Инструкция по делопроизводству иркутск




НазваниеИнструкция по делопроизводству иркутск
страница1/7
Дата19.12.2012
Размер0.85 Mb.
ТипИнструкция
  1   2   3   4   5   6   7
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ИРКУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ


ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ


ИРКУТСК

2010

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ИРКУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ


УТВЕРЖДЕНО:

приказом ректора ИрГУПС № _605___

от «_22_» _сентября___2010 г.


Инструкция по Делопроизводству

государственного образовательного учреждение высшего профессионального образования «Иркутский государственный университет путей сообщения»


  1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ


Инструкция разработана в соответствии с законами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации постановлениями Правительства Российской Федерации и государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов».

1.1. Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Иркутский государственный университет путей сообщения» (далее – Университет), порядок подготовки оформления, прохождения, контроля за исполнением, учета, хранения, копирования служебных документов.

1.2. Указания общего отдела по вопросам организации делопроизводства обязательны для всех сотрудников Университета.

1.3. Документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях Университета единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагается на общий отдел Университета.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях Университета возлагается на их руководителей. Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях получают корреспонденцию в общем отделе (приказ ректора № 239 от 24.12.02 г.).

Работники структурных подразделений Университета несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов.

При уходе работника в отпуск, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику.

1.4. В Университете применяется смешанная система делопроизводства. При данной системе делопроизводства одни операции (прием, регистрация, отправка корреспонденции) осуществляется общим отделом, а другие (составление и оформление документов, формирование дел) производятся в общем отделе и структурных подразделениях.

1.5. Права, обязанности и ответственность сотрудников, участвующих в делопроизводственном обслуживании деятельности Университета, определяются должностными инструкциями.

1.6. В целях обеспечения сохранности, правильной организации и проведения работы по определению сроков хранения документов и подбор их к уничтожению приказом ректора университета назначается экспертная комиссия (ЭК).

1.7. Содержание служебных документов не подлежит разглашению.

1.8. Методическое руководство по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела осуществляет ОГУ ГАИО – областное государственное учреждение Государственный архив Иркутской области. (Соглашение № 28 от 25.09.2006 года «Об отношениях и сотрудничестве с архивным управлением Иркутской области и областным государственным учреждением Государственный архив Иркутской области»).


2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА


Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело образуют документооборот в университете.

Под объемом документооборота понимается количество входящих, исходящих и созданных университетом документов за выбранный отрезок времени. Количественный учет ведется в общем отделе при первоначальной обработке и отправке.

2.1. Порядок обработки поступающих документов

Документы, поступающие в Университет, проходят в общем отделе первичную обработку, предварительное рассмотрение и регистрацию. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью установления должностного лица или подразделения, которому следует передать на рассмотрение или исполнение поступивший документ. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

2.1.1. Вся поступающая в Университет корреспонденция принимается и регистрируется в общем отделе.

2.1.2. Принятые конверты с корреспонденцией, кроме конвертов с надписью «лично», вскрываются в общем отделе, при этом проверяется правильность доставки, целостность конвертов (упаковки) и наличие вложенных в них документов.

При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а также несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа составляется акт в трех экземплярах, один из которых прилагается к полученному документу, другой направляется отправителю, а третий остается в общем отделе.

Конверты от поступившей корреспонденции после вскрытия сохраняются и прилагаются к документам, если только по ним можно установить адрес отправителя или дату отправления. Во всех остальных случаях конверты после вскрытия уничтожаются.

2.1.3. Все поступающие документы делятся на регистрируемые и нерегистрируемые.

Регистрации подлежат все документы, поступившие от правительственных, вышестоящих, административных органов и другие важнейшие документы, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности Университета, требующие решения ректора.

Регистрационный штамп на поступивших документах проставляется в правом нижнем углу. Регистрационный номер состоит из даты поступления документа в Университет и входящего номера. (Приложение № 1).

Документы регистрируются в общем отделе:

- на учетно-контрольных картах – адресованные ректору и проректорам;

- в журнале учета – адресованные структурным подразделениям.

Каждый документ должен регистрироваться только один раз в общем отделе или структурном подразделении.

Не подлежат регистрации: рекламные извещения, плакаты; сообщения о заседаниях, совещаниях, программы совещаний, конференций; проспекты, прейскуранты; поздравительные письма, пригласительные билеты; печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

2.1.4. Обработка и передача документов руководству или исполнителям должна осуществляться в день их поступления, при поступлении в нерабочее время – на следующий рабочий день.

При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа ректором.

2.2. Рассмотрение и исполнение документов

2.2.1. Все поступившие документы должны рассматриваться руководителями университета, структурных подразделений в день их поступления. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюциях.

В резолюции определяются задания, исполнитель и указывается срок исполнения.

2.2.2. Если документ направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, который обязан организовать в указанный срок его исполнение. Подлинник документа отдается ответственному исполнителю. Остальным исполнителям – копии.

2.2.3. Документы, зарегистрированные в общем отделе, передаются из одного структурного подразделения в другое только через общий отдел. Ответственность за утрату документа несет исполнитель, за которым числится документ по регистрационной форме.

2.2.4. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись (утверждение) руководством университета, подготовку к пересылке адресату (вложить в конверт, подписать адрес назначения). Документы, регистрируемые в общем отделе, готовятся в трех экземпляров. Один экземпляр – ответ, второй – в деле общего отдела, третий остается у исполнителя. Документы, поступившие из вышестоящих организаций, касающиеся основной деятельности Университета, должны после исполнения или ознакомления с ними передаваться в общий отдел для долговременного хранения.

Исполнителям запрещается оставлять у себя документы, создавать неучтенные архивы.

2.3. Порядок подготовки и прохождения исходящих и внутренних документов

2.3.1. Порядок подготовки исходящих документов включает в себя работу по составлению проекта документа, согласованию, подписанию (утверждению), размножению и отправке.

2.3.2. До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовится.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

2.3.3. Исходящие документы, оформленные на бланке Университета, подписываются только ректором или проректорами в соответствии с их компетенцией.

2.3.4. Регистрация исходящих документов осуществляется централизовано в общем отделе.

Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов.

2.3.5. Ответный исходящий документ на регистрацию должен представляться вместе с инициативным входящим документом для отметки об исполнении.

2.3.6. Исходящие и внутренние документы (приказы, указания, распоряжения) регистрируются в день подписания или на следующий рабочий день.

Документы передаются в общий отдел полностью оформленными для отправки с пометкой о категории почтового отправления (простое, заказное, ценное, с уведомлением).

2.3.7. В общем отделе проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, указанных в основном документе.

Документ подлежит отправке в день регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

2.3.8. Внутренние документы (приказы, указания) готовятся, оформляются и исполняются (используются) в пределах Университета.


3. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ


3.1. Общие требования.

3.1.1. Организация контроля за исполнением документов строится на базе регистрационных данных и должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение.

3.1.2. Контроль за исполнением документа включает: контроль по существу решения вопросов, поставленных в документах; контроль за сроком исполнения.

3.1.3. Контроль по существу решения вопросов осуществляет ректор Университета и уполномоченные им лица.

3.1.4. Ответственность за своевременное и качественное исполнение служебных документов несет руководство Университета, начальники отделов и сами исполнители.

3.1.5. Контроль за сроком исполнения документов возлагается на общий отдел.

3.1.6. На особый контроль берутся законодательные акты, распорядительные и нормативные документы вышестоящих организаций; важнейшие документы самого Университета, по которым ожидается получение ответа, заявления и жалобы граждан.

По указанию ректора на обязательный контроль может быть поставлен любой документ.

3.1.7. Документы снимаются с контроля, если решены поставленные в них вопросы или авторам дан ответ по существу. Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу или частичное выполнение поручений, не является основанием для признания документа исполненным.

3.1.8. Основанием для снятия с контроля документов являются документ-ответ, подписанный руководством Университета и высланный в соответствующий адрес. Контроль за исполнением документов осуществляется на основании «Регламента осуществления контроля за исполнением документов в государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Иркутский государственный университет путей сообщения», утвержденного приказом ректора № 158 от 25.03.2009. (Приложение № 2).

3.2. Сроки исполнения документов

3.2.1. Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных действующим законодательством.

Дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

3.2.2. Сроки исполнения документов исчисляются с момента получения их Университетом.

3.2.3. Срок исполнения документов может быть продлен только лицом или учреждением, которые его установили. Продление срока исполнения должно быть оформлено сразу при получении документа исполнителем или заблаговременно, до истечения срока исполнения документа, если в процессе исполнения выясняется невозможность соблюдения указанного срока. В противном случае документ считается не исполненным в срок.

Об изменении срока исполнения документа сообщить в общий отдел Университета.

Примерный перечень документов, подлежащих обязательному контролю за исполнением с указанием сроков исполнения:

  1. Директивные документы руководителей Федерального Агентства железнодорожного транспорта, Министерства образования и науки Российской Федерации:

- согласно указанному в них сроку;

- по вопросам, требующим подготовки распорядительных документов, – 10 дней;

- на основании тех же документов, если по ним необходимо разработать мероприятия, –

до 15 дней.

  1. Решения и распоряжения городской и областной администрации – согласно указанному в них сроку.

  2. Письма-поручения и письма-запросы вышестоящих учреждений:

- согласно указанному в них сроку;

- без указанного срока – 10 дней.

  1. Письма предприятий, учреждений, организаций – 10 дней.

  2. Критические замечания и предложения, содержащиеся в выступлениях органов печати, –

до 1 месяца.

  1. Телеграммы – от 1 до 5 дней.

  2. Решения Совета университета – согласно указанному в них сроку.

  3. Заявления и жалобы граждан – безотлагательно, требующие дополнительного изучения и проверки – не более 15 дней.

  4. Предложения граждан – до 1 месяца.

10. Оформление академических справок и архивных справок – до 10 дней.


4. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ

ДОКУМЕНТОВ


4.2. Основные правила оформления документов.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа: наименование организации – автора документа, подпись должностного лица, вид документа, место составления (издания) документа, справочные данные об организации, адресат, дата документа, регистрационный номер документа, наименование документа, текст документа, ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта, отметка о наличии приложений, гриф согласования, гриф утверждения, виза, оттиск печати, отметка о заверении копии, отметка об исполнителе, указания по исполнению документа, отметка о контроле документа, отметка об исполнении документа, отметка о конфиденциальности.

4.2.1. Все служебные документы Университета печатаются на бланках установленного образца А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). (Приложения № 3, 4).

Документы оформляются на бланках на основании углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое,

10 мм – правое,

20 мм – верхнее,

20 мм – нижнее.

Текст документа печатается 13-14 шрифтом Times New Roman.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Без слова «страница» (стр.) и знаков препинания.

Документы, создаваемые от имени двух и более организаций, оформляются без бланка.

Учредителем Университета является Федеральное агентство железнодорожного транспорта Министерства транспорта Российской Федерации (РОСЖЕЛДОР). (Приложения № 3, 4).

Вид документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ), место составления (Иркутск) включается в бланк соответствующего вида документов, в письмах не указывается.

Справочные данные Университета включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, Интернет-адрес. (Приложения № 3, 4).

Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкции, положения, правила, регламенты, планы, отчеты и др.), события, зафиксированного в документе (протоколы).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Для документов, изданных совместно двумя или более организациями, отсчетной является дата более поздней подписи.

Дата проставляется арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой. Проставление нуля перед цифрой, обозначающей день месяца, в дате обязательно. Год оформляется четырьмя арабскими цифрами. Возможны два способа написания даты: цифровой и словесно-цифровой, например: 05.02.2010 или 05 февраля 2010 г.

4.2.2. Регистрационный номер и дата исходящего документа.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер исходящего документа проставляется вверху слева и состоит из индекса структурного подразделения, порядкового исходящего номера, номера дела, в котором хранится копия ответа по номенклатуре дел. Например: 01-120-07 от 17.10.2010, где 01 – индекс структурного подразделения, 120 – порядковый номер, 07 – номер дела по номенклатуре, где будет храниться копия в деле общего отдела, 17.10.2010 – дата регистрации документа.

4.2.3. Адресант рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основании которой документ может быть доставлен адресату точно.

Документ адресуется организациям, структурным подразделениям, должностным лицам, физическим лицам.

Наименование организации указывается в именительном падеже, например:

Министерство образования и науки

Российской Федерации


Допускается центрировать каждую строку адреса по отношению к самой длинной строке.

Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования.

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже. Инициалы должностного лица указываются перед фамилией, например:

Руководителю

Федерального агентства

железнодорожного транспорта

И.О. Фамилия


Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

При количестве адресатов более четырех рекомендуется составить список рассылки документа.

Почтовый адрес указывают при направлении документа разовым корреспондентом в последовательности, установленной действующими Правилами почтовой связи:

- наименование организации (для граждан – фамилия, имя отчество);

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (город, поселок и т.п.);

- название района;

- название республики, края, области, автономного округа (области);

- название страны (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс.

Адрес не указывается на документах, направляемых в правительственные, центральные учреждения, республиканские, региональные органы государственной власти и управления, а также организациям своей системы. Реквизит адреса рекомендуется печатать, отступив 32 печатных знака от левой границы текстового поля.

Чернышевского ул., д. 15,

Иркутск, 664074
  1   2   3   4   5   6   7

Похожие:

Инструкция по делопроизводству иркутск iconИнструкция по делопроизводству
Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией...
Инструкция по делопроизводству иркутск iconИнструкция по делопроизводству
Ввести в действие с 09. 04. 01. Инструкцию по делопроизводству с приложениями от 30. 03. 01
Инструкция по делопроизводству иркутск iconИнструкция по делопроизводству в муниципальном образовательном учреждении
Инструкция по делопроизводству в муниципальном автономном общеобразовательном учреждении средней общеобразовательной школе
Инструкция по делопроизводству иркутск iconИнструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов,
Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края (далее Инструкция)
Инструкция по делопроизводству иркутск iconВременная инструкция по делопроизводству в территориальных органах
Утвердить прилагаемую Временную инструкцию по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской...
Инструкция по делопроизводству иркутск iconИнструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации
«Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»...
Инструкция по делопроизводству иркутск iconПримерная инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления Чувашской Республики
Утвердить прилагаемую Примерную инструкцию по делопроизводству в органах местного самоуправления Чувашской Республики (далее Примерная...
Инструкция по делопроизводству иркутск iconИнструкция по делопроизводству в Администрации Ремонтненского района Общие положения
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Ремонтненского района Ростовской области
Инструкция по делопроизводству иркутск iconИнструкция по делопроизводству в северо-уральском управлении федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору
Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и...
Инструкция по делопроизводству иркутск iconИнструкция по делопроизводству
Приём, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции
Разместите кнопку на своём сайте:
Библиотека


База данных защищена авторским правом ©lib.znate.ru 2014
обратиться к администрации
Библиотека
Главная страница