Формирование и развитие системы документационного обеспечениЯ управления проектами




Скачать 461.69 Kb.
НазваниеФормирование и развитие системы документационного обеспечениЯ управления проектами
страница1/3
Дата17.01.2013
Размер461.69 Kb.
ТипАвтореферат
  1   2   3
На правах рукописи


Ларин Михаил Михайлович


ФОРМИРОВАНИЕ И РАЗВИТИЕ СИСТЕМЫ

ДокументационноГО обеспечениЯ

управления проектами


Специальность 05. 25.02 –

Документалистика, документоведение, архивоведение


АВТОРЕФЕРАТ


диссертации на соискание ученой степени

кандидата исторических наук


Москва - 2010


Работа выполнена во Всероссийском научно-исследовательском институте документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)


Научный руководитель: кандидат исторических наук, профессор

Мингалев Валерий Сергеевич


Официальные оппоненты: доктор исторических наук

Славко Татьяна Ивановна


кандидат исторических наук

Рысков Олег Игоревич


Ведущая организация: ГОУВПО «Государственный университет управления»


Защита состоится 22 июня 2010 г. в 14-00 часов на заседании диссертационного совета Д. 316.001.01 при ВНИИДАД по адресу:

117393, Москва, ул. Профсоюзная 82 (7 этаж, актовый зал).


С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке ВНИИДАД по адресу: 117393, Москва, ул. Профсоюзная 82.


Автореферат разослан «21» мая 2010 г.


Ученый секретарь

диссертационного совета, д.и.н. И.В. Сабенникова


Общая характеристика работы


Актуальность темы. Актуальность темы диссертации обусловливается глобальной тенденцией внедрения новых механизмов и методов в сферу управления. В современном менеджменте управление проектами – это методология организации, планирования, координации трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов на протяжении всех стадий проектного цикла, направленная на эффективное достижение его целей на основе применения современных методов, техники и технологии управления для получения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению участников проекта. Благодаря знаниям, накопленным в результате изучения общих закономерностей, присущих проектам во всех областях деятельности и расширению масштабов их применения, управление проектами стало самостоятельной научной дисциплиной.

В соответствии с современными представлениями об управлении проектами, жизненный цикл проекта разделяется на прединвестиционную, инвестиционную и эксплуатационную стадии. На каждой стадии управления проектами выполняются различные функции и решаются задачи, которым соответствует определенный состав документов, обеспечивающих правовую, организационную, финансовую, социальную, кадровую и иную информационно-документационную поддержку выполняемых мероприятий.

Несмотря на широкое распространение в России и за рубежом проектного способа решения различных задач как в государственном секторе, так и в предпринимательской среде, система документационного обеспечения управления проектами до сих пор исследована слабо, не определен необходимый и достаточный состав комплекса документов, обеспечивающий рациональное исполнение функций управления в рамках проекта.

Степень разработанности и изученности темы. Изучение опубликованных работ в обозначенной области показывает, что вопросы документационного обеспечения управления проектами (ДОУП) до настоящего времени в отечественной литературе как самостоятельные не ставились. Не удалось выявить и диссертационных исследований этой проблемы.

Среди немногочисленных российских изданий по данной теме следует выделить фундаментальную работу И.И. Мазура, В.Д. Шапиро и Н.Г. Ольдерогге «Управление проектами»1, всесторонне и глубоко освещающую все значимые вопросы управления проектами как составной части менеджмента. К сожалению, документационное обеспечение управления проектами представлено в ней только постановочно и фрагментарно. Л.О. Евдокимова и Л.С. Слесарева выделяют управление проектами как основной способ реализации инноваций2, однако также не раскрывают вопросы ДОУП. В интересной работе С.А.Мишина, посвященной изучению отечественного опыта управления проектами, лишь в самой общей форме рассматриваются отдельные вопросы документационного обеспечения управления проектами. В частности, автор предпринимает попытку представить состав документации по основным стадиям проекта3, что ему удается, однако, не в полной мере.

Актуальный материал по управлению проектами создания и внедрения корпоративных информационных систем имеется в книге А.Е. Сатуниной и Л.А. Сысоевой4. Ряд изданий содержит рекомендации по вопросам программного обеспечения управления проектами5, другие работы уделяют внимание адаптации западного опыта управления проектами6, однако в них слабо отражены актуальные проблемы документирования процессов управления.

Изучение публикаций зарубежных авторов показывает, что управление проектами составляет обширный самостоятельный раздел современной теории и практики менеджмента. Количество изданных на русском языке работ зарубежных авторов растет от года к году. Все эти издания можно отнести к двум основным научным направлениям.

Первое направление представлено созданным в США в 1969 г. Институтом управления проектами – Project Management Institute (PMI)7. Разработанный институтом свод знаний по управлению проектами (PMBOK) получил признание во всем мире8. В рамках этого направления особо отметим книгу «Управление проектами» под редакцией Д.К. Пинто9, в которой собраны публикации целого ряда специалистов, объединенные в четыре части: 1) управление сферой проекта, взаимодействием проекта и организации; 2) управление целями проекта и планирование; 3) управление человеческими ресурсами; 4) управление интеграцией процессов проекта. ДОУП в этой работе не рассматривается.

Большое значение для изучения поставленной темы имеет знакомство с работой Д. Дипроуз «Управление проектами», освещающей внутреннюю инфраструктуру управления проектами, в которой нашли место некоторые вопросы документационного обеспечения управления проектом10. В учебнике, предназначенном для профессионального обучения и подготовки к сдаче экзамена на получение сертификата PMI специалистов в сфере управления проектами, приводится состав документов, относящихся в американской практике к разным стадиям проектирования, правда, без детального их рассмотрения11.

Монография профессора Портлендского университета (США) Д.  Милошевича освещает опыт систематизации и исследований бизнес-процессов по управлению проектами12. J.W. Weiss (Bentley College) и R. K. Wysocki (The TMS Group) подготовили книгу, в которой изложены теоретические основы стадийности процесса управления проектами13. Однако в названных работах ДОУП или не рассматривается, или представлено лишь частично, в связи с информационными процессами.

Второе направление можно условно назвать европейским, так как оно складывалось в ходе становления и развития Международной ассоциации управления проектами (IPMA - International Project Management Association)14. Представители этой школы также проявляют активность в публикации результатов исследовательской деятельности. Для понимания некоторой специфики европейского подхода большое значение имеет книга «Мир управления проектами», подготовленная известными специалистами по управлению проектами15.

Знакомство с работами Ф.О´ Коннэла, А.Орра, польских авторов М.Троцкого, Б.Груча и К.Огонька предоставляет возможность глубже понять механизмы и методы информационной составляющей управления проектами16. Определенное значение для исследования проблемы имеют публикации других зарубежных авторов17. Однако, специалисты и этого научного направления также, по нашему мнению, недооценивают значение ДОУП.

Интересной представляется работа М.Саттона по организации корпоративного документооборота18. Она содержит полезный материал для разработки системы документационного обеспечения управления проектами, которая не была для автора предметом специального внимания. Аналогичный вывод можно сделать и в отношении работы Д.Марка19.

Отечественные ученые – документоведы также этой проблемой специально не занимались, хотя отдельные ее аспекты попутно рассматривались рядом авторов в работах по организационному проектированию и научной организации управленческого труда, особенно в 1960-1980-х годах20.

Таким образом, несмотря на актуальность проблемы, она пока слабо разработана учеными и недостаточно освещена в научной литературе. И если в целом вопросы управления проектами все же находят отражение в специальной литературе, журнальных публикациях, в сети Интернет, то вопросы теоретического обобщения практики документационного обеспечения управления проектами как части документоведения и ДОУ до сих пор вообще не рассматриваются в работах специалистов. Между тем, своевременность пристального внимания к проблеме трудно переоценить, учитывая повсеместное распространение проектного метода управления. Именно этими обстоятельствами определяется выбор темы диссертационного исследования. С учетом формирования в Российской Федерации концепции управления, нацеленного на результат, увеличения количества федеральных целевых программ и появления национальных проектов как средства решения важнейших социальных задач, данная проблема представляется весьма актуальной.

Объектом данного исследования является совокупность документов, образующихся в процессе инициирования, планирования и организации управления выполнением проектов.

Предметом исследования диссертации является формирование и развитие системы документационного обеспечения управления проектами.

Целью диссертационного исследования является анализ документационного обеспечения управления проектами и выявление проблем, связанных с его организацией и совершенствованием в современных социально-экономических и организационно-правовых условиях на основе информационных технологий.

Основные задачи исследования:

Для достижения поставленной цели в работе решаются следующие задачи:

- исследование истории и методологии управления проектами;

- анализ состава документации по управлению проектами на предмет его оптимизации и формирования системы документационного обеспечения управления проектом;

- разработка предложений по организации и совершенствованию системы документационного обеспечения управления проектами;

- изучение возможностей применения информационных технологий в ДОУП и разработка предложений по созданию типового электронного офиса управления проектом.

Хронологические рамки исследования обусловлены спецификой избранной темы. По некоторым направлениям они охватывают исторический период с момента возникновения методов научной организации труда и организационного проектирования в начале XX в. до настоящего времени, однако основная часть диссертации освещает проблемы управления проектами последних десятилетий.

Междисциплинарный характер исследования потребовал исторических ретроспекций разной глубины, в зависимости от целей работы.

В качестве рабочей гипотезы выдвигается положение о том, что широкое применение методологии управления проектами должно сопровождаться исследованием, разработкой и внедрением системы документационного обеспечения управления проектами в соответствии с достижениями отечественного документоведения и зарубежного опыта на базе современных программно-технологических решений.

Основой методологии диссертационного исследования является реалистичный и всесторонний подход к анализу развития ДОУП. Методология работы представляет собой творческое соединение различных методов: общенаучных, собственно документоведческих и методов других наук. Для решения конкретных задач использовались методы сравнительно-исторического, системного исследования и структурно-функционального анализа, классификации и моделирования, статистического исследования, а также иные частные методы.

Ключевую роль в данной работе играет системный метод как направление научного познания, в основе которого лежит рассмотрение объектов как систем, т.е. раскрытие целостности объекта, выявление многообразных типов связей в нем и сведение их в единую картину. При подготовке диссертации использовались также методы организационного проектирования.

Источниковая база диссертации. С учетом недостаточной разработанности темы, при работе над диссертацией был использован широкий круг источников. Его можно разделить на следующие основные группы: законодательные и правительственные акты по вопросам организации управления, информатизации, управления документацией и делопроизводства, стандартизации; нормативные и методические, международные и национальные стандарты; методические разработки; научные отчеты, материалы исследований, хранящиеся во ВНИИДАД21. Кроме того, в процессе подготовки работы использован опыт научных исследований и организационного проектирования по вопросам документоведения, документационного обеспечения управления ВНИИДАД и компании «Летограф».

Среди источников в первую очередь следует выделить законодательные и нормативно-правовые акты по вопросам организации управления, прямо или косвенно затрагивающие вопросы управления проектами. Важное значение для раскрытия темы диссертации имеют нормативные акты, характеризующие правовые основы системы управления в Российской Федерации: Конституция Российской Федерации, Гражданской кодекс Российской Федерации, Трудовой кодекс Российской Федерации, Федеральный конституционный закон «О Правительстве Российской Федерации», Указ Президента Российской Федерации от 9 марта 2004 г. № 314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти», Указ Президента Российской Федерации и Распоряжение Правительства Российской Федерации22, содержащие основные положения по проведению административной реформы.

Контуры дальнейшего развития государственного управления обозначены в Концепции долгосрочного социально-экономического развития Российской Федерации на период до 2020 г., в соответствии с которой сформированы основные направления деятельности Правительства Российской Федерации на период до 2012 г., включая реформирование системы управления23. Порядок определения исполнителей государственных заказов (закупок) на основе которых, как правило, выполняются проектные работы, зафиксирован в Федеральном законе Российской Федерации от 21 июля 2005 г. «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» (в редакции Федерального закона от 31.12.2005 №  207-ФЗ)24.

Для изучения темы существенное значение имеют законодательные и нормативно-правовые акты по вопросам информатизации25. Кроме этого, направления и планы проведения мероприятий по информатизации деятельности федеральных органов государственной власти зафиксированы в «Концепции использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти до 2010 года», в положениях Федеральной целевой программы «Электронная Россия (2002-2010 годы)», в стратегии развития информационного общества, в Концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 г26. В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации уполномоченные федеральные органы исполнительной власти должны обеспечивать опубликование перечней государственных услуг и требований к их качеству и доступности. Все эти акты со всей очевидностью указывают на то важное значение, которое придается на высшем уровне управления вопросам информатизации всех сторон жизни и деятельности российского общества27.

Следует особо выделить законодательные и нормативно-правовые акты по вопросам управления документацией и делопроизводства. Прежде всего, это Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»28, который регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от носителя информации, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. В последнее время этот круг источников пополнился за счет Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и Положения о системе межведомственного электронного документооборота29.

К нормативно-методическим документам межведомственного назначения относятся Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук30 которые содержат положения, касающиеся фондирования, учета, использования и обеспечения сохранности архивных документов. Их дополняют правила работы с документами в архивах организаций, включающие рекомендации о порядке работы архивов с электронными документами31 и Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения32, предназначенный для использования в качестве основного методического инструмента при определении сроков хранения и отборе документов на хранение и уничтожение. Вышеназванные акты имеют основополагающее значение при построении системы ДОУП.

Федеральный закон Российской Федерации «О техническом регулировании»33 раскрывает такие понятия как  «технический регламент», «стандарт», «оценка  соответствия», широко используемых в проектной деятельности.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 февраля 2008 г. № 87 определен состав разделов проектной документации и требования к их содержанию34, что имеет большое значение для исполнения проектных работ. В российской практике управления проектами используются международные и национальные стандарты. Среди международных стандартов выделим те, которые относятся непосредственно к управлению проектами35, к системам менеджмента качества, к информационным системам и технологиям, к вопросам управления документами36. Многие из этих стандартов приняты в Российской Федерации как национальные.

В национальных российских стандартах определены основные положения по созданию, внедрению, эксплуатации и сопровождению электронного регламента административной и служебной деятельности организаций, закреплены требования к управлению документами, проведению унификации и применению унифицированных систем документации, оформлению организационно-распорядительной документации, документов НИОКР, терминологии в области делопроизводства, архивного дела, электронного обмена информацией37.

Создание и эксплуатация компьютерных систем и технологий обработки документации осуществляется на основе правил, изложенных в комплексе стандартов на автоматизированные системы и других стандартах серии «Информационная технология». Также стандартизированы вопросы защиты информации и использования электронной цифровой подписи38.

В процессе подготовки диссертации была использована профильная методическая литература, привлечены данные научных отчетов и материалы исследований, хранящиеся во ВНИИДАД.

Самостоятельное значение для раскрытия темы диссертации имели публикации в сборниках трудов конференций, в частности, труды Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе», журнальная периодика и литература по вопросам документационного обеспечения управления и организационного проектирования39.

В процессе работы были также использованы интернет-ресурсы. Удалось выявить около 50 сайтов, содержащих аналитическую информацию, библиографию, книги и статьи по различным аспектам управления проектами40.

Научная новизна и теоретическая значимость работы связаны с отсутствием в отечественном документоведении фундаментальных теоретических и прикладных научных исследований в области ДОУП. Данная работа представляет собой первое исследование такого рода с использованием исторического подхода, а также приемов и методов документоведения и информатики. В диссертации последовательно формируется представление о том, что управление документацией в процессе проектной деятельности должно стать обязательным условием и направлением развития документационного обеспечения управления. Впервые подвергнут изучению состав документации, применяемой в управлении проектами, подготовлен примерный перечень комплекса видов документов по управлению проектами на всех стадиях жизненного цикла, разработаны основные положения проекта национального стандарта «Документационное обеспечение управления проектом», предложена принципиальная модель системы ДОУП.

Апробация работы. Главные положения диссертационной работы изложены в публикациях по теме исследования и апробированы автором в сообщениях на Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе» (2008, 2009).

Практическая значимость работы. Полученные результаты исследования могут быть применены в реальном управлении проектами, при разработке новых систем ДОУП, а также при подготовке учебных пособий по вопросам управления проектами и современного документоведения. Материалы диссертации использованы при подготовке программы курса «Информационно-документационное обеспечение управления проектами» на факультете документоведения Историко-архивного института РГГУ и в процессе оптимизации системы ДОУП в отделе консалтинга ВНИИДАД и ООО «Летограф».

Цель и задачи исследования обусловили структуру диссертации. Диссертационная работа состоит из введения, трех глав и заключения, списка источников и литературы и приложений.

  1   2   3

Похожие:

Формирование и развитие системы документационного обеспечениЯ управления проектами iconУправления проектами по создания программного обеспечения
Настоящая пояснительная записка включает в себя описание механизма работы системы управления проектами по создания программного обеспечения...
Формирование и развитие системы документационного обеспечениЯ управления проектами iconУчебно-методический комплекс по дисциплине «Основы документационного обеспечения управления»
«Основы документационного обеспечения управления» составлен в соответствии с требованиями Государственного образовательного стандарта...
Формирование и развитие системы документационного обеспечениЯ управления проектами iconТеоретико-организационные основы документационного обеспечения управления персоналом
Теоретические аспекты документационного обеспечения процесса управления персоналом
Формирование и развитие системы документационного обеспечениЯ управления проектами iconПрограмма III международного научно-практического семинара
Качество системы управления проектами или как заставить системы управления проектами «работать»
Формирование и развитие системы документационного обеспечениЯ управления проектами icon«Информационные технологии документационного обеспечения управления»
«Информационные технологии документационного обеспечения управления» для специальности
Формирование и развитие системы документационного обеспечениЯ управления проектами iconИсследование и проектирование системы управления документацией в организации 16 глава предпроектное обследование документационного обеспечения управления в Открытом Акционерном Обществе «Челябинский Трубопрокатный завод»
Организационное проектирование: значение и задачи, основные методологические принципы 9
Формирование и развитие системы документационного обеспечениЯ управления проектами iconРабочая программа по дисциплине «разработка и управление социальными проектами и программами»
Рабочая программа направлена на формирование базовых понятий и развитие ключевых навыков, необходимых для разработки и управления...
Формирование и развитие системы документационного обеспечениЯ управления проектами iconЭлектронные административные регламенты в условиях электронного правительства
Документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления
Формирование и развитие системы документационного обеспечениЯ управления проектами iconРаспоряжение от 24 апреля 2007 г. N 516-р
Одобрить прилагаемую Концепцию создания государственной автоматизированной системы информационного обеспечения управления приоритетными...
Формирование и развитие системы документационного обеспечениЯ управления проектами iconПонятие документационного обеспечения управления образовательными учреждениями

Разместите кнопку на своём сайте:
Библиотека


База данных защищена авторским правом ©lib.znate.ru 2014
обратиться к администрации
Библиотека
Главная страница