранения электронных документов, формирования электронных архивов, то всего через несколько лет мы можем вообще оказаться без нужных нам документов.

Кроме того каждый год в федеральных министерствах, ведомствах и других организациях – источниках комплектования государственных архивов создаются сотни тысяч и миллионы листов документов постоянного и долговременного сроков хранения. И каждый год промедления в создании электронных архивов – это огромные затраты в дальнейшем на сканирование документов, которого можно избежать, уже сегодня, организовав электронные архивы. Важно не допустить распараллеливания, когда в ведомствах существуют независимо друг от друга отделы ведомственного архива и электронного архива.

Подводя итог, хотелось бы выразить мнение, что если мы намереваемся создать эффективную общегосударственную систему электронного делопроизводства и документооборота – то в этой работе ведущую роль обязательно должны играть именно специалисты в этой области - документоведы и архивисты.


Похожие:

Проблемы организации межведомственного электронного документооборота iconО системе межведомственного электронного документооборота
Утвердить прилагаемое Положение о системе межведомственного электронного документооборота
Проблемы организации межведомственного электронного документооборота iconРегламент взаимодействия Участников информационного взаимодействия, Оператора единой системы межведомственного электронного взаимодействия и Оператора эксплуатации
Оператора единой системы межведомственного электронного взаимодействия и Оператора эксплуатации инфраструктуры электронного правительства...
Проблемы организации межведомственного электронного документооборота iconРоль систем электронного документооборота в управлении предприятием на примере docsvision
Организации и выполнения бизнес-процессов, компании начинают внедрять современные информационные системы электронного документооборота....
Проблемы организации межведомственного электронного документооборота iconТехнические требования к системе электронного документооборота
Система электронного документооборота (далее – сэд) должна поддерживать следующий функционал
Проблемы организации межведомственного электронного документооборота iconТехнический регламент обмена электронными документами в системе электронного документооборота
Организатор – управление финансов города Калуги, выступающее организатором системы электронного документооборота
Проблемы организации межведомственного электронного документооборота iconВ подмосковье проходит Всероссийский семинар по вопросам организации делопроизводства, электронного документооборота и архивного обеспечения деятельности
Апреля на базе фблпу «Санаторий-профилакторий «Подмосковье» стартовал Всероссийский семинар-совещание работников Центрального аппарата...
Проблемы организации межведомственного электронного документооборота iconПрименение технологии spring в системе электронного документооборота церн (edh)
Система электронного документооборота (edh) Европейской организации ядерных исследований (церн) ежегодно обрабатывает около 150000...
Проблемы организации межведомственного электронного документооборота iconРеферат по дисциплине "Информационные системы" на тему "Маркетинговая политика продвижения систем автоматизации документооборота и электронного документооборота"
Маркетинговая политика продвижения систем автоматизации документооборота и электронного документооборота
Проблемы организации межведомственного электронного документооборота iconРуководство пользователя
Руководство предназначено для участников электронного документооборота в рамках выставления и получения счетов-фактур в электронном...
Проблемы организации межведомственного электронного документооборота iconСлушатели получают знания по организации работы как с документами на бумажном носителе, так и с документами в условиях внедрения систем электронного
Разработка локальных (внутренних) нормативных правовых актов организации, в т ч разработка и внедрение инструкции и регламентов по...
Разместите кнопку на своём сайте:
Библиотека


База данных защищена авторским правом ©lib.znate.ru 2014
обратиться к администрации
Библиотека
Главная страница